Като организатор на събития, оставането в рамките на бюджета на вашия клиент е от ключово значение. И за да направите това, имате нужда от подробен бюджет на събитието, за който вие и вашият клиент се съгласявате. Независимо дали сте нов в планиране на събитие или опитен професионалист, поддържащ бюджет на събитието ще ви помогне да останете организирани и подготвени за всяко клиентско запитване, като същевременно ви помага да избегнете надхвърляне на бюджета.
Важни аспекти на бюджета на събитието
За основно събитие, като семинар или вечеря, Excel или други програми за електронни таблици могат да бъдат полезни. Избройте следните четири категории в горната част: артикул, прогнозен разход, действителен разход, подробности. Оттам нататък просто попълвате електронната таблица и я управлявате, както бихте направили всяка друга част от вашия бизнес.
-
Проследете разходите за наем на сайт. Докато планирате самото събитие и докато се срещате с вашия мениджър по продажбите на място, проследете всички планирани такси за наем за събитието и пространството за провеждане на събития, домакинството, обработката на багажа и свързаните с това разходи.
- Оценете разходите за кетъринг. Това включва всички такси за храна и напитки, включително бакшиши и бакшиши, които могат да достигнат до 30 процента. Бюджетите за кетъринг могат да нараснат или да се свият и внимателното им управление е добра идея, тъй като те могат да бъдат чудесен източник на спестявания.
- Такси за транспортиране на документи. Това включва совалки, автобуси, трансфери за събития и всякакви свързани разходи. Не забравяйте застраховка, гориво, пътни такси или ремаркета, ако са необходими.
- Добавете разходи за декор. Повечето събития включват разходи за декор, като централни елементи, цветя, наем на шатри и т.н. Това е мястото, където изброявате тези разходи.
- Развлечение за документи и такси за оборудване. Обичайните разходи в тази категория включват A/V оборудване, но също така е добро място за изброяване на хонорари за оратори или ако наемате артисти.
- Обобщете таксите за печат. Няколко такси за малки артикули всъщност се комбинират, за да направят по-голяма разходна позиция. Те включват покани, баджове с имена, брошури с програми, табели за събития и банери.
- Създайте договорена позиция за подаръци. Един често срещан съвет за събитието е никога да не позволявате на гост да си тръгне с празни ръце. Така че, какъвто и подарък или подаръци да предоставите, следете разходите за тях отделно; ще се изненадате колко могат да струват тези артикули.
- Идентифицирайте разходите за дейности. Ако вашето събитие включва дейности като голф, тенис, спа, рафтинг, колоездене или други дейности, ще искате да отбележите цената на тези такси отделно. Обмислете да обобщите общите разходи в електронната си таблица и да прикачите разбивка.
- Осчетоводяване на други разходи. Ако даден разход не попада в никоя от горните категории, посочете ги като позиция за различни разходи тук.
- Дайте си категория фонд за извънредни ситуации. В зависимост от размера или сложността на събитието, може да искате да си дадете до 20% от бюджета на събитието тук. Въпреки най-доброто планиране, таксите ще надхвърлят планираните планове с разходи, които никога не обмисляте. Това ще ви предпази от надхвърляне на бюджета всеки път.
- Обобщете прогнозираните разходи. Докато изграждате програмата на събитието, ще имате добра прогноза за общите разходи. Това е информацията, която ще споделите с клиента на събитието, за да сте сигурни, че е наясно с бюджета на събитието, така че да няма изненади по-късно.
- Обобщете действителните разходи. Това се случва след приключване на събитието. Сумирайте фактурите в горните 10 категории и документирайте действителния бюджет. Ако е изключително благоприятно, идентифицирайте спестяванията в действителния бюджет спрямо. прогнозирания бюджет, демонстриращ стойността, която сте донесли на ролята.
