Законът за здравеопазването от 2009 г., Законът за достъпни грижи (ACA), включва няколко разпоредби, свързани с отчитането на ползи за здравни грижи от работодателите към служителите.
Някои от изискванията са за всички работодатели, а някои допълнителни изисквания са за по-големи работодатели. IRS администрира процесите и докладите съгласно този закон.
Изисквания за докладване на работодателя за ползи за здравето на служителите
Всички работодатели трябва да отчитат разходите за предоставените от работодателя здравни обезщетения на служителите във формуляр W-2 и да подават формуляри W-2 за всички служители в Администрацията за социално осигуряване.
В допълнение, големите работодатели (както е определено от IRS) трябва да предоставят годишен отчет на служителите във формуляр 1095-C и да подават този отчет до IRS.
Изисквания за докладване за всички работодатели
IRS изисква всички работодатели да докладват разходите за здравно осигуряване на служителите в код DD на служителя формуляр W-2, годишният отчет за заплатите, разпределен на служителите и подаден в Администрацията за социално осигуряване година.
Въведете сумата на това здравно покритие във формуляра W-2 на служителя, по-специално като използвате код DD, което е цената на спонсорирано от работодателя здравно покритие. Докладвайте както частта, платена от вашата компания, така и от служителя.
Когато докладвате, включете стойността на всяко медицинско, стоматологично и зрително покритие, за което можете да платите. Включете както частта от разходите за работодателя, така и за служителя; с други думи, общата цена на плана, без значение кой плаща за него.
Не е нужно да издавате W-2, ако информацията за здравните грижи в Code DD е единственото нещо, което докладвате, например на пенсионер.
Ако сте забравили да включите разходите за здравни обезщетения в W-2s на служител, ще трябва да подадете формуляри W-2c, за да коригирате тази грешка.
IRS има a полезна диаграма който показва всички видове здравни осигуровки, които трябва да бъдат включени в общата сума на формуляр W-2.
Данъци и здравни обезщетения
Преди да изчислите обезщетенията за здравеопазване на служителите и да ги въведете в код DD на формуляр W-2, ще трябва да знаете какво се облага с данък за служителите.
Разходите, плащани от работодателите за здравно осигуряване, не се облагат с данъци на служителите нито за федерални данъци върху доходите, нито за данъци FICA (социално осигуряване и медицинска помощ). Тези обезщетения също не се считат за заплати за целите на данъка върху безработицата. (Има специални изисквания за служителите на S corporation.)
Не забравяйте да уведомите служителите, че сумата в код DD не засяга техните данъци. Докладът е само за информационни цели, за да покаже на служителите стойността на техните ползи за здравеопазване.
Изисквания за докладване за големи работодатели
Какво е голям работодател?
IRS нарича големите работодатели Applicable Large Employers (ALE), което означава, че те трябва да спазват специфични изисквания за докладване на ALE за целите на Закона за достъпни грижи. Вашият бизнес може да бъде ALE една година, а не следващата, тъй като изискването се определя всяка календарна година в зависимост от средния брой служители за предходната година.
Ако вашият бизнес има 50 или повече еквивалентни служители на пълно работно време, вие се считате за „Приложим голям работодател“ (ALE) за целите на докладването и за целите на Споделена отговорност на работодателя.
Заети на пълен работен ден се считат за тези, които работят средно най-малко 30 часа на седмица. Ако имате служители на непълно работно време, комбинирате часове на непълно работно време, за да получите това, което се нарича еквивалентен брой служители на пълен работен ден.
Големи отговорности на работодателя съгласно ACA
Ако вашият бизнес е ALE, трябва да направите едно от следните неща.
- Предложете "достъпно" здравно покритие на служителите на пълен работен ден. Това покритие трябва да осигурява „минимална стойност“.
- Направете плащане със споделена отговорност на работодателя (ESR) към IRS. Това плащане трябва да бъде направено, ако поне един служител на пълен работен ден получи премиум данъчен кредит за закупуване на индивидуално покритие на здравна борса.
Какво големите работодатели трябва да докладват на служителите
Ето подробности за това какво трябва да докладвате на служителите и кога.
- Изявление до служителите относно здравното осигуряване, предлагано на служителите. Това изявление, на IRS Формуляр 1095-C, трябва да бъдат (а) дадени на всеки служител и (б) докладвани на IRS.
- Ако вашият бизнес самоосигурява своя план за здравеопазване, трябва да предоставите изявление на IRS относно това покритие. За тази цел ще трябва да използвате раздел III на формуляр 1095-C.
Електронно подаване на формуляри 1095-C
Ако подавате по-малко от 250 от формуляри 1095-C в IRS, не е нужно да ги подавате по електронен път. Ако подавате повече от 250 формуляра, трябва да ги подадете по електронен път.
IRS има специална система за потребителски интерфейс за Връщане на информация по Закона за достъпни грижи които можете да използвате.
Срокове за докладване за 1095-C
Отчетите във формуляр 1095-C се подават за предходната календарна година. Например формулярът трябваше да бъде подаден в IRS до 28 февруари 2019 г. за 2018 г. Уверете се, че използвате правилния формуляр за годината, която отчитате, а не за годината, когато попълвате формуляра.
Отчитане на служителите: Трябва да дадете на всеки служител копие от формуляр 1095-C за предходната календарна година до 31 януари.
Докладване до IRS: Формуляр 1095-C на IRS трябва да бъде подаден в IRS преди 28 февруари (31 март, ако е подаден по електронен път).
Подробности за формуляр 1095-C
Формуляр 1095-C изисква следната информация.
- Име на служител, адрес и данъчен идентификационен номер
- Име на работодателя, адрес, информация за контакт и EIN
- Оферти на служителите за покритие, общо година и месец по месец
- Необходима вноска на служителя, обща година и месец по месец
- За самоосигуряващи се планове — покрити служители, идентификация и месеци покритие
The инструкции за формуляр 1095-C дайте повече подробности относно изискванията за този формуляр.
Независимо дали сте малък работодател или а голям бизнес, отделете време, за да научите за Закона за достъпни грижи и как той влияе върху вашия бизнес.
Информацията относно изискванията на работодателите на Закона за достъпна грижа е сложна и все още се променя, а всяка бизнес ситуация е уникална. Консултирайте се с вашите данъчни, застрахователни и юридически съветници, преди да приложите някое от тези изисквания за отчитане.
