Обратната връзка, предоставена ефективно, е един от най-мощните начини за развитие на служителите и подобряване на представянето. Не струва нищо, освен време. Той подкрепя текущите усилия за обучение и развитие. И най-доброто от всичко, повечето служители казват, че искат повече обратна връзка, отколкото получават. Много мениджъри обаче се колебаят предоставя обратна връзка. Ето няколко идеи за улесняване на процеса.
Защо мениджърите се колебаят да предоставят обратна връзка
Въпреки че повечето хора ще го направят казвам те искат обратна връзка, повечето от нас наистина не реагират много добре на нея. Това е просто човешката природа. Какво ние наистина ли искам е положителна обратна връзка. Обичаме да чуваме положителни неща за нашето представяне и докато знаем, че другият вид обратна връзка (конструктивен) е ценен за нашето развитие, ние не оценяваме да чуваме това, което ни звучи като критика.
Когато чуем за нещо, което предизвиква нашето самовъзприятие за това кои сме, се включва основен психологически механизъм за оцеляване „борба или бягство“. В много случаи, след като служителите имат шанс да го обработят, те могат да се възползват от него в дългосрочен план. Въпреки това, незабавната реакция често е да се ядосате на входа.
Мениджърите разбират, че служителите се чувстват неудобно да получават критика и това подхранва собственото им колебание да я отправят. В много случаи мениджърът се притеснява, че ще рискува да навреди на отношенията със служител, ако предложи критика, и забавя или избягва да я отправи.
Друга причина служителите да смятат, че не получават достатъчно обратна връзка е, че повечето мениджъри не са били обучени да предоставят обратна връзка и не са много добри в това. Да станеш добър в това изисква обучение, последвано от последователна практика. Предоставянето на обратна връзка не трябва да бъде плашещо, неудобно или трудно. С практика и търпение мениджърите могат да подобрят комфорта и увереността си, като ги дават, а служителите ще оценят подобрената подкрепа за развитие.
Съвети за предоставяне на ефективна обратна връзка
- Започнете с проверка на намеренията си. Каква е целта на обратната връзка? Дали е да накажеш служителя, да го свалиш от гърдите си, за да се почувстваш по-добре, или наистина помага на служителя да се подобри, защото те е грижа за него? Обратната връзка е лична и вашето намерение ще повлияе на начина, по който вашето съобщение ще бъде доставено и получено.
- Направете даването на положителна и критична обратна връзка често събитие. Вместо да запазвате обратна връзка за голямо събитие, като годишния преглед на ефективността, направете даването на обратна връзка редовна част от ежедневните ви разговори и срещи.
- Поискайте обратна връзка. Когато мениджърът поиска обратна връзка, това помага да се установи основа на взаимно уважение и партньорство. Чрез ролевото моделиране, получавайки обратна връзка без защита, служителите ще се научат да правят същото.
- Бъдете незабавни и навременни. Уверете се, че обратната връзка е възможно най-тясно свързана с поведението, в противен случай тя ще загуби своето въздействие.
- Поискайте разрешение. Преди да дадете обратна връзка, попитайте „Имате ли нещо против да споделя с вас обратна връзка, която според мен ще ви помогне да бъдете по-ефективни?“
- Фокусирайте се върху конкретно поведение, а не върху човека. С други думи, правете обратна връзка за „какво“, а не за „кой“.
- Обяснете въздействието на поведението – върху вас или други. „Сюзън, когато прекъсна Джейми на срещата, забелязах, че тя изглеждаше раздразнена и млъкна до края на срещата. Когато не изслушате човек и не го прекъснете, той вероятно ще се почувства неуважаван и повече няма да иска да допринася. Когато целият екип не се чувства в безопасност да допринася, представянето ни ще пострада.“
- Позволете на обратната връзка да потъне. Оставете човека да обработи обратната връзка. Слушайте емпатично.
- Ако човекът не знае по-ефективно поведение, попитайте дали иска съвет. След като поведението бъде посочено и те разберат въздействието, често е просто въпрос на спиране на поведението. Или е очевидно какво трябва да направят по различен начин. Ако наистина се нуждаят от помощ при измислянето на алтернативно поведение, дайте им конкретни примери. Предложете ролева игра, ако това би помогнало. Коучингът, използването на ефективни въпроси е дори по-добър начин от даването на съвети.
- Не създавайте сандвич с обратна връзка. Някои казват, че най-добрият начин да дадете критична обратна връзка е да я „сложите“ между две части от положителна обратна връзка. Лично аз мисля, че повечето хора ще прозрат тази техника и ще я видят като манипулативна. Те могат също така просто да си спомнят положителното и да забравят всичко за критичното. Отново, това е човешката природа; всички сме склонни да правим това.
Не забравяйте положителните отзиви
Положителна обратна връзка е толкова важен, колкото и конструктивният тип. В края на краищата, целта на всяка обратна връзка е или да подсили страхотното поведение, което допринася за висока производителност, или да елиминира или подобри поведението, което намалява ефективността.
Ако възнамерявате да дадете положителна обратна връзка, непременно го правете и то често. Използвайте същата техника – навременна, искрена, специфична и положително въздействие. Опитайте се да давате положителна обратна връзка четири до пет пъти по-често от критичната – просто не го правете като начин да прикриете отрицателното.
Долния ред
Не забравяйте, че обратната връзка е мощен инструмент за подобряване на производителността. Следвайте тези десет насоки и ще ви е по-удобно да давате обратна връзка, а вашите служители ще бъдат по-възприемчиви към получаването й.
