Ако някога сте поръчвали продукт или консумативи за вашия магазин за търговия на дребно, може да сте били попитани дали имате номер на поръчка. Поръчката за покупка (PO) е писмен договор за продажба между купувача и продавача, в който се описват точните стоки или услуги, които трябва да бъдат предоставени от един доставчик. Той ще уточнява условията за плащане, датите на доставка, идентификацията на артикула, количествата, условията за доставка и всички други задължения и условия.
Поръчките за покупка обикновено са предварително отпечатани, номерирани документи, генерирани от системата за финансово управление на търговеца. С други думи, ако използвате счетоводен софтуер като QuickBooks, когато поръчате продукти от доставчик, той ще създаде поръчка за покупка за вас в системата. Целта на PO е да създаде проследим документ във вашата счетоводна или POS система, който да се използва по всякакви полезни начини за управление на вашия бизнес.
Как работят поръчките за покупка със система за инвентаризация
- Поръчката казва на вашата система за инвентар какво имате поръчано. Ако използвате отворена за покупка система, той знае да не поръчва повече продукт, защото те вече са поръчани.
- Той може да установи спецификата на покупката с продавача. Например, той очевидно съдържа количествата на всеки продукт, който поръчвате, но също така подробно описва начина на плащане, условията, по които ще платите за продуктите (вкл. запознанства) и метода, по който искате продуктите да бъдат изпратени до вашия магазин.
- Много доставчици имат зададена или система по подразбиране, която използват за фактуриране и товари. Така че, без никакви инструкции, те ще използват по подразбиране UPS земята, когато изпращат до вас, например. Но може да ви трябва по-бързо и PO може да съобщи това.
- PO е документ за отчетност за всички страни. Много е лесно да се допуснат грешки при поръчка. Но когато всичко е написано, трудно може да се спори. Спомням си много пъти, когато бях таксуван и фактуриран неправилно от продавач, но моята поръчка за покупка го архивираше и беше върната или поправена.
- Един пример за това, получих фактура за 300 кутии крем за обувки, когато поръчах 300 парчета. Има 100 броя в кутия, така че можете да си представите колко по-висока беше фактурата от това, което трябваше да бъде.
- Когато стоката пристигне от продавача, можете да я проверите срещу PO и да се уверите, че пратката е правилна.
- И накрая, това позволява на всички ваши служители да участват. Например един служител може да поръча, а друг да получи.
Едно от другите предимства на поръчките за покупка е вашата кредитоспособност. Банките често ще преглеждат вашите поръчки, за да определят дали сте платежоспособни. Стабилният процес на поръчка за покупка може да ви помогне да получите одобрение. Лошият ще доведе до това да не получите заем. Може да се използва и за кредит при продавача. Например, някои доставчици може да изискват от вас да плащате в брой, когато поръчвате. След период на правене на бизнес с вас те може да ви позволят да подадете поръчка срещу кредитна карта. Това е огромно за управлението на вашите паричен поток.
PO са често срещана практика в търговията на дребно. И всеки POS или счетоводен софтуер, който може да инсталирате в магазина си, ще има PO компонент за вас.
