Раджеев Бехера, главен изпълнителен директор на платформата за управление на ефективността Отразяващ, веднъж коментира: „Похвалата, по дефиниция, е изразяване на одобрение или възхищение от нещо или някого. Обратната връзка, от друга страна, е информация за изпълнението на дадено лице на задача, използвана като основа за подобрение. С други думи, както обратната връзка, така и похвалата могат да бъдат положителни, но обратната връзка винаги е предназначена да подобри представянето."
Обратната връзка трябва да бъде съобразена с целите и уменията на вашия служител и предназначена да им помогне в професионалното израстване. Има много добри неща в предлагането на похвала за тези, които вършат работата.
Когато хвалите служителите си, имайте предвид, че това не е помогнало с нищо за тяхното развитие или растеж, то просто им дава да знаят, че виждате и оценявате работата им.
Разработете цели на служителите
Докато управлявате работната си сила, за кратко време трябва да забележите поведението и работата на вашите служители. Когато ги забележите, трябва да започнете да записвате това, което виждате, за да можете да започнете да разработвате план за растеж за всяко от тях.
След известно време ще знаете целите за ефективност на вашите служители – какви цели за продажбите трябва да постигат обхват, колко файла трябва да обработват всеки ден или каквото работят вашите служители към.
Докато наблюдавате, не забравяйте да ги попитате какви са личните им кариерни цели, така че можете да ги разгледате и по време на сесия за обратна връзка.
Тези стъпки ще ви помогнат да фокусирате отзивите си. Behera препоръчва да вземете тези цели и да ги разделите на постижими задачи и умения, така че да не останат неясни. Например, ако целта на вашия служител е да „представи по-добри презентации“, ще искате да разбиете какви умения са необходими.
Уменията, необходими за презентации, могат да бъдат:
- Говорейки уверено и ясно
- Познаване на материята
- Създаване на слайдове, които предават данни по-добре от думите
- Отговаряне на въпроси на участниците в срещата
- Поддържане на фокус на срещата чрез пренасочване на хората обратно към основната тема
След това предоставяте обратна връзка за служителя относно неговата презентация. Обърнете се към тези умения. „Вие бяхте уверени в тези данни. Знаехте точно за какво говорите и всеки на срещата можеше да каже, че сте подготвен.“
Обърнете внимание, че сте конкретни и се фокусирате върху областите, които вашият служител трябва да подобри.
Редовни срещи един на един
Ако искате да дадете положителна обратна връзка на вашите служители, трябва да отделите време за това. Обратната връзка на място е ефективна и необходима, но тиха сесия, в която и двамата можете да говорите, е най-добра.
Реалистична цел за редовни сесии за обратна връзка е веднъж месечно. Това може да не е постижимо в някои индустрии, така че работете, за да ги правите толкова често, колкото можете. Независимо от графика, който изберете, трябва да се опитате да се срещате със служителите си достатъчно често, така че те да се възползват от взаимодействието.
Ако запазите цялата информация до края на годишния преглед, това няма да означава много за служителя и няма да му помогне да подобри нещо през периода. Прегледът в края на годината трябва да се използва за обобщаване на всички предишни сесии за обратна връзка, за да се покаже на служителя напредъка, който е постигнал.
Ранната и честа обратна връзка позволява на служителя да разбере, че е на прав път и че може да използва същите стратегии в други области. Вероятно ще забравите (както и служителят) повечето от действията, които заслужават извикване, ако давате обратна връзка само веднъж или два пъти годишно.
Избягвайте сандвича с обратна връзка
Всеки, който работи в областта на управлението или човешките ресурси, е чувал, че трябва да поставите „лоша обратна връзка“ между два слоя „добра обратна връзка“. Така например казвате: „Джейн, свърши страхотна работа с тази презентация. Въпреки това закъсняхте три от пет дни миналата седмица и аз, ъъъ, наистина харесвам имейл подписа ви.“
Това няма положителен ефект. Прави се само защото мениджърът се почувства длъжен да предостави обратна връзка. Това обикновено се вижда, когато има задължителни сесии за обратна връзка, мениджърите нямат нищо подготвено и са научени да използват метода на сандвича.
Осигурете обратна връзка за развитието
Нещо друго, което трябва да имате предвид е, че няма такова нещо като отрицателна или лоша обратна връзка. Сесията за обратна връзка трябва да идентифицира проблемите, но да има положителни идеи или цели като резултат. Ако Джейн е закъсняла три от пет дни миналата седмица, дайте й обратна връзка. „Джейн, забелязах, че си закъсняла миналата седмица три дни. Всичко наред ли е или мога да направя нещо, за да ви помогна да стигнете тук навреме?"
„Беше проблем с колата, но сега е поправен? Звучи страхотно, радвам се, че си го поправил."
Нямаше нищо негативно в това и Джейн имаше истински проблем.
Сега, ако Джейн се беше събудила късно през тези три дни, може би една сесия за обратна връзка с определени цели и стъпки ще гарантира, че тя е навреме. „Джейн, какво мислиш за това да проверяваш алармата си всяка вечер, за да се увериш, че е включена, да подреждаш дрехите си предната вечер и гарантиране, че тръгвате във време, което ви позволява да преминете през трафика, за да стигнете до тук работа?"
Отново, това не е "лоша обратна връзка", това е просто обратна връзка.
Добрата обратна връзка е важна
Управлението не означава само постигане на числа и поддържане на ръководителите щастливи. Не става въпрос за похвалата и благодарността, които предлагате на служителите, когато вършат добра работа.
Мениджмънтът също е за развиване, мотивиране и обучение на служителите. Обратната връзка, използвана правилно, ще направи вашия отдел чудесно място за работа и ще даде шанс на вашите служители да растат. Докато се грижите за служителите си, ще видите подобрения в производителността си. Всеки може да се възползва от конкретни и положителни отзиви.
