Projektoví manažeři mají těžkou práci. Vzhledem k povaze své role přebírají odpovědnost za vytvoření efektivního týmu, který bude pokračovat a uspět s novými iniciativami. Protože projekty mohou zahrnovat veškerou práci vykonanou ve firmě, je každý projekt novým dobrodružstvím.
Jedním z nejdůležitějších faktorů podporujících úspěch projektu je přítomnost efektivního, angažovaného výkonného sponzora. I když projektoví manažeři možná vědí, že výkonní sponzoři dělají mnoho pro to, aby projekt uspěl, mnoho vedoucích pracovníků nechápe, jak mohou pomoci nebo co mají dělat.
Odpovědnosti výkonného sponzora
Výkonný sponzor je nezbytný pro úspěch projektu. Existuje mnoho důvodů, proč projekty selhávají, ale nedostatek podpory v organizaci by neměl být jedním z nich. Výkonní sponzoři by měli:
- Převezměte odpovědnost na výkonné úrovni za výsledek projektu
- Stanovte projekt a udělte pravomoci projektovému manažerovi a členům základního týmu
- Podpořte projektový tým při hledání zdrojů a viditelnosti
- Zajistěte přítomnost a podporu efektivních týmových hodnot, včetně odpovědnosti a transparentnosti
- Podpořte tým tváří v tvář mimořádným potížím
- Braňte projektový tým před organizačními zásahy
- Zůstaňte zapojeni a zajímejte se
- Pokud iniciativa selže, buďte zodpovědní stejně jako projektový manažer a členové týmu
Přítomnost výkonného sponzora
Při absenci podpůrného výkonného sponzora připadají všechny výše uvedené odpovědnosti na již tak přetížené projektový manažer, který obvykle postrádá vliv na ostatní manažery nebo vedoucí pracovníky, kteří mohou být projektu odolní.
Nedostatek efektivního sponzora zvyšuje riziko problémů s projektem, mimo jiné selhání, neoptimální výkon, zvýšené náklady a cíle kvality a možné zvýšení týmu zmatek.
Jednoduše řečeno, přítomnost účinné látky výkonný sponzor je pozitivním rozdílem pro projekt, který sponzorovali. Vzhledem k zřejmé důležitosti této role by mohlo být rozumné předpokládat, že většina organizací bere svou práci s výkonnými sponzory vážně.
Organizační zpracování role
I když by bylo rozumné očekávat, že většina firem projeví vyspělé postupy týkající se role společnosti výkonný sponzor v době, kdy jsou postupy projektového řízení dobře zavedené, je situace přesně taková naproti.
- Mnoho firem nemá žádné formální praktiky týkající se sponzorství ze strany vedoucích pracovníků
- Jen málo firem má nějaké formalizované školení nebo standardizovaný popis role a odpovědnosti sponzora
- Vzácná je firma, která poskytuje školení pro své výkonné sponzory
- Existuje jen malá konzistentní shoda o odpovědnosti sponzora za úspěch projektu
- Většina projektových manažerů vyjadřuje frustraci z nedostatku podpory od svých sponzorů
Podle Project Management Institute v roce 2018 38 % organizací průzkumem neměl aktivní výkonné sponzory projektů.
Zatímco současný stav praxe výkonného sponzoringu může ponechat prostor pro zlepšení, projektoví manažeři nemají jinou možnost, než pokračovat ve svých iniciativách. Existuje však několik kroků, které mohou projektoví manažeři podniknout, aby získali tolik potřebnou výkonnou podporu.
Kroky k získání výkonné podpory
- Přijměte sponzora. Pokud má váš projekt strategické důsledky pro vaši firmu, ať už přímo pro zákazníky, nebo nepřímo umožňující efektivnější a efektivnější interní aktivity na podporu zákazníků, měli byste najmout a sponzor. Spolupracujte přímo se svým nadřízeným nebo s vedoucím kanceláře projektového řízení, abyste posílili důležitost projektu a požádejte o pomoc. Zdůrazněte roli a povinnosti sponzora a ukažte na to průmyslový výzkum to koreluje úspěch projektu a efektivní sponzoring.
- Vyškolte svého sponzora. Zdůrazněte roli sponzora jako strategické, nikoli taktické nebo jako loutky. Většina vedoucích pracovníků se dostává do role sponzora bez formálního školení nebo dokonce kontextu pro své povinnosti. I když jste v poněkud nepříjemné roli školení manažera, většina z těchto jedinců ocení váš kontext a vedení. Otázky odpovědnosti, posilování hodnot a ochrany týmu by měly být vaším hlavním zaměřením při přijímání vašeho výkonného sponzora.
- Aktivně zapojte a zapojte svého sponzora. Vztahy mezi nejlepším projektovým manažerem a výkonným sponzorem jsou vysoce interaktivní. Je důležité, aby si obě strany vytvořily jasný komunikační protokol pro aktualizace projektových aktivit a také označování a reakce na mimořádné události. Projektový manažer by měl povzbudit výkonného sponzora, aby se účastnil stavových nebo týmových setkání čas od času projevit skutečný zájem a sloužit jako aktivní roztleskávačka organizace pro tým úspěchy.
- Požádejte svého sponzora o podporu koučování. Vždy je užitečné mít někoho, kdo má více zkušeností než vy, pozorovat a nabízet konstruktivní a pozitivní zpětnou vazbu a koučovat váš výkon.
- Pečlivě využijte sponzora u velkých problémů. Dejte si pozor, abyste svého sponzora příliš netahali kvůli taktickým problémům. Nejlepší využití vašeho sponzora je pomáhat zajistit zdroje, sloužit jako mluvčí projektového týmu širší skupině managementu a pomáhat vám posilovat základní týmové hodnoty.
Final Pitch
Role výkonného sponzora je jedním z důležitých dílů skládačky úspěchu projektových iniciativ. Úspěšní projektoví manažeři chápou, jak důležitá je tato role, a snaží se získat výkonnou podporu na správné úrovni a intenzitě.
Pokud sponzor chybí nebo je vágní, vezměte si za úkol najmout a/nebo vyškolit své výkonné sponzory, aby podpořili vás, váš tým a vaši firmu k úspěchu.
