Nákupní karta nebo P-card je forma firemní kreditní karty, která se vydává zaměstnancům, kteří pak mohou nakupovat zboží a služby. aniž byste museli zpracovávat transakci tradičním nákupním postupem, jako je použití nákupních požadavků nebo nákupu objednávky.
Existuje řada různých programů nákupních karet; některé zahrnují pouze použití schválené společností prodejci, zatímco jiné umožňují použití jakéhokoli dodavatele. Nákupy provedené zaměstnancem pomocí nákupní karty jsou obecně malé a mají nízkou hodnotu. Mnoho negativních reakcí na kartové programy pro nákup je zaměřeno právě na zneužívání karty zaměstnanci. Přínosy programů nákupu jsou však mnohem větší než rizika a náklady spojené s provozem programu.
Výhody nákupních karet
Vláda Spojených států amerických zjistila, že nákupy pod 2 500 USD tvoří pouze 2 procenta celkových vládních výdajů, ale tvoří 85 procent všech nákupů. Vzhledem k tomu, že administrativní náklady na tyto malé nákupy často převyšovaly skutečné výdaje v dolarech, v mnoha ministerstvech se zvýšilo používání nákupních karet. Jedna vládní agentura, ministerstvo obchodu, odhaduje, že používání karet pro nákup ušetřilo více než 22 milionů USD ročně na administrativní náklady a snížení zpracování nákupu čas. Použití karet umožnilo nákupním oddělením soustředit své úsilí na 15 procent celkových výdajů na nákup, které tvoří 98 procent celkových výdajů.
Zavádění vnitřních kontrol
Zneužívání nákupních karet je hlavní zprávou, ale toto zneužívání, zejména ve vládě oddělení, často vykazují vysokou dolarovou hodnotu, která je však méně než polovina jednoho procenta celkové výdaje. Ke zneužívání přesto dochází, ale lze jej kontrolovat zavedením řádných vnitřních kontrol ke snížení plýtvání a zneužívání.
Pro úspěšný program nákupních karet je rozhodující silné řízení. Vedení by mělo jasně definovat, jaká jsou povolená použití karty, a definovat a ukládat sankce za platební prodlevy, podvody a zneužití. K implementaci kontrol musí být samozřejmě zavedeny postupy a zdroje back office. Pokud nebude dostatek zdrojů na monitorování a řešení zneužívání nákupních karet, bude zneužívání pokračovat a narůstat, protože jeho uživatelé vidí nedostatek odhodlání v programu.
Kdo získá kartu?
Dalším negativem v programech nákupů karet je, že společnosti si myslí, že musí dávat karty všem svým zaměstnancům, kteří nakupují. Toto není ten případ; vystavení karty nákupu je důvěra. Společnost musí být schopna věřit uživateli karty, protože ve skutečnosti utrácí peníze společnosti. Měl by existovat schvalovací proces, kde musí být zaměstnanci vybráni, přezkoumáni a schváleni. Pokud má zaměstnanec špatnou kreditní kartu, měla by mu být vydána firemní karta nákupu?
Stanovení výdajových limitů
Jako u každé kreditní karty by měl být pro uživatele stanoven úvěrový limit. Společnosti vydávající kreditní karty dávají držitelům karet limit na základě jejich schopnosti platit. Držitelům karet pro nákup by společnosti měly dát držitelům karet výdajový limit, který odpovídá jejich pozici a jejich pravděpodobným výdajům. Například osoba zaměstnaná jako IT analytik může být požádána pouze o nákup inkoustu do tiskárny a malých počítačových periferií, což může být jen několik set dolarů ročně. Výdajový limit pro tohoto zaměstnance by to měl odrážet a neměl by mít paušální výdajový limit ve výši 2 500 USD, který může být poskytnut všem pracovníkům IT. Výdajové limity by měly být pravidelně revidovány, aby zaměstnanci dostali odpovídající úroveň na základě jejich skutečných výdajů.
