Mnoho majitelů malých podniků spoléhá na e-mail jako na primární způsob obchodní komunikace. To není překvapivé; e-mail je rychlý, snadný a poskytuje papírovou stopu. To ale neznamená, že by vaše e-mailové zprávy, zejména pokud jde o obchodní komunikaci, měly být uvolněné. Ve skutečnosti vás špatná e-mailová komunikace může stát zákazníky a zároveň poškodit vaši značku a vaši pověst.
Zasílání profesionálních obchodních e-mailů spočívá v vytvoření návyků, které se zaměřují na jasnou, stručnou a vhodnou komunikaci.
1. Použijte firemní e-mailovou adresu
Pokud jste vlastníkem firmy a podnikáte jménem své společnosti, ujistěte se, že používáte firemní e-mailovou adresu. V ideálním případě to znamená, že máte obchodní adresu (tj. [email protected]), kterou používáte pro veškerou obchodní komunikaci.
Pokud to není možné, můžete si vytvořit bezplatnou e-mailovou adresu, která bude obsahovat název vaší firmy (tj. název vaší [email protected]). Používání osobní e-mailové adresy, která zjevně nesouvisí s vaším podnikáním, může v nejhorším případě poškodit vaši profesionalitu a v mnoha případech vás nemusí brát vážně.
2. Udržujte zprávy krátké a sladké
Není nic špatného na tom, vysvětlovat věci velmi podrobně; může poskytnout jasnost a snížit nedorozumění. Když ale e-mailová zpráva začne vypadat jako román, můžete rychle ztratit pozornost příjemce a zaměnit problém s nepodstatnými informacemi. Abyste tomu zabránili, držte se jednoho předmětu na e-mail, a když potřebujete uvést více informací, použijte podnadpisy tučně, aby byly nejdůležitější podrobnosti jasné.
3. Použijte popisné předmětové řádky
Už se vám někdy stalo, že jste otevřeli e-mailovou zprávu na základě předmětu a skončili jste úplně zmatení a trochu naštvaní, když šlo o něco úplně jiného? Vzhledem k tomu, že každý e-mail, který napíšete, je omezen na jeden předmět podle výše uvedeného tipu, měli byste se také ujistit, že váš předmět odráží toto téma a nic jiného. Pomůžete tím nejen obdarovanému, ale usnadníte to i vám spravovat svou vlastní e-mailovou schránku.
4. Tone It Down
Při odesílání e-mailu je snadné nechat věci volně plynout, protože můžete mít pocit, že vás chrání obrazovka počítače, ale některé konverzace mohou být v e-mailu snadno nepochopeny. Vlastně bez verbálu sdělení narážky na zmírnění zprávy, kterou odesíláte, může být jakýkoli e-mail přijat špatným směrem. Pokud posíláte zprávu, která může být sporná, přečtěte si ji před odesláním znovu, a pokud si stále nejste jisti, pravděpodobně bude lepší zvednout telefon.
5. Využijte svůj e-mailový podpis
Nabídky, propagační akce a přihlášení k odběru bulletinů v e-mailovém podpisu mohou být v některých situacích účinné, ale tyto položky Nikdy byste neměli trumfovat pomocí svého e-mailového podpisu pro to, k čemu má být použit – poskytnutí vašeho kontaktu informace. Váš úvodní e-mail nebo odpověď by měla obsahovat alespoň e-mailový podpis s vaším celým jménem, společností a adresou URL. Neuškodí ani telefonní číslo, titul a přepsání e-mailové adresy.
6. Zkontrolujte si pravopis a korektury
Kontrola pravopisu je snadná. Ve svém e-mailovém klientovi nastavte jako výchozí nastavení kontrolu všech zpráv před jejich odesláním. E-mail je neformálnější a je zde trochu více shovívavosti s pravopisnými a gramatickými chybami, ale vypadá to hrozně, poslat zprávu plnou chyb. Poslední věc, kterou chcete, je udělat špatný dojem, protože jste spěchali s odesláním e-mailu a vynechali jste kontrolu pravopisu a gramatiky.
E-mail je důležitý způsob komunikace v podnikání, i když to není vaše první preference. Dodržování těchto doporučených postupů pro obchodní e-maily vám pomůže udržet vaši e-mailovou komunikaci profesionální a výrobnía můžete si být jisti, že dojem, který děláte, je dobrý.
