Pro zaměstnavatele je dobré udržovat a personální spis pro každého zaměstnance. Dokumentace o historii zaměstnání, záznamy o přínosech a výsledcích, disciplinární oznámení, propagace, plány rozvoje výkonnosti, a mnohem více, patří do personálního spisu. Odpovědní a pečliví zaměstnavatelé vedou také více než jeden personální spis, protože každý typ spisu má obsah, který odpovídá jejich účelu.
Zaměstnavatel má dobré důvody k tomu, aby si vedl několik osobních záznamů – některé legální a některé pro účely osvědčených postupů v zaměstnání. Dokumentace je nutná, aby měl zaměstnavatel přesný přehled o zaměstnanecké historii zaměstnance. Dokumentace podporuje rozhodnutí zaměstnavatele a může chránit zaměstnavatele v soudním sporu – správně zachováno.
The obsah personálního spisu poskytnout historický přehled o důležitých událostech během kariéry zaměstnance. Podporují rozhodnutí, která jsou učiněna o zaměstnanci a jeho kariéře. Prokazují, zdůvodnění zaměstnavatele za náborem, propagace, převod, odměny a uznání, a rozhodnutí o střelbě.
Různé směrnice jsou spojeny s různými typy osobních souborů
Protože se doporučuje několik typů osobních spisů, jsou s každým typem osobních spisů spojena různá pravidla a pokyny pro to, kde jsou vedeny a kdo má k nim přístup.
Většina organizací například neumožňuje manažerovi zaměstnance přístup k celkovému personálnímu souboru. Očekávají, že manažeři budou uchovávat příslušnou dokumentaci ve své vlastní složce vedoucích zaměstnanců, která není oficiální složkou zaměstnanců.
- Každý typ osobního spisu má jiný důvod pro existující a odlišný obsah, na základě tohoto důvodu.
- Každý typ osobní složky je uložen jinak.
- Přístup k osobní složce je ve většině organizací omezen na určité zaměstnance. Mnoho organizací omezuje přístup k osobním souborům pouze zaměstnancům lidských zdrojů. Různé typy osobních souborů mají také různé pokyny pro přístup.
- Přístup zaměstnance k jeho osobní složce je povolen, ale většina zaměstnavatelů stanovila pokyny pro přístup zaměstnanců pomocí zásad přístupu k osobním souborům v zaměstnanecká příručka. (Různé státy a jurisdikce mají různá pravidla, takže buďte informováni o požadavcích pro vaši lokalitu.)
- Oddělení lidských zdrojů vlastní a zodpovídá za ně personální složky zaměstnanců.
Doporučené osobní soubory
Zde jsou doporučené typy osobních souborů a co potřebujete vědět o práci s nimi.
Personální spis zaměstnance
To je hlavní osobní složku, kterou zaměstnavatel vede pro každého zaměstnance. V personální složce je uložena historie zaměstnání každého zaměstnance. To je to, co potřebujete vědět o personální složce zaměstnance.
Lékařský spis
Zaměstnanec zdravotní dokumentace má závažná zákonná omezení, která musí zaměstnavatel znát a dbát na ně. Zde je to, co potřebujete vědět o důvěrnosti a obsahu zdravotnické dokumentace zaměstnance.
Mzdový soubor
Přístup zaměstnance k zaměstnanci mzdový soubor je méně omezující než přístup k lékařské nebo personální složce. Mzdový soubor obsahuje informace o platu, výběr benefitů, změny mzdových sazeb, obstavení a další právní dokumenty, které ovlivňují výplatu zaměstnance. K informacím v souboru mezd přistupují různí pracovníci účetnictví a lidských zdrojů.
I-9 Soubor formulářů pro zaměstnance
Vzhledem k přístupovým právům různých vládních úřadů dodržujete osvědčené postupy tím, že budete udržovat samostatný soubor pro všechny formuláře I-9 zaměstnanců. Nechcete, aby se vládní agentury hrabaly ve vaší hlavní složce zaměstnanců. Zjistěte více o ukládání formulářů I-9.
Zásady přístupu zaměstnanců k osobním souborům
Chcete, aby každý zaměstnanec věděl, co je v jeho personální složce, ale musíte mít pod kontrolou integritu, úplnost a důkladnost této složky. Zachování důvěrnosti zaměstnanců a zaměstnavatelů a omezený přístup jsou zajištěny zásadami přístupu k osobním souborům.
Co nezahrnout do složky zaměstnanců
Hledáte pokyny pro obsah, který by nikdy neměl být zahrnut v personální složce zaměstnance? Zde jsou moje nejlepší doporučení týkající se obsahu, který chcete zachovat buď na samostatném, neformálním místě, nebo jej neuchovávat vůbec. Uchovávání nepotřebné a čistě názorové dokumentace vám může ublížit.
Dokumentace
Víte, co je to dokumentace? Slovo, dokumentace, se často objevuje ve světě zaměstnání a lidských zdrojů. Ale význam dokumentace a důvod, proč byste mohli chtít dokumentovat konkrétní pracovní události, je podrobně popsán v tomto článku, "Význam dokumentace v lidských zdrojích." Podívejte se, protože správná dokumentace je nezbytná pro přesné záznamy o zaměstnání.
Vyloučení odpovědnosti: Vezměte prosím na vědomí, že poskytnuté informace, přestože jsou autoritativní, nezaručují přesnost a zákonnost. Stránku čte publikum z celého světa apracovní zákony a předpisy se liší stát od státu a zemi od země. Prosím vyhledat právní pomocnebo pomoc od státních, federálních nebo mezinárodních vládních zdrojů, abyste se ujistili, že váš právní výklad a rozhodnutí jsou ve vaší zemi správné. Tyto informace slouží jako vodítko, nápady a pomoc.
