Když píšete obchodní a zaměstnanecké dopisy, formát vašeho dopisu je důležitý bez ohledu na to, jaký typ korespondence posíláte. Vaše dopisy a e-maily musí být správně adresovány, naformátovány, napsány a rozmístěny.
Jak formátovat profesionální dopis
Pokud máte kontaktní osobu, které píšete, dopis by měl být adresován jemu.
- Vaše dopisy potřebují profesionála Pozdrav a zavírání.
- Každý odstavec vašeho dopisu by měl být zaměřen a obsahovat podrobné informace o tom, proč píšete.
- V posledním odstavci svého dopisu poděkujte osobě, které píšete, za zvážení vaší žádosti.
Nezapomeňte uvést své kontaktní údaje: celé jméno, adresu, telefonní číslo a e-mailovou adresu – aby se s vámi čtenář snadno spojil.
Příklady formátu dopisu
Zde jsou ukázkové profesionální formáty dopisů a e-mailů včetně průvodních dopisů, obchodních dopisů, rezignace dopisy, referenční dopisy, děkovné dopisy a dopisy pro řadu dalších zaměstnání souvisejících scénáře.
I když je mnoho komunikací vyřizováno prostřednictvím e-mailu, tištěné dopisy se stále používají pro formální obchodní korespondenci. Obchodní dopis by měl obsahovat následující součásti:
Kontaktní informace spisovatele
datum
Kontaktní informace příjemce
Oslovení
Body dopisu
Při psaní obchodního dopisu buďte jednoduchý a soustředěný, aby byl jasný účel vašeho dopisu. Pomocí prvního odstavce se představte. Druhý a třetí odstavec vysvětlí, proč píšete a co od čtenáře požadujete. Zakončete svůj dopis poděkováním čtenáři za zvážení vaší žádosti.
Zavírání
Tvůj podpis
Váš napsaný podpis.
Tipy pro formátování obchodního dopisu
- Udržujte svůj dopis krátký. Dva nebo tři odstavce a jedna stránka jsou dostačující, přičemž v dolní části dopisu ponechává prostor pro váš podpis.
- Vyberte si jednoduché písmo, jako je Times New Roman, Arial nebo Calibri. Písmo o velikosti 12 bodů je snadno čitelné.
- V dopise dejte mezeru, mezi každým odstavcem a před a za kontaktními údaji a uzavřením nechte mezeru. Vlevo zdůvodněte svůj dopis.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Recenze a vzorový formátovaný obchodní dopisa stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou můžete použít jako výchozí bod pro svou vlastní korespondenci.
Když posíláte e-maily se žádostí o zaměstnání, práci nebo obchodní účely, je důležité správně naformátovat každou část zprávy. Snadno se například může stát, že se e-maily ztratí v doručené poště, pokud nemají předmět, nebo se na ně nedostane druhý pohled, pokud obsahují překlepy nebo jiné chyby.
Zde je návod, jak formátovat firemní e-mail:
Předmět - To by mělo několika slovy vysvětlit, proč píšete.
Oslovení - Začněte e-mail znakem a profesionální pozdrav.
Tělo Poselství - Co nejstručněji vysvětlete, proč píšete.
Zavírání - Ukončete svou zprávu profesionálním uzavřením stejně jako obchodní dopis.
Podpis - Váš podpis poskytuje informace pro čtenáře, aby se s vámi mohl znovu spojit. Uveďte své celé jméno, e-mailovou adresu, telefonní číslo a svou adresu, pokud očekáváte písemnou odpověď.
Tipy pro formátování e-mailové zprávy
- Pište své e-mailové zprávy jako jakoukoli jinou obchodní korespondenci, s úplnými větami, odstavci a mezerou mezi jednotlivými odstavci.
- Klíčem k psaní a formátování e-mailových zpráv je, aby byly krátké. Většina lidí nečte za první nebo druhý odstavec, takže svůj názor uveďte na začátku zprávy.
Přehled příkladů
Projděte si příklady profesionálních e-mailových zpráv, které můžete použít ke správnému formátování vlastních zpráv.
Formát průvodního dopisu
Aby byl motivační dopis napsaný k žádosti o zaměstnání účinný, měl by odpovídat základnímu formátu typického obchodního dopisu. Do dopisu zahrňte následující části:
Vaše kontaktní údaje
datum
Kontaktní údaje zaměstnavatele
Oslovení
Body dopisu
Uveďte informace o práci, o kterou se ucházíte, proč se na danou pozici hodíte a jak budete postupovat. Udělejte si čas na přizpůsobení své kvalifikace práci. Použijte svůj závěrečný odstavec k poděkování zaměstnavateli za jeho ohleduplnost.
Zavírání
Tvůj podpis (tištěný dopis)
Váš napsaný podpis.
Tipy pro formátování průvodního dopisu
- Nezapomeňte vložit mezery mezi odstavce a vhodný pozdrav a závěr.
- Zarovnejte svůj dopis doleva a použijte jednoduché písmo jako Arial, Verdana nebo Times New Roman.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Prohlédněte si vzorový formátovaný průvodní dopis a stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou můžete použít k napsání vlastních průvodních dopisů pro zakázky.
Formát dopisu o přijetí úlohy
Když přijmete pracovní nabídku, je dobré napsat formální dopis o přijetí, abyste potvrdili podrobnosti o zaměstnání a formálně přijali nabídku práce. Dopis by měl obsahovat následující prvky:
Vaše kontaktní údaje
datum
Oslovení
Body dopisu
První odstavec dopisu by měl obsahovat vaše poděkování a uznání za příležitost. Dále uveďte, že nabídku přijímáte. Uveďte pracovní podmínky včetně platu, benefitů a všeho dalšího, co jste se zaměstnavatelem dojednali. Poslední odstavec dopisu nebo e-mailu potvrzuje datum zahájení. Můžete také zmínit, že se těšíte na nástup do práce.
Zavírání (tištěný dopis)
Tvůj podpis
Váš napsaný podpis.
Pokud přijímáte práci e-mailem, uveďte po uzávěrce své jméno a kontaktní údaje.
Projděte si příklad a získejte šablonu
Prohlédněte si vzorové dopisy o přijetí práce a stáhněte si bezplatnou šablonu k vytvoření vlastního dopisu.
Formát dopisu o zájmu
Zájmový dopis, známý také jako vyhledávací dopis nebo dotazovací dopis, je zasílán společnostem, které mohou najímat, ale neuvedly konkrétní pracovní místo, o které by se mohly ucházet.
Váš dopis o zájmu by měl obsahovat informace o tom, proč vás společnost zajímá a proč by vaše dovednosti a zkušenosti byly pro společnost přínosem. Dopis by měl mít tento formát:
Vaše kontaktní údaje
datum
Kontaktní údaje společnosti
Oslovení
Body dopisu
Váš první odstavec by měl zmínit, co můžete společnosti nabídnout. Vysvětlete, proč byste byli skvělým novým zaměstnancem. Druhý a třetí odstavec by měly obsahovat příklady toho, jak jste své silné stránky využívali v předchozích rolích. Poslední odstavec dopisu by měl obsahovat žádost o setkání se společností za účelem projednání pracovních příležitostí.
Zavírání
Podpis
Pokud posíláte e-mailovou zprávu, nezapomeňte v podpisu uvést své kontaktní údaje (e-mailovou adresu, telefon, poštovní adresu), aby vás čtenář mohl snadno kontaktovat. U tištěného dopisu uveďte své celé jméno a podepište se nad ním.
Přiložte svůj životopis
Pošlete kopii svého životopisu s dopisem, který vás zajímá, aby si zaměstnavatel mohl prohlédnout vaši kompletní pracovní historii, vzdělání a kvalifikaci.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Projděte si příklady profesionálně napsaných dopisů a stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou můžete použít k vytvoření vlastní korespondence.
Formát referenčního dopisu
Referenční dopis by měl obsahovat informace o tom, kdo jste, o vašem spojení s osobou, kterou doporučujete, proč jsou kvalifikovaní a jaké konkrétní dovednosti mají.
Referenční dopis by měl mít následující formát:
Oslovení
Body dopisu
První odstavec referenčního dopisu popisuje, jak znáte osobu, kterou doporučujete, a proč jste způsobilí poskytnout doporučení. Druhý a třetí odstavec dopisu poskytují informace o tom, proč je daná osoba kvalifikovaná pro práci nebo postgraduální školu, co může nabídnout a proč ji podporujete.
V dalším odstavci by mělo být uvedeno, že daného jedince „vřele doporučujete“ nebo „důrazně doporučujeme“.
Poslední odstavec obsahuje nabídku na poskytnutí dalších informací. Do odstavce uveďte e-mailovou adresu a telefonní číslo. Do části pro zpáteční adresu v dopise uveďte také své telefonní číslo a e-mailovou adresu nebo svůj podpis, pokud posíláte e-mailovou referenci.
Zavírání (tištěný dopis)
Tvůj podpis
Váš napsaný podpis.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Projděte si příklady profesionálně napsaných referenčních dopisů a stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou můžete použít k napsání vlastních doporučení.
Formát dopisu o rezignaci
Formát rezignačního dopisu by měl být stručný a věcný. Nemusíte uvádět žádné další informace kromě skutečnosti, že dáváte výpověď a datum, kdy vaše výpověď nabude účinnosti.
Nepovinné, ale nepovinné informace, které můžete zahrnout do rezignačního dopisu, jsou vaším uznáním za příležitosti, které jste měli, důvod k odchodu a nabídku pomoci při přechodu ze svého práce.
Zde je návod, jak formátovat rezignační dopis:
Vaše kontaktní údaje
datum
Kontaktní údaje zaměstnavatele
Oslovení
Body dopisu
V prvním odstavci vašeho dopisu by mělo být uvedeno, že dáváte výpověď, a měl by obsahovat váš poslední den v práci. Volitelně můžete další odstavec poděkovat společnosti za příležitosti, které poskytla, když jste tam pracovali. Volitelná je také nabídka pomoci s přechodem.
Zavírání (tištěný dopis)
Tvůj podpis
Váš napsaný podpis.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Prohlédněte si vzorky rezignačního dopisu a stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou můžete použít k napsání vlastního rezignačního dopisu.
Když po pracovním pohovoru napíšete děkovný dopis a zároveň poděkujete za pohovor, je dobré znovu uvést, proč jste zajímáte se o práci, jakou máte kvalifikaci, jak byste mohli významně přispět a proč jste pro ni kvalifikovaní pozice.
Váš dopis by měl být formátován následovně. Pokud posíláte své poděkování e-mailem, uveďte své jméno a „děkuji“ do předmětu zprávy.
Vaše kontaktní údaje
datum
Kontaktní údaje zaměstnavatele
Oslovení
Body dopisu
Začněte svůj dopis poděkováním tazateli za čas, který strávil rozhovorem s vámi. V dalším odstavci zmiňte konkrétní kvalifikace, které z vás dělají silného kandidáta na danou pozici. Pokud bylo něco, co jste si přáli, abyste na pohovoru řekli, ale neřekli to, použijte ke zmínce třetí odstavec. Zakončete svůj dopis zopakováním svého poděkování a prohlášením, že se těšíte na odpověď od náborového manažera.
Zavírání (tištěný dopis)
Tvůj podpis
Váš napsaný podpis.
Projděte si příklady a získejte šablonu
Zkontrolujte příklady formátované děkovné dopisy a e-mailya stáhněte si bezplatnou šablonu, kterou budete používat k psaní vlastní korespondence.
