Jednoho dne navštívil velmi významný zákazník sídlo společnosti, se kterou spolupracoval. Nikdy předtím nebyli v kanceláři a chtěli vidět, kam jdou jejich miliony dolarů na nákupy. Domluvili se tedy na návštěvě. Do té doby se klient obvykle setkal s obchodním zástupcem v kanceláři klienta, což pro něj bylo jednodušší.
Podnik zabírá dvě patra v administrativní budově. Personál obývá druhé patro a recepce se nachází ve třetím patře. Když zákazník dorazil, šli přímo do druhého patra. Když dorazili, nebyl tam nikdo, kdo by je pozdravil, protože recepční okupují další patro. Klient se potuloval po chodbách a kabinách a nikdo nevstal od svého stolu a zeptal se: "Mohu vám pomoci?" Nebyla to jejich práce.
Netřeba dodávat, že tento milionový zákazník nebyl příliš šťastný, když konečně vystopoval svého zástupce. Ve své kanceláři už měli špatnou první zkušenost. Jak někteří politici rádi říkají, nikdy nenechte katastrofu přijít nazmar. To může znít trochu extrémně, ale stejně tak odcizení důležitého zákazníka. Zde je několik tipů, jak zajistit, abyste svého klienta při návštěvě vaší kanceláře náležitě přivítali (a udivili).
- Výcvik: Vyškolte všechny zaměstnance, že všichni návštěvníci jsou jejich osobními zákazníky, i když u tohoto návštěvníka nemají funkční roli. To znamená navázat oční kontakt, usmát se, pozdravit a zeptat se všech nehlídaných návštěvníků, zda mohou pomoci. To samo o sobě může znamenat obrovský rozdíl mezi hrozným zážitkem a potenciálním zákazníkem, který se cítí dostatečně vítán, aby zvážil obchod s vaší společností.
- Připomeňte personálu recepce, aby byl pozorný: Nejdůležitějšími zaměstnanci v kanceláři jsou zaměstnanci recepce. Co komunikují, když někdo vejde dovnitř? I když jsou zaneprázdněni zvednutím telefonů, stále mohou navázat přátelský oční kontakt, používat gesta rukou označte, že budou přímo u návštěvníka, a nabídněte mu pomoc ihned po vystoupení telefon. Nezapomeňte upozornit personál recepce, aby se neustále nedíval dolů na své telefony, protože to může být obrovský problém, když host trpělivě čeká a snaží se být hrubý.
- Vytvoření personalizovaného pozdravu: Mít nástěnku s lobby, na které je napsáno: "Vítejte, Joe Smith ze společnosti XYZ." Toto neuvěřitelně jednoduché gesto vám nezabere víc než a pár minut na sestavení a vyplatí se tím, že svým návštěvníkům ukážete, že jste na ně vědomě mysleli dříve než oni příchod. A pokud se jedná o potenciálního klienta, kterého máte, toto malé uvítací gesto, které ukazuje, jak moc vám záleží na jeho zkušenostech, což může znamenat rozdíl mezi jejich volbou podnikání s vámi nebo s konkurentem dělá dopřejte jim nezapomenutelný zážitek.
- Jak je důležité udržovat čisté a příjemné prostředí: Udržujte čisté pracoviště v každém prostoru, který návštěvník vidí, zejména v blízkosti vchodu. Požádejte někoho jiného, než jste vy, aby se podíval na váš vstup do práce a kritizoval ho z pohledu potenciálně cenného zákazníka, který vás přijde navštívit. Je barva odštípnutá? Je koberec opotřebovaný? Povalují se vám dva roky staré otrhané časopisy po návštěvnické hale? Udělejte to jako součást něčí práce zajistit, aby vizuální estetika vašeho pracoviště prozářila a odrážela profesionalitu, kterou chcete zprostředkovat pro přivítání klientů a potenciálních zákazníků.
- Nabídka samoobslužného občerstvení: Investujte do pěkného systému na kávu a vodu, který není pohřben v kuchyni. Umístěte jej tam, kde jej zákazníci najdou a sami se obslouží, zatímco čekají nebo se připravují na schůzku. Mějte k dispozici čerstvé ovoce nebo zdravé, zabalené svačiny (není levné, prošlé cukroví).
Chcete-li získat bonusové body poté, co váš klient odejde, zvažte odeslání poděkování všem svým nejdůležitějším návštěvníkům přání nebo malý dárek, kterým jim ukážete, že si vážíte toho, že si udělali čas a přišli do vaší kanceláře návštěva. I když se jedná o další malé gesto, může jít o dlouhou cestu k ohromeni klienta a dát mu důvod vybrat si vás před konkurencí. Pamatujte, že ať je vaše společnost velká nebo malá, každý z vašich zaměstnanců neustále prodává.
