Rozpočtová rezerva nastává ve společnosti, když jedna nebo více osob s rozpočtovou odpovědností vytvoří rozpočet, který nadhodnocuje výdaje a/nebo podhodnocuje plánované příjmy nebo výnosy.
Proč dochází k nedostatku rozpočtu
Některé případy nedostatku rozpočtu jsou záměrné, jiné nikoli a mnoho dalších spadá někde mezi. Některé příklady objasňují rozdíly:
Záměrná rozpočtová rezerva
Záměrná rozpočtová prodleva může nastat, protože se manažer cítí pod palbou, že si chce „udělat svá čísla“, často v reakci na dřívějších čtvrtletích, kde příjmy klesly pod projekce a co je důležité, nesplnily očekávání vlastníků resp akcionáři.
Snadným, i když neetickým způsobem nápravy problému je pro manažera jednoduše navrhnout rozpočet který nadhodnocuje výdaje za dané časové období nebo záměrně skrývá pravděpodobné zdroje příjmů. Vzhledem k tomu, že rozpočet byl pro začátek falešný, manažer nyní nebude mít problém jej překročit. Ve velkém měřítku je toho příkladem zveřejnění čtvrtletních projekcí tržeb analytikům, o kterých interní auditoři společnosti vědí, že společnost již mohla překročit.
Základem je stejný motiv: umožnit další zprávě společnosti ukázat, že tržby „překonaly očekávání“. Tak jako manažeři společnosti možná doufali, že tato vykonstruovaná „dobrá zpráva“ někdy vede ke krátkému, neodůvodněnému nárůstu akcií cena.
Neúmyslný nedostatek rozpočtu
Neúmyslná rozpočtová rezerva může být někdy důsledkem nedostatečných vnitřních kontrol. Pokud nejsou k dispozici dostatečné údaje pro vytvoření vhodných projekcí nákladů a prodeje na základě dat, mohou manažeři vytvořit nerealistický provozní rozpočet založený na upřímných očekáváních. které jsou stěží více než „nejlepší odhady“ nebo jsou nedokonale založeny na rozpočtech za minulé čtvrtletí, které z mnoha důvodů neodrážejí příjmy a náklady na příchod čtvrtletí.
To se může stát například tehdy, pokud interní kontroly společnosti neodrážejí zrychlující se prodeje nového produktu. Pokud manažer místo toho, aby zaznamenal zrychlení prodeje nového produktu během předchozího čtvrtletí a vzal v úvahu jeho pokračující dynamiku prodeje, jednoduše zaznamená celkové tržby za čtvrtletí a poté použije stejné číslo na nadcházející čtvrtletí, výsledkem bude neúmyslné podhodnocení tržeb a zisky.
Rozpočtová rezerva To je částečně záměrné a částečně neúmyslné
Tento druh rozpočtové rezervy má dvě běžné příčiny: nejistotu výhledu v novém prodejním nebo nákladovém prostředí a decentralizované rozpočtové postupy. Pokud je např. spol představení nového produktu na rozdíl od všech produktů, které jsou nyní na trhu, kdo může říci, jaké budou prodeje? I když společnost dostatečně prozkoumala trh, určitá nejistota může přetrvávat.
Přirozenou lidskou tendencí, když nastane tato situace, je „hrát na jistotu“ a učinit prodejní projekci nepravděpodobnou trapně optimistickou. Nejde tak úplně o úmyslné podcenění, ani o zcela nevinnou chybu. Další běžná situace, která zahrnuje kombinaci záměrnosti a omylnosti, vychází z rozpočtového procesu, který příliš spoléhá na decentralizované vstupy dat.
Mít každé oddělení odpovědné za svůj vlastní příspěvek do rozpočtu může být dobré v tom smyslu, že manažeři zapojení do každého oddělení zakládají své rozpočtové projekce na znalostech z první ruky, ale kvalita těchto projekcí se může v jednotlivých odděleních radikálně lišit oddělení. Nejlepším lékem na tento problém je lepší rozpočtový dohled pro jednotlivá oddělení a větší důraz na rozpočtové řízení shora dolů.
