Pre-Con setkání: co to je?

Pre-con meeting je zkratka pro „pre-konferenční setkání“. Je to příležitost shromáždit klíčové hráče na konferenci, aby si každý mohl prohlédnout svůj plán na uskutečnění úspěšné konference. Toto setkání se obvykle koná v konferenčních prostorách.

Zde je to, co potřebujete vědět o schůzce před konferencí, než zorganizujete další akci.

Co je to Pre-Con setkání?

V závislosti na velikosti konference mohou být za úspěšné provedení akce zodpovědné desítky – dokonce stovky lidí. Pre-con meeting, nebo jednoduše „pre-con“, je šancí, aby se všichni tito lidé setkali na jednom místě a probrali detaily plánované akce. Je to příležitost pro prodejce klást otázky, pro organizátory připravit zaměstnance na jakékoli výstřednosti a aby posádky posoudily prostor a rozhodly se, kam umístit stoly, židle, pódia nebo cokoli jiného příslušenství.

Předběžná schůzka se obvykle koná několik dní před akcí. V den konání akce může kratší prohlídka osvěžit účastníky plánu těsně před otevřením dveří konference.

Jak schůzka před konferencí funguje?

Pro ty, kteří neplánují časté schůzky, se může schůzka před podvodem zpočátku zdát nepohodlná nebo trapná, protože může obsahovat nové termíny nebo jazyk, jako „rekonstrukce události“ nebo „objednávka banketové události“. Nicméně schůzky před konferencí mají za cíl vyrovnat případná nedorozumění nebo nejasné aspekty události. Toto je vaše příležitost zeptat se, co tyto pojmy znamenají, a jakékoli další otázky, které zlepší úspěch akce.

Co očekávat během schůzky před konferencí

Na předkonečné schůzce plánovač události zkontroluje všechny konečné logistiky pro daný program s týmem managementu dodavatele zapojeným do programu.

Obvykle schůzku před konferencí koordinuje a naplánuje manažer konferenčních služeb místa. Pokud se například vaše konference koná v hotelu, bude mít tento hotel pravděpodobně zaměstnance, jehož úkolem je koordinovat akce, jako je ta vaše. Tato osoba pozve manažery z různých oblastí zapojených do události, aby přezkoumali svou konkrétní roli na události.

Během pre-con je vhodné, aby plánovač události zdůraznil některé klíčové cíle akce, včetně důležitých informace o organizaci, která událost pořádá, klíčová sdělení předávaná na akci a důležité VIP osoby, od kterých se očekává, že to budou zúčastnit se.

Prohlédněte si životopis události

Resumé události obsahuje všechny specifikace události. Zahrnuje všechny relevantní informace, včetně dat, časů, kontaktů, profilů účastníků, mimořádných událostí kontakty, jídlo a nápoje, doprava, přepravní informace, fakturace, audio/vizuální a další speciální potřeby.

Každý manažer oddělení posoudí svou roli v události, včetně příslušných podrobností a svých typických provozních postupů. Rovněž si prověří své porozumění smlouvě o akci a informacím, které byly dříve sdíleny v objednávkách banketové akce.

Plánovači schůzek a událostí by si během této doby měli pamatovat na podrobné otázky týkající se specifikací události, jako jsou stavy zaměstnanců a jména klíčových kontaktů ze všech zastoupených oblastí, které budou přítomny během samotné akce událost. Klíčové prvky diskuse před konferencí mohou zahrnovat přezkum:

• Požadavky na potraviny a nápoje
• Požadavky na seznam pokojů pro hosty
• Konference a obchodní přehlídka vystavují požadavky
• Požadavky na prostory pro zasedací místnosti a veletrhy (včetně podrobných půdorysů)
• Technické požadavky, jako jsou elektrické a telekomunikační specifikace
• Detaily o umístění signage a dalších dekoracích

Provádějte změny na poslední chvíli

Předkoncertní schůzka je ideální čas pro provedení jakýchkoli změn na poslední chvíli. Ačkoli se jim to nemusí vždy líbit, většina prodejců a dodavatelů očekává několik vylepšení a záměn na poslední chvíli – ale snažte se, aby požadavky byly rozumné.

Rozsah změn, které by mohly být považovány za rozumné, samozřejmě závisí na tom, jak brzy dojde k předběžnému con. Pokud je předběžná kontrola naplánována na dobu, kdy již probíhá nastavování, zvažte provedení včasné kontroly místnosti, abyste se ujistili, že vše běží hladce. Tímto způsobem budete vědět, jaké změny lze provést, aniž by došlo k ohrožení pokroku, ke kterému již došlo.