Vytvořte plán obnovy podniku po havárii

Vytvořte si seznam kritických úkolů

Prvním krokem při vytváření plánu obnovy po havárii je vytvoření seznamu všech kancelářské práce která by musela být přemístěna na jiné místo, aby podnik mohl pokračovat v provozu.

Poté označte hvězdičkou nebo hvězdičkou ty úlohy, které byste považovali za kritické pro zachování funkčnosti, pokud byste byli v situaci obnovy po havárii.

Například zástupci zákaznických služeb a účetní pracovníci by měli být označeni jako kritickí, zatímco lidé z telemarketingu uskutečňující odchozí prodejní hovory mohou být sekundární.

Zásoby Nezbytné kancelářské vybavení

U každého zaměstnance uveďte pouze nezbytné kancelářské vybavení a nábytek, které potřebuje k výkonu své práce. Pamatujte, že v případě katastrofy bude prostor, peníze a čas na prvním místě.

Soustřeďte se na skutečně potřebné předměty a ne na všechny předměty, které aktuálně používají. Seznam obnovy po havárii může obsahovat následující:

• Stůl a židle
• Počítač
• Počítačový software 
• Telefon
• Systém v místě prodeje

Zařízení na podporu inventáře

Dále se podívejte na základní kancelářské vybavení, které se používá v zákulisí. Telefony na stolech servisních zástupců se musí připojit k telefonní síti.

Počítače v kanceláři se musí připojit k nějakému serveru nebo aplikaci, která umožňuje objednávky být převzat, materiály k odeslání, služby, které mají být provedeny, faktury, které mají být zaslány poštou nebo výplatní listina se setkal.

Projděte se po své kanceláři a uvidíte věci, které spojují vaše podnikání.

Váš seznam obnovy po havárii může obsahovat následující položky:

• Záložní servery
• Kopie důležitého softwaru
• Zálohování dat
• Obchodní telefonní systém
• Kancelářský trezor
• Každodenní spouštění peněz do peněžní zásuvky

Plán náhradních kancelářských prostor

Nyní, když máte seznam lidí, nábytku a vybavení, budete potřebovat fyzické místo, kam je umístit.

To neznamená, že si musíte pronajmout kancelářské prostory a nechat je ležet prázdné. Znamená to, že jste již měli prozkoumat několik alternativních míst, kam přemístit svou kancelář v případě katastrofy.

Alternativy mohou zahrnovat kteroukoli nebo všechny z následujících možností:

• Místní realitní makléř se seznamem volných kancelářských prostor k dispozici
• Dohoda se sousední firmou o sdílení kancelářských prostor v případě katastrofy
• Možnost přemístění v rámci vaší společnosti (například přemístění do prázdné části skladu)
• Plán, který umožňuje zaměstnancům pracovat na dálku z domova nebo z místního pronajatého prostoru, dokud nebude kancelář obnovena
• Seznam coworkingových prostorů v této oblasti

Pojištění a rozpočet

Poté, co se rozhodnete, kam umístit lidi, budete jim muset začít kupovat to, co potřebují ke své práci, pokud to bylo zničeno.

Odhadněte, kolik bude stát výměna každého kusu ze seznamu potřebného kancelářského vybavení, který jste vytvořili ve druhém kroku.

Čas, který nyní strávíte tímto úkolem, vám později ušetří dny procesu obnovy, protože budete moci poskytněte své pojišťovně seznam s podrobnostmi o tom, co přesně potřebujete, a pravděpodobně obdržíte pojistnou kontrolu dříve.

Sdílejte a ukládejte mimo pracoviště

Nejlepší plán obnovy po havárii vám nebude k ničemu, pokud shoří v ohni nebo ho nikdo nenajde.

Nejlepší strategií je sdílet plán obnovy po havárii s alespoň jednou další osobou ve vaší firmě a zajistit, aby byla alespoň jedna kopie uložena digitálně nebo mimo pracoviště.

Ukládejte kopie jakéhokoli důležitého softwaru, záloh dat a nezbytných souborů nebo dokumentů digitálně pomocí a cloudové služby nebo je uložte na záložní pevný disk, který je uložen na bezpečném místě mimo kancelář.