Uvítací dopis pro nové zákazníky je cennou součástí získávání nových klientů, zejména pokud se vaše firma zaměřuje na osobní vztahy. Udělejte si čas napsat nový uvítací dopis zákazníka má mnoho výhod, z nichž některé jsou:
- Ukažte svým zákazníkům, že si jejich podnikání vážíte
- Oficiální představení vaší společnosti novým zákazníkům
- Ujištění nových zákazníků, že se při výběru vaší společnosti rozhodli správně
- Poskytování důležitých kontaktních informací
Vygenerování uvítacího dopisu pro nového zákazníka je poměrně jednoduché a novému obchodnímu vztahu dodává osobní nádech.
Hlavičkový papír společnosti
Uvítací dopis pro nového zákazníka by měl být vytištěn na hlavičkovém papíře vaší společnosti nebo by měl obsahovat alespoň vaše kontaktní údaje.
Mít profesionální hlavičkový papír se značkou vaší společnosti je skvělý způsob, jak posílit vaši značku prostřednictvím uvítacích dopisů a veškeré komunikace s klienty. Pokud však nemáte hlavičkový papír pro uvítací dopis pro nového zákazníka, měli byste uvést:
- Jméno společnosti
- Zpáteční adresa
- Telefonní číslo
- Emailová adresa
Můžete také uvést faxové číslo, webové stránky společnosti a jakékoli další způsoby kontaktu, které máte k dispozici.
Datum a adresa příjemce
Začátek vašeho uvítacího dopisu by měl obsahovat datum dopisu a poštovní adresu příjemce, vše zarovnáno k levému okraji.
Pole adresy příjemce by mělo obvykle obsahovat:
- Celé jméno (s předponou)
- Titul
- Společnost
- Emailová adresa
Pozdrav
V této části vašeho nového zákaznického dopisu obvykle pozdravíte příjemce jménem, po kterém následuje čárka nebo dvojtečka.
Zda pozdravíte příjemce jeho křestním jménem (tj. Jane), nebo formálněji, předponou a příjmením (tj. Vážená paní Doeová), záleží na vaší vztah se zákazníkem. Obecně, protože se jedná o formální dopis, měli byste být formální s každým klientem bez ohledu na váš vztah.
Uvítací zpráva
Úvodní věta dopisu následuje po pozdravu a měla by obsahovat uvítací zprávu pro zákazníka.
Zde je příklad úvodní věty v uvítacím dopise pro nového zákazníka:
Jménem celého personálu Smith Consulting bych rád využil této příležitosti a přivítal vás jako nového zákazníka. Jsme rádi, že jste s námi.
Úvod do společnosti
Tělo vašeho uvítacího dopisu pro nového zákazníka by mělo obsahovat představení vaší společnosti a zopakování vašich schopností.
Zde je příklad představení společnosti:
Ve Smith Consulting jsme hrdí na to, že našim zákazníkům nabízíme citlivé, kompetentní a vynikající služby. Naši zákazníci jsou nejdůležitější součástí našeho podnikání a neúnavně pracujeme na zajištění vaší naprosté spokojenosti, nyní a tak dlouho, dokud jste zákazníkem.
V této sekci se také budete chtít představit a dát zákazníkovi vědět, jakou roli budete hrát v jeho jednání s vaší společností.
Zde je příklad osobního úvodu:
S radostí vám také sděluji, že budu vaším primárním kontaktním místem ve společnosti, a doporučuji vám, abyste se na mě kdykoli obrátili se svými dotazy, připomínkami a zpětnou vazbou.
Kontaktní informace
Jednou z nejdůležitějších částí tohoto dopisu je část, která obsahuje různé další kontakty, které mohou ve vaší společnosti potřebovat, a způsoby, jak je kontaktovat. Tato část vašeho uvítacího dopisu by měla uvádět, jak a kdy vás může váš zákazník kontaktovat, když má nějaké dotazy nebo obavy.
Ujištění
Tato poslední část vašeho uvítacího dopisu pro nového zákazníka by měla zákazníkovi ještě jednou poděkovat za jeho podnikání, posilujte svůj závazek vůči nim a dejte jim vědět, že jste připraveni udělat cokoliv, abyste zajistili jejich potřeby jsou splněny.
Cílem je uzavřít dopis pozitivně a zanechat vašeho nového zákazníka pocit, že je vítán, oceněn a důležitý.
Zde je příklad poslední věty vašeho uvítacího dopisu pro nového zákazníka:
Jane, ještě jednou vám děkuji, že jste svěřila Smith Consulting vaše nejdůležitější obchodní potřeby. Je nám ctí vám sloužit.
Zavírání
Uzavření vašeho uvítacího dopisu pro nového zákazníka zahrnuje potvrzení (s pozdravem, pozdravem, upřímně atd.), váš písemný podpis a vaše jméno a titul.
Pro personalizaci dopisu je důležité vždy uvést svůj skutečný podpis a nikoli počítačově generovaný podpis nebo razítko. Váš podpis by měl být mezi valedikcí a vaším jménem, takže pro něj budete chtít nechat pár míst navíc.
