Ve škole nebyl skupinový projekt vždy pozitivní zkušeností. Nevyhnutelně v každé skupině někteří pracovali tvrději než jiní, zatímco jiní se nikdy neobjevili. V důsledku toho může být frustrující, pokud jste jedním z členů týmu, který nese většinu nákladu.
V obchodním světě je to trochu jiné, protože každý projekt má projektového manažera a tento člověk může nést skutečné důsledky, pokud členové týmu nedokončí své úkoly. I když projektový manažer nemá disciplinární pravomoc nad svým týmem, jakýkoli špatný výkon člena se může vrátit zpět k jeho šéfovi a negativně se odrazit na jeho kariéře.
Je pravděpodobné, že projektový manažer nebude mít možnost vybrat členy týmu pro projekt a nebude mít pravomoc odebrat člena kvůli špatnému výkonu. Jak řídíte projekt, když se vám členové týmu nehlásí?
Zde je šest tipů, jak vést projekt, když se vám členové týmu nehlásí.
Ujasněte si své limity se šéfem
Než budete mít vůbec první týmovou schůzku, sedněte si s osobou, která vás k tomuto projektu přidělila, a promluvte si o očekáváních managementu. To je samozřejmě nejjednodušší, pokud se vy a všichni členové týmu hlásíte ke stejné osobě, ale i když ne, budete chtít tento rozhovor vést.
Toto jsou otázky, které si budete chtít položit:
- Máte pravomoc odstranit a nahradit lidi v týmu, pokud nepracují?
- Má tento projekt přednost před jinými projekty? Pokud ne, kde se váš projekt nachází v hierarchii. Jinými slovy, můžete říct členům svého týmu, že musí přestat dělat jiný projekt, aby dodrželi termín?
- Pokud máte problémy s výkonem členů týmu, podpoří vás šéf s disciplinární pravomocí, nebo jste považováni za rovnocenného člena týmu?
- Pokud jste tak ještě neučinili, zeptejte se, jaké jsou cíle projektu a očekávaný časový rámec dokončení.
Pokud jste si stanovili své limity před zahájením projektu, budete vědět, jak daleko můžete zajít a co můžete od členů svého týmu požadovat. Šéf, který říká: „Tento projekt je nejvyšší prioritou“, ale nepodpoří vás v tom, je totéž, jako když šéf říká: „Toto není nejvyšší priorita“.
Nicméně, když váš šéf potvrdí, zda je projekt nejvyšší prioritou, může vám to pomoci přimět členy, aby pracovali co nejtvrději. A nebojte se mluvit přímo se svým šéfem a zmínit se, že chcete znát úroveň důležitosti projektu, abyste mohli sdělit tuto zprávu týmu. Budete chtít sdělit, že všichni mají stejný cíl, dokončit projekt správně a včas.
Také můžete kontaktovat svého šéfa prostřednictvím e-mailu a požádat ho o potvrzení, že projekt je nejvyšší prioritou. Jakmile obdržíte potvrzení e-mailem, můžete v případě potřeby předat e-mail týmu.
Je důležité si uvědomit, že členové týmu mohou mít kromě projektu i další povinnosti. V důsledku toho pro ně nemusí váš projekt hned na začátku považovat za nejvyšší prioritu, ale není to nutně proto, že by jim to bylo jedno nebo se chtěli vyhnout práci. Je dost pravděpodobné, že prostě mají jiné úkoly a povinnosti, které musí denně plnit. To platí zejména při práci s kolegy z různých oddělení.
Promluvte si se svým šéfem, abyste si vyjasnili důležitost projektu, cíle a časovou osu a sdělování těchto informací týmu včas může pomoci, aby byl proces plynulejší a méně náročný stresující.
Před prováděním úkolů si promluvte se svým týmem
Když máte tým napříč organizacemi, je snadné dělat úkoly. Marketingové úkoly bude řešit Jana z marketingu. Karen z financí se bude starat o finance. Ale i když jsou povinnosti jasné, promluvte si nejprve se členy týmu.
Možná zjistíte, že Karen i Jane požádaly, aby byly v tomto týmu, aby se dozvěděly více o jiných oblastech společnosti, takže když je přiřadíte do jejich oblastí odbornosti, mohou být frustrovaní.
Tato konverzace je zásadní pro vytvoření skvělého vztahu v týmu. I když jste zodpovědní za konečný výsledek projektu, nedosáhnete skvělých výsledků bez členů týmu, kteří jsou na palubě. Stručně řečeno, zmocněte členy svého týmu tím, že požádáte o jejich vstupy a jejich obavy. Když je projekt dokončen a úspěšný, může být celý tým hrdý na to, že každý z nich sehrál na jeho úspěchu aktivní roli.
Dvojitá kontrola u šéfa
Pokud po rozhovoru se členy vašeho týmu zjistíte, že jediný způsob, jak splnit tento úkol, je dejte úkoly, které budou jednomu nebo více lidem nepříjemné, promluvte si se svým šéfem, než je uděláte úkoly.
Proč? Chcete se ujistit, že máte zálohu, kterou potřebujete, a že jste nezanedbali možnost, díky které budou úkoly pro členy týmu naplňovat.
Udělejte si alespoň jeden mizerný úkol
Každý možná ví, že jste byli vybráni do vedení tohoto týmu kvůli svým dosavadním úspěchům, ale je také důležité vyhrnout si rukávy a pustit se do toho.
Převzít něco těžkého nebo nepříjemného vysílá zprávu, že jste součástí týmu a že vám na spoluhráčích záleží. Přidělování nepříjemných úkolů vysílá zprávu, že si myslíte, že jste lepší než vaši spoluhráči.
To neznamená, že musíte dělat všechny mizerné úkoly. Ale ujistěte se, že jsou spravedlivě rozděleni mezi členy týmu. Co je nepříjemné, se tým od týmu liší, ale každý projekt má něco, co nikdo nechce dělat. Často existuje mnoho úkolů, kterým by se každý chtěl vyhnout. Ujistěte se, že jsou rozděleny spravedlivě a vy si svůj podíl vezmete.
Poskytněte rychlou zpětnou vazbu
Pamatujte, že zpětná vazba je víc než říkat „skvělá práce“ nebo „špatná práce“, je to „to byla skvělá práce, protože...“ a „to nedopadlo tak dobře, protože...“ Bez frází, protože se nikdo nenaučí. A pokud chcete předat zpětnou vazbu, ujistěte se, že přijímáte zpětnou vazbu od členů vašeho týmu.
Znovu je posilujete, aby odvedli skvělou práci a připomněli jim, že jejich úspěch je vaším úspěchem a že jste v tom všichni společně. Tím, že jim poskytnete zpětnou vazbu a naučíte je, jak dělat úkol, zvláště pokud máte více zkušeností, vytvoříte pozitivní pracovní prostředí.
Informujte všechny
Jako vedoucí týmu budete podávat zprávy o pokroku manažerům a senior leaderům vaší organizace. Ujistěte se, že přenesete informace z těchto schůzek zpět do svého týmu. Kromě toho dejte své skupině vědět, co na těchto setkáních řeknete.
Udělejte také uznání všem, zvláště pokud jde o pochvalu. Jde projekt dobře, protože jste báječní? No jasně, ale neříkej to. Řekněte, že projekt jde dobře, protože tým je báječný. Každý bude vědět, že jste součástí týmu.
Ale co když se projekt vyvíjí příšerně? Sdílíte vinu? Ano, ale pouze soukromě. Jdete za členy týmu individuálně a pracujete na tom, abyste pomohli změnit jejich směr nebo přínos. Pokud to nefunguje, jděte za svým šéfem a řešte problémy.
Pokud máte pravomoc odstranit lidi z týmu, nyní je čas to udělat, ale pokud ne, můžete si promluvit s osobou, která to udělá. Ale ať děláte cokoli, nezačněte pomlouvat nebo si stěžovat na členy svého týmu. Zničí to jejich morálku a všechno zhorší.
Pamatujte, že úspěšně vedený týmový projekt může podpořit vaši kariéru, zlepšit vaši profesionální pověst a zviditelnit vaši práci ve vaší organizaci. Výsledkem mohou být další úkoly nebo povýšení.
Suzanne Lucas je spisovatelka na volné noze, která strávila 10 let ve firemních lidských zdrojích, kde najímala, propouštěla, spravovala čísla a prověřovala právníky.
