Udržování více skupin na stejné stránce je jednou z největších výzev, s nimiž se plánovači událostí každodenně potýkají. I když každý, kdo se na nějaké akci podílí, chce, aby byla úspěšná, bez definované cesty pro komunikaci bude vždy existovat možnost, že detaily propadnou trhlinami. Zabránění přehlédnutím lze předejít vytvořením informačního diagramu od samého začátku. Postupujte podle níže uvedených pokynů, aby všechny strany pracovaly ve stejném směru.
Staňte se náčelníkem
Většina akcí je společným úsilím několika různých oddělení, ale na konci dne musí být jeden vedoucí, který bude dohlížet na celou produkci. Každý člověk v týmu by se měl zaměřit na svou specializaci a chápat důležitost svých hranic. Identifikujte se jako vedoucího plánovače od samého začátku projektu. Vysvětlete svým spolupracovníkům důležitost toku informací a ilustrujte, co se stane, když jsou protokoly ignorovány. Protože nikdo nechce být zodpovědný za vytvoření problému, vysvětlete pravidla pro interní dialog v první den.
Organizační výbory pro akci
Cílem je zde spárovat pracovníky, jejichž povinnosti se budou nějakým způsobem prolínat. Například marketingové oddělení by mělo být ve stejné komisi jako audiovizuální tým, aby zajistilo správné zobrazení veškeré grafiky a log. Vytváření týmů, které přirozeně potřebují spolupracovat, odstraní spoustu nadbytečných e-mailů, které mají tendenci se ztrácet v náhodném pořadí. Vyberte jeden kontakt z každého výboru, který vám bude informovat o posledním vývoji.
Zveřejněte termíny, abyste udrželi plánovací týmy na cestě
Zveřejňování termínů s velkým předstihem sníží úroveň stresu pro všechny zúčastněné. Hodnotu svých termínů můžete posílit vytvořením vývojového diagramu, který ilustruje, jak bude práce jednotlivých výborů využita ke spojení všeho dohromady. Zaměstnanci obecně lépe reagují, když vědí, že na jejich odpověď čeká jiné oddělení. Sdílení těchto informací udržuje proces transparentní a zdůrazňuje odpovědnost bez použití negativní akce.
Průběžně informovat vedoucí pracovníky
Jednou z největších chyb, kterou můžete udělat, je pracovat v zákulisí, dokud nebudete připraveni prezentovat nápady svým výkonným vedoucím. Zřídka, pokud vůbec, vejdete do jejich kanceláře a odejdete, aniž byste museli změnit nějaký aspekt vaší akce. Ušetřete si tuto frustraci tím, že se s nimi budete proaktivně setkávat v pravidelných intervalech během procesu plánování. Je mnohem snazší provádět změny uprostřed projektu, než kroužit zpět na konci.
Kontaktujte své prodejce
Další zdánlivě nevinnou chybou, která může nastat, je sekundární komunikace s prodejci. Stává se to, když spolupracovník převezme iniciativu a kontaktuje přímo dodavatele a sdělí mu podrobnosti plánování, o kterých nevíte. Výsledek těchto postranních rozhovorů může mít velký vliv na to, jak se událost sejde. Jediným způsobem, jak tomu zabránit, je omezit vašeho dodavatele v přijímání objednávek od jiných zaměstnanců. Možná si budete myslet, že to na první pohled zní drsně, ale budete spát mnohem snadněji, když budete vědět, že všechny informace protékají vámi.
Poskytujte proaktivní aktualizace informací
Být hlavním plánovačem události vyžaduje, abyste sdíleli co nejvíce informací. Uchovávejte hlavní plánovací dokument, který nastiňuje podrobnosti o události, a posílejte týdenní aktualizace všem členům vašeho výboru. Udržujte svou komunikaci stručnou a věcnou. Chcete, aby si každý přečetl poznámky ve vašich týdenních e-mailových aktualizacích, ale pokud budete neustále bloudit, rychle ztratíte jejich pozornost.
Řízení toku informací o vašich událostech vyžaduje stejné postupy jako mezirezortní komunikace. Uvědomte si všechny své povinnosti a sdílejte důležité aktualizace se všemi zúčastněnými stranami. Zásadní rozdíl je v tom, že vy jste generální ředitel projektu. Vaší úlohou je spravovat všechny detaily které přijdou a převedou je do sdílené vize, která vyhovuje potřebám každého oddělení. Základem úspěchu je zajistit, aby všechny informace proudily stejným směrem.
