Fordi mad og drikke er blandt de største udgifter i begivenhedsplanlægning, er det også en god kategori at målrette mod for omkostningsbesparelser. Næsten hver begivenhedsmenu har et åbenlyst element af spild i sig, som uskadeligt kan slettes for at frigøre midler til andre behov. Denne artikel ser på nogle få cateringkomponenter, hvor du kan justere madmængderne for at kontrollere udgifterne.
Spol dine tal ind
Der er en videnskab til at styre gæsteantal og RSVP-tal, hvoraf selv erfarne eventplanlæggere kæmper. På den ene side har du antallet af deltagere, der har tilmeldt sig arrangementet, og på den anden side skal du medregne "no shows" og uventede gæster. Gratis begivenheder vil have en højere procentdel af udeblivelser - 25 % eller mere - mens de fleste billetbegivenheder i gennemsnit har en nedslidningsrate på 10 %. Brug disse gennemsnit til at kontrollere unødvendige udgifter. For at være sikker, inkorporer en 2 % bufferzone til sidste øjebliks ankomster.
Skær ned på kontinental morgenmad
Få måltider med catering genererer mere affald end det kontinentale morgenmad. Faktum er, at folk er blevet mere bevidste om kulhydrater og kager med højt kalorieindhold. Du skal stadig have rigeligt med kaffe, te og vand til dine morgensessioner. I mange tilfælde kan du spare penge ved at købe morgenmads-forfriskninger a la carte i stedet for standard-per-person-pakkerne. Figur 0,5 kager og 1,25 drikkevarer pr. person til et forretningsmøde og lidt mere for familiegrupper med tilstedeværende børn.
Overvej tallerkenretter over buffeter
Det er en myte, at valg af et buffetmåltid vil spare penge i forhold til en serveret entré. Men hvis du kigger på de fleste cateringguider, vil du se, at dette ikke er sandt. Cateringvirksomheder skal tilberede mere mad per person til buffeter, hvilket fører til mere spild. Også selvom servicekravene ved bordet er lavere med buffeter, har gulvledere stadig brug for et fuldt personale til at dække borde og klare tallerkener efter måltidet. Den nederste linje er det en enkelt belagt entré er det mere omkostningseffektive valg af de to.
Begræns din barservice
Åbne barer kan være et hit blandt deltagere, men de er måske den mest udfordrende omkostning at projektere på forhånd. Hvis du arbejder med et stramt budget, er din bedste mulighed at bruge et billetsystem til at kontrollere drikkevareforbruget. Med dette giver du hver gæst en eller to drinksbilletter ved ankomsten, og betaler i det væsentlige for deres første runde drinks. Hvis en deltager løber tør for billetter, kan de vælge at købe drinks med kontanter direkte fra bartenderen. Det er et system, der giver dig mulighed for at behandle dine gæster og kontrollere omkostningerne på samme tid.
Maksimer hver bid ved receptioner
Receptioner og "by the bide"-funktioner med appetitvækkere kan skabe kaos på ethvert budget, når man tænker på, at de fleste hoteller opkræver op mod $3 for hver hors-d'oeuvre. Standardretningslinjen er at servere tre til fem stykker pr. person til en reception før middagen, og 10 til 15 stykker pr. person til måltider ved bid. Du kan trimme disse tal ved at inkorporere dips med brød eller chips og cocktailsnacks som Chex mix og nødder. Nøglen er at finde mættende erstatninger til de dyre appetitvækkerstykker. Dessertartikler som småkager eller brownies (skåret i halve) kan også tælle med i dine krav pr. gæst, og de er relativt billige i sammenligning.
Gennemgå planen
Når det kommer til portionsplanlægning, er den bedste måde at spare penge på at gennemgå rationalet bag hvert punkt på din menu. Tilføj ikke bare en genstand som skåret frugt for at udfylde et kategorisk behov. Tænk over, hvad dine gæster faktisk vil spise, og bestil passende. Tag en undersøgelse med dine medarbejdere om, hvilke varer de mener vil være mest populære. Denne enkle øvelse kan i sig selv inspirere til ændringer i din menu.
