Dokumentgennemgang er ofte den mest arbejdskrævende og dyre fase af retssagsproces, det e-opdagelsesprocesog Electronic Discovery Reference Model (EDRM). I denne fase bliver hver side med data i en samling gennemgået og analyseret for at bestemme, hvilke dokumenter der skal tilbageholdes fra produktionen til den modsatte advokat.
Hvem udfører dokumentgennemgang
Ofte er dokumentgranskere advokater, der forstår de juridiske og faktuelle spørgsmål i retssagen og kan foretage de nødvendige vurderinger med hensyn til privilegium og lydhørhed. For at minimere omkostningerne er der ofte ansat teams af kontraktadvokater eller advokatfuldmægtige.
Revisionsprocessen består ofte af flere faser. Det juridiske team kan udføre en førstegangsgennemgang for at analysere dokumenter for relevans og kode eller markere dem for et relevant emne. Retssager støtte personale indlæs derefter de kodede data i en søgbar database, der gør det muligt for retssager nemt at finde nøgledokumenter i hver fase af retssagsprocessen.
Årsager til, at dokumenter kan tilbageholdes
Efter at oplysningerne er behandlet, udfører det juridiske team en anden, mere detaljeret gennemgang for at bestemme, hvilke dokumenter der skal tilbageholdes fra produktionen. Dokumenter kan tilbageholdes af flere årsager, herunder:
Relevans
Er oplysningerne relevante for sagens problemstillinger? Hvis det er irrelevant for fakta og spørgsmål vedrørende kravet, retssagen eller undersøgelsen, behøver det ikke fremlægges for modstående parter.
Lydhørhed
Er oplysningerne lydhøre over for de modstående parters anmodninger om opdagelse eller undersøgelsesanmodninger fra tilsynsorganer? Hvis ja, hvilken anmodning om produktion reagerer informationen på? Dokumentgranskere kan også mærke "varme" dokumenter - dem, der indeholder afgørende oplysninger om sagen og er særligt lydhøre - under dokumentgennemgangen.
Privilegium
Er oplysningerne underlagt advokat-klient-privilegium, advokatens arbejdsproduktdoktrin og/eller nogen fortrolighedsregler og privatlivslovgivning? Hvis det er tilfældet, tilbageholdes det også fra produktionen.
Fortrolighed
Hvis dokumentet er fortroligt, skal det udelukkes fra fremstilling. For eksempel, hvis et dokument diskuterer en forretningshemmelighed, såsom opskriften på en slikproducents signaturchokoladebar, er det juridiske team ikke forpligtet til at overdrage den til modstående parter. Dokumentanmelderen vil analysere dokumentet for at afgøre, om det indeholder fortrolige oplysninger. Hvis den gør det, vil korrekturlæseren afgøre, om visse dele af det pågældende dokument skal redigeres til beskytte kundens fortrolige arbejdsprodukt eller om dokumentet skal udelukkes fra produktion i det hele taget.
Som en del af dokumentgennemgangsprocessen kan gennemgangsteamet identificere dokumenter, som skal være fuldstændige eller delvist redigeret eller markeret som fortroligt for at beskytte indholdet af disse dokumenter mod afsløring. Teamet kan også udarbejde privilegie- og/eller redaktionslogfiler for at spore sådanne oplysninger.
Ud over gennemgang for relevans, lydhørhed, privilegier og fortrolighed, anmelder teamet kan også analysere oplysningerne for at relatere nøgledokumenter til påståede fakta eller centrale juridiske spørgsmål i sag. Dokumentanmeldere kan også forsøge at relatere nøgledokumenter til nøgleaktører, som kan vidne om dokumenterne eller identificere andre subjektive oplysninger.
Formål med dokumentgennemgang
Baseret på gennemgang og analyse af dokumenterne i samlingen, kan det juridiske team begynde at få en større forståelse af de faktuelle spørgsmål i en sag, formulere juridiske teorier og identificere nøglevidner, der skal afsættes eller indkaldes ved retssagen.
Gennem aflivning, søgeordssøgning, første tidligere anmeldelse og andre teknikker til at indsnævre mængden af datasættet dokumenter, der i sidste ende gennemgås af det juridiske team, repræsenterer normalt kun en lille brøkdel af originalen kollektion. For yderligere at reducere omkostningerne strømmer et voksende antal teknologier, der automatiserer gennemgangsprocessen, til markedet.
