Mens en simpel huskeliste kan være tilstrækkelig til at udfylde små projekter rundt i huset, når det kommer til projektledelse, er der normalt behov for en mere detaljeret handlingsplan. En af de mest populære og praktiske måder at styre timingen af alle opgaverne i en projekt er at bruge et Gantt-diagram.
Hvad er et Gantt-diagram?
Et Gantt-diagram er et diagram, der viser alle de forskellige delopgaver i et projekt, og hvordan de relaterer til hinanden over tid.
Et Gantt-diagram viser alle de opgaver, der skal udføres, hvor lang tid hver opgave forventes tage, de tidsrammer, som enkelte opgaver skal løses i, og forholdet mellem div opgaver. På denne måde bliver alt gjort efter planen, og du spilder aldrig tid på at vente på, at en opgave bliver fuldført, som allerede skulle have været udført.
Hvad er delene af et Gantt-diagram?
Gantt-diagrammer består af ni komponenter.
-
Datoer. En af hovedkomponenterne i et Gantt-diagram, datoerne giver projektledere mulighed for ikke kun at se, hvornår hele projektet begynder og slutter, men også hvornår hver opgave vil finde sted. Disse vises øverst i diagrammet.
- Opgaver. Store projekter består altid af et stort antal delopgaver. Et Gantt-diagram hjælper projektledere med at holde styr på alle delopgaverne i et projekt, så intet bliver glemt eller forsinket. Opgaver er listet nede i venstre side.
- Barer. Når underopgaverne er blevet listet, bruges søjler til at vise den tidsramme, inden for hvilken hver opgave skal udføres. Dette er med til at sikre, at hver delopgave bliver udført til tiden, så hele projektet vil blive afsluttet til tiden.
- Milepæle. Milepæle er de opgaver, der er medvirkende til et projekts afslutning og succes. I modsætning til de mindre detaljer, som også skal gøres, giver fuldførelsen af en milepæl en følelse af tilfredshed og fremadrettet bevægelse. På et Gantt-diagram vises milepæle som diamanter (eller nogle gange en anden form) i slutningen af en bestemt proceslinje.
- Pile. Mens nogle af dine opgaver kan udføres når som helst, skal andre udføres før eller efter en anden underopgave kan begynde eller slutte. Disse afhængigheder er angivet med små pile mellem proceslinjerne på et Gantt-diagram.
- Proceslinjer. Mens mange delopgaver kan løses ret hurtigt, vil der være masser af tidspunkter, hvor du med et øjeblik vil se præcis, hvordan dit projekt forløber. Fremskridt vises ved at skygge på proceslinjerne for at repræsentere den del af hver opgave, der allerede er udført.
- Lodret linjemarkør. En anden måde at overvåge dit projekts fremskridt på, en lodret linjemarkør angiver den aktuelle dato på diagrammet. Det hjælper dig med at administrere din tid effektivt, da du med et øjeblik kan se, hvor meget du har tilbage at gøre, og om du er på vej til at fuldføre projektet til tiden.
- Opgave-id. I dagens hurtige forretningsverden har du sandsynligvis flere opgaver i gang på samme tid. At inkludere opgave-id'et på Gantt-diagrammet hjælper alle involverede med hurtigt at identificere den opgave, du taler om.
- Ressourcer. Selvom ikke alle Gantt-diagrammer viser navnene på de personer, der vil arbejde på det, hvis dit projekt vil være det udføres af en række personer, kan opremsning af navne og de opgaver, der er tildelt dem, være utroligt nyttig. At identificere og tildele ressourcer til hver opgave hjælper dig med effektivt at administrere mennesker, værktøjer og færdigheder for at fuldføre hvert projekt til tiden.
Projektstyringsværktøjer og Gantt-diagrammer
Da Gantt-kort blev udviklet oprindeligt, blev de skrevet i hånden, hvilket gjorde det besværligt at ændre eller opdatere diagrammet. Heldigvis kan projektledere med nutidens nuværende projektstyringssoftware nemt tilføje, trække fra og ændre opgaver uden at skulle justere hele diagrammet manuelt.
Der er mange populære projektstyringsværktøjer og -software, der gør brug af Gantt-diagrammer eller opgavestrukturer. Disse kan bruges til dine forretningsmæssige, personlige og karriereudviklingsbehov.
Når du leder et projekt, skal du sikre dig, at alle de individuelle opgaver udføres rettidigt og effektivt. Et Gantt-diagram hjælper dig med at gøre netop det.
