Når du starter et nyt initiativ, er projektomfangsdokumentet en vigtig information for hele dit team. Den definerer slutproduktet, der skal leveres til kunden, hvornår det skal leveres, og til hvilken pris.
Grundlæggende definerer dette dokument grænserne for arbejdet, så hvert teammedlem og kunden alle forstår, hvad projektet indebærer. Lige så vigtigt er det, at de forstår, hvad det gør ikke medføre.
Fordelene
En erklæring om projektomfang, når den er delt med hvert medlem af teamet og projektets kunder, er en integreret del af projektledelsen. Blandt dets fordele:
- En fælles forståelse blandt alle involverede af de forventede funktioner, kvalitet og timing af projektet
- Et middel til at kommunikere med andre interessenter i projektet for at få deres støtte og involvering
- Et værktøj til at fokusere teamets indsats på det arbejde, der kræves for at imødekomme kundens behov
Desuden, hvis der foreslås ændringer, der ligger uden for grænserne for det oprindelige anvendelsesområde, bliver erklæringen grundlaget for at estimere og foreslå ændringer. Hvis ændringerne accepteres af alle interessenter, kan omfangsredegørelsen revideres.
Kom godt i gang
Projektlederen skal søge input fra teammedlemmer, kunder, den administrerende sponsor og andre nøgleinteressenter for at forstå og beskrive det nødvendige output fra projektinitiativet. Dette kaldes ofte leverancen.
Beskrivelsen af leverancen skal indeholde en omkostning eller et acceptabelt omkostningsinterval for projektet. Den definerer også de vigtigste funktioner, der skal inkluderes, og tidsrammen for levering.
Når det er aftalt af kunden, projektlederen, projektteamet og den udøvende sponsor, evt ændringer i projektredegørelsen skal ske ved hjælp af en nøje kontrolleret og dokumenteret ændring behandle.
En kaskadende virkning
Når omfangserklæringen eller dokumentet er blevet aftalt, bruger hver del af teamet det som grundlag for deres egne skøn over arbejdet, timingen og omkostningerne. Jo mere præcis og præcis omfangserklæringen er, jo mere sandsynligt er det, at arbejdsteamene vil producere nøjagtige estimater og ressourcebehov.
Udelukkelser kan være vigtige
Det er ikke ualmindeligt, at et projektomfangsdokument angiver specifikke elementer, der skal udelukkes fra leverancen. For eksempel kan en entreprenørs omfangsdokument til at bygge et hus bestemme, at miljø tilladelser skal indhentes af ejeren og er ikke entreprenørens ansvar hus.
Hvad kan gå galt?
Manglende klarhed er en almindelig kilde til projektstress og fiasko. Et vagt eller tvetydigt omfangsdokument efterlader mange spørgsmål åbne for debat og uinformerede dømmekraft. Disse kan påvirke funktionerne, kvaliteten, timingen og omkostningerne ved projektet.
En anden faldgrube at undgå er kendt som "scope creep". Hvis omfangsangivelsen er vag, fristes kunden til at stille krav, der ligger uden for hensigten eller grænserne for de oprindelige planer.
Justering af omfanget
Mens hyppige ændringer i omfanget vil forsinke færdiggørelsen af projektet og kan tilføje betydelige omkostninger, er de nogle gange nødvendige og rimelige. Projektledere er afhængige af en "change management"-proces, der identificerer den ønskede ændring, reviderer alle tilsvarende tids-, omkostninger- og arbejdsbyrdeestimater, og revurderer projektet for nye risici givet lave om.
Projektlederen og den administrerende sponsor træffer normalt først den endelige beslutning om at ændre omfanget, når situationen er fuldt analyseret. Ændringer dokumenteres i en beslutningslog og kommunikeres derefter til det større projektteam.
