Køb til betaling-processen, også kendt som P2P-processen, forbinder indkøbet og hele forsyningskæden processer inden for en virksomhed gennem varemodtagelsesprocessen og til sidst til betalingen udstedt til sælger.
I de seneste år har virksomheder omhyggeligt set på deres køb for at betale processer til:
- Reducer den samlede forsyningskæde og lageromkostninger
- Frigør nødvendige kontanter
- Forbedre den operationelle ydeevne
- Træf forbedrede økonomiske beslutninger
Ud over at reducere den samlede forsyningskæde og lageromkostninger kan en forbedring af køb til betaling-processen tilføje en synlighed, der tillader ledelsen mulighed for at få bedre kommunikation med sælgeren om, hvor varerne er i leveringsprocessen, og betaling til sælger.
Elementer i køb til betaling-processen
Der er mange elementer i P2P-processen, som hver især er vigtige i den overordnede proces. Processen begynder med indkøb af varer og slutter med betalingen til den valgte leverandør.
Indkøb
P2P-processen begynder med, at indkøbsafdelingen bliver bedt af forskning og udvikling eller produktionsafdelingen om at finde en leverandør til en speciel vare eller service. R&D-afdelingen kan have udarbejdet en specifikation, som sælgeren skal udføre.
I nogle tilfælde kan varen være standard lagervare, der er nødvendig for produktionsprocessen, og det kan kun kræve, at indkøbsafdelingen finder den bedste kvalitetsvare til den bedste pris. Afhængigt af den krævede vare eller service kan indkøbsafdelingen udstede en anmodning om tilbud (RFQ) eller kan vælge passende leverandører baseret på tidligere relationer.
Kontrakter
Når indkøb afdelingen har valgt en eller flere passende leverandører, vil der være en kontraktproces, hvor leverandører og indkøbsafdelingen forhandler en kontrakt baseret på pris, betalingsbetingelser og leveringsplaner.
Indkøb
Efter at kontrakterne er underskrevet mellem virksomheden og leverandøren, kan indkøbsordrer rejses og sendes til leverandøren. For at forbedre leveringstiden for varerne kan virksomheden sende indkøbsordren elektronisk frem for at sende eller faxe.
Ved at sende en elektronisk indkøbsordre kan oplysningerne indtastes direkte i sælgers computersystem. For at sikre, at der er synlighed, bør leverandøren give virksomheden statusoplysninger såsom opdaterede leveringsdatoer og dokumenter såsom avanceret forsendelsesmeddelelse (ASN).
Varemodtagelse
Efter forsendelsen af varerne fra leverandøren, er det næste trin, at disse varer ankommer til kunde. Varerne vil blive kontrolleret for at sikre, at mængden er den samme som indkøbsordren, samt kontrollere varerne for skader og kvalitet.
Hvis der er et problem med de varer, der modtages, vil kunden informere leverandøren, så enten varen kan returneres eller arrangeres en rabat.
Fakturering
Sælgeren kan til enhver tid fakturere kunden efter varerne er afsendt. Ved at anvende en elektronisk faktureringsløsning kan P2P-processen effektiviseres, så oplysningerne indtastes i kundens kreditorsystem.
Når varerne er modtaget, matchet mod faktura og indkøbsordre, kan fakturabehandlingen påbegyndes.
Fakturabehandling
I P2P-processen bør behandlingen af fakturaer foretages således, at eventuelle rabatter fra leverandøren opnås. I den forhandlede kontrakt kan sælgeren tilbyde rabatter for betaling, som foretages af kunden, før betalingen forfalder.
For eksempel sælger kan tilbyde fem procent rabat for betalinger foretaget mindre end ti dage efter modtagelsen af varerne.
Analytics
Som en del af P2P-processen bør en virksomhed have fuldstændig levedygtighed over for sine indkøbsudgifter. Konstant overvågning af forbruget vil identificere områder, der kan give anledning til bekymring, såsom sælgere, der øger priserne eller useriøse udgifter.
En P2P-proces, der inkorporerer bedste praksis, kan spare virksomheder penge. Det bør indeholde begrænsninger for, hvad der kan købes uden for standard P2P-processen.
Ved at tillade køb, der ikke er standard, stiger antallet af unødvendige omkostninger, og overvågning af disse indkøb kan spilde ressourcer, der kunne spares, hvis den korrekte P2P-proces blev brugt.
