Brug af regnskabssoftware sparer timevis i forhold til at håndtere bøgerne manuelt eller bruge et regneark. Regnskabssoftware reducerer eller eliminerer overflødig dataindtastning, f.eks. indtastning af kundens adresse på tilbuddet og derefter tilføjelse af arbejdsordren og fakturaen. Det er en blomstrende industri, hvor en undersøgelse forudsiger, at det globale marked for regnskabssoftware vil nå op på 11,8 milliarder dollars i 2026.
Hvis du er eneejer med beskeden indkomst, har du muligvis ikke brug for regnskabssoftware, men ejere af små virksomheder, der fører inventar og jonglerer med et stort antal kunder og medarbejdere vil spare tid og have mere nøjagtige optegnelser, hvis de bruger regnskab software.
Her er et par tips til, hvordan du vælger den rigtige regnskabssoftware til din virksomhed.
Se efter visse funktioner
Indsnævre valg af regnskabssoftware ved at lave en liste over regnskabsfunktioner for små virksomheder, du har brug for for at drive din virksomhed. Rådfør dig med dit team først for at sikre, at du dækker alt, hvad din virksomhed har brug for, fordi du måske opdager, at der er funktioner, du har brug for, som du ikke havde tænkt på før. Og når du først har valgt og implementeret softwaren, kan det være dyrt at indsætte dit team på en anden softwareløsning, efter at du har fundet ud af, at den tidligere løsning ikke havde de nødvendige værktøjer.
De fleste af regnskabsfunktionerne for små virksomheder omfatter:
- Lagerstyring
- Salgssporing
- Håndtering af kundekontakter
- Support til sælgerkonto
- Budgettering
- Skøn
- Lønningsliste
- Erhvervsskat rapportering
Noget regnskabssoftware er designet specifikt til industrier som byggeri, fremstilling og engrosdistributører. Hvis din lille virksomhed er i en branche med specifikke regnskabskrav, kan der være regnskabssoftware med funktioner, der opfylder disse krav. Glem ikke at spørge andre i din branche om meninger om deres regnskabssoftware for at hjælpe med at guide dit valg.
Afgør, om det passer til din virksomhed
Nu hvor du har indsnævret dine valg af regnskabssoftware, så stil nogle spørgsmål, mens du køber regnskabssoftware til små virksomheder for at afgøre, om det passer til din virksomhed.
Vil softwaren vokse med dig?
Find ud af, om softwaren har moduler, du kan tilføje senere, hvis det er nødvendigt. Et eksempel på et almindeligt modul, du kan tilføje senere, er lønregnskab.
Hvis moduler ikke kan tilføjes, opgraderer softwaren så nemt til en mere egnet version af den samme regnskabssoftware? Eller eksporterer softwaren til et dataformat som f.eks. CSV, så du kan uploade det, hvis du senere skifter til en anden regnskabssoftwaretitel?
Understøtter din bank det?
At kunne downloade transaktioner fra din bank sparer en masse tid, så find først ud af, om din bank vil understøtte softwaren.
Skal det være online eller installeret?
Online regnskabssoftware er webbaseret software, der kører sikkert gennem en internetbrowser. Online regnskabssoftware er især praktisk til at få adgang til regnskabsdata og poster fra flere computere.
Kan adgang begrænses for nogle brugere?
Hvis mere end én person bruger regnskabssoftwaren, har en person muligvis brug for fuld adgang til alle funktioner, men andre har muligvis kun brug for adgang til dataindtastningsområder og ikke rapporter.
Kommer regnskabssoftwaren med en gratis prøveversion?
Det er altid bedst, hvis du kan prøve softwaren, før du køber den. For at se, hvor nyttig softwaredokumentationen er, skal du downloade den gratis prøveversion og prøve den i et par dage for at se, om den passer.
Faktor i supportomkostninger
Husk at regne supportomkostninger ind i dit regnskabssoftwarebudget. Nogle regnskabssoftware giver gebyrbaseret support via e-mail eller telefon fra det øjeblik, du begynder at bruge softwaren. Det er dog almindeligt, at udgifterne til regnskabssoftware til små virksomheder giver support uden omkostninger for et sæt periode, så du kan stille spørgsmål, når du begynder at bruge softwaren, uden at det pådrager dig yderligere udgifter. Efter denne periode betaler du for support årligt, kvartalsvis eller efter brug.
Regnskabssoftwaren kan have et gratis online brugerforum, hvor du også kan stille spørgsmål. Dette kan være et godt alternativ til gebyr-baseret support, når dit spørgsmål handler om noget simpelt, såsom hvordan man bruger en funktion.
Betal ikke for unødvendige funktioner
En mindre, mindre kompleks virksomhed har brug for færre funktioner end en større virksomhed. Uanset hvor uimodståelige ekstra "fløjter og klokker" virker, modstå fristelsen til at købe mere regnskabssoftware, end du har brug for.
Generelt betaler du mere for yderligere funktioner i regnskabssoftware. Hvis din virksomhed vokser nok til at have brug for mere robuste økonomiske funktioner, er omkostningerne berettigede, men indtil da bør du holde dig til det grundlæggende. For mindre virksomheder er der nu nok muligheder for regnskabssoftware til rådighed, at overkøb er unødvendigt.
Rådfør dig med din revisor
Regnskabssoftware erstatter ikke en revisor for at sikre, at din virksomhed overholder lovlige og accepterede regnskabs- og skattepraksis. Men når du bruger regnskabssoftware, skal din revisor ikke bruge tid på at udføre bestemte opgaver, hvilket sparer penge for en lille virksomhed.
Enhver god regnskabssoftware vil have de rapporter, du skal give til din revisor på måneds-, kvartals- og årsbasis. Spørg din revisor, hvilke rapporter der er nødvendige, og vær sikker på, at du kan generere dem med den regnskabssoftware, du overvejer.
