Sådan foretages lønfradrag i Canada

Når du først har ansat folk til at arbejde for dig, er et af dine ansvar som arbejdsgiver at betale dem ordentligt. I Canada betyder det, at man overholder kravene fra Canada Revenue Agency (CRA) og foretager og indbetaler de korrekte lønfradrag. Denne artikel vil guide dig gennem processen med, hvordan du laver løn i Canada.

Sådan laver du løn i Canada

For canadiske arbejdsgivere er der fem trin til at køre løn:

1. Åbning og drift af en lønkonto hos CRA.
2. Indsamling af nødvendige oplysninger fra medarbejdere, såsom deres socialforsikringsnummer (SIN) og en udfyldt føderal og provinsiel TD1-formular.
3. At foretage de passende canadiske lønfradrag fra medarbejdernes løn hver lønperiode.
4. Overførsel af disse lønfradrag sammen med arbejdsgiverens andel af Canada Pension Plan (CPP) bidrag og Employment Insurance (EI) præmier til CRA efter behov.
5. Indberetning af hver medarbejders indkomst og fradrag på den relevante T4- eller T4A-seddel og indgivelse af en informationsangivelse senest den sidste dag i februar i det følgende kalenderår.

Lad os se nærmere på hvert af disse trin.

1. Åbn en lønkonto

Du skal bruge en CRA-lønfradragsprogramkonto for at overføre dine lønfradrag til CRA.

Hvis du allerede har et virksomhedsnummer (BN) og tidligere har registreret dig for andre CRA-programkonti (såsom GST/HST), vil du blot tilføje en lønfradragskonto til dit eksisterende program regnskaber.

Hvis du ikke allerede har et BN, skal du først anskaffe dig et, hvilket du kan gøre på en af ​​flere måder:

• Tilmeld dig online ved hjælp af Virksomhedsregistrering online (BRO) service.
• Kontakt CRA på telefon på 1-800-959-5525.
• Mail eller fax Formular RC1, anmodning om et virksomhedsnummer til dit nærmeste skattekontor (TSO) eller skattecenter (TC).

Når du har et BN, kan du tilmelde dig programkonti gennem BRO-tjenesten, inklusive løntræk.

2. Indsaml nødvendige oplysninger fra medarbejdere

Som en del af ansættelsesprocessen, skulle du have undersøgt hver ny medarbejders SIN-kort og noteret medarbejderens navn og SIN nøjagtigt som de står på kortet. Husk at holde øje med socialforsikringsnumre, der starter med tallet "9". Dette nummer signalerer en person, der ikke er canadisk statsborger eller permanent bosiddende og er kun autoriseret til at arbejde indtil den udløbsdato, der er angivet på det dokument, der er udstedt til dem af Immigration, Refugees and Citizenship Canada.

Du bør også allerede have fået den nye medarbejder til at udfylde den relevante føderale og provinsielle formular TD1, som bestemmer, hvor meget skat der skal trækkes fra en persons arbejdsindkomst.

3. Foretag de passende lønfradrag

Før du foretager fradrag, skal du sikre dig, at du har tilføjet evt skattepligtige fordele til dine medarbejderes løn. Giver du en medarbejder kost og logi, brug af firmabil, parkering eller et lavforrentet lån? Alt, hvad du giver en medarbejder ud over deres kontante løn, kan betragtes som en skattepligtig fordel.

Og hvis en medarbejders løn involverer skattepligtige fordele, skal disse lægges til deres indkomst hver lønperiode, før du foretager lønfradrag. Den samlede indkomst bestemmer det samlede beløb, der er underlagt CPP-bidrag, EI-præmier og indkomstskattefradrag.

CRA'erne Vejledning T4130 giver detaljer om, hvordan man beregner værdien af ​​disse ydelser, og hvilke skattepligtige ydelser der er underlagt GST/HST.

Når du har taget højde for alle skattepligtige lønninger og fordele, er du klar til at foretage dine canadiske lønfradrag. Generelt skal arbejdsgivere foretage følgende tre statslige programfradrag fra medarbejdernes løn:

1. Indkomstskat: Brug de provinsielle eller territoriale tabeller for den provins eller det område, hvor medarbejderen melder sig på arbejde. Den nemmeste måde at gøre dette på er at bruge CRA'erne online lommeregner, som også vil beregne alle de andre lønfradrag, du skal foretage. Du kan også finde alle de lønfradragstabeller, du har brug for, på CRA'erne lønside.
2. Canadas pensionsordning bidrag: Generelt skal du fratrække CPP-bidrag, hvis en medarbejder er mellem 18 og 69 år, i pensionsgivende beskæftigelse, ikke handicappet og ikke i øjeblikket modtager en CPP eller QPP (Quebec Pension Plan) pension. Bidragssatser, maksimumsbeløb, undtagelser og andre nyttige oplysninger er på kreditvurderingsbureauerne Canada Pension Plan side. Quebec arbejdsgivere bør besøge Revenu Quebec.
3. Arbejdsforsikringspræmier: Normalt trækker du EI-præmier fra medarbejdernes løn på hver dollar af forsikringsbar indtjening op til det årlige maksimum. Arbejdsgiverens EI-bidrag er 1,4 gange den tilbageholdte EI-præmie for hver medarbejder (men du kan være berettiget til en reduceret sats, hvis du tilbyder dine medarbejdere en kortsigtet handicapordning). I modsætning til CPP er der ingen aldersgrænse for fradrag af EI-præmier. Når dine medarbejders EI-fradrag når det årlige maksimale beløb, stopper du med at trække dem.

Se CRA'erne diagram over EI-præmiesatser og maksimum at fastsætte EI-fradragene for et givet år. Bemærk, at der er et separat diagram for Quebec, som har en anden prisstruktur.

Som med andre lønfradrag kan du bruge CRA'erne online lommeregner for at bestemme størrelsen af ​​den ansættelsesforsikring, du skal trække fra for enhver lønperiode. Bemærk, at nogle ydelser og betalinger, du giver til medarbejdere, ikke er omfattet af ansættelsesforsikring.

Som canadisk arbejdsgiver kan der også være særlige situationer, der påvirker dine EI-fradrag. Se CRA'erne Arbejdsforsikring side for information om emner som beskæftigelse uden for Canada, særlige betalinger og ansættelse af et familiemedlem.

4. Remittering fradrag til CRA

Du kan enten indbetale elektronisk eller bruge papiroverførselsbilag og modtage kontoudtog pr. post. Hvis du betaler elektronisk, kan du se dine kontoudtog og transaktioner via din online Min virksomhedskonto.

Nye arbejdsgivere er klassificeret som almindelige afsendere, hvilket betyder, at du skal eftergive dine fradrag, så CRA modtager dem på eller før den 15. dag i måneden efter den måned, du foretog fradragene. Senere, når du har etableret en overførselshistorik, kan du blive omklassificeret som en kvartalsvis eller fremskyndet afsender og skal udfylde mindre papirarbejde.

For mere information om remittering, herunder hvordan man retter lønudbetalingsfejl, se CRA'erne side om eftergivelse af løntræk.

5. Gennemfør alle T4-sedler og informationsretur

Endelig skal du som arbejdsgiver hvert år udfylde en T4-seddel for hver medarbejder og udfylde T4-oversigtsformularen. Du skal indsende T4-informationsangivelsen og give T4-sedlerne til medarbejderne senest den sidste dag i februar efter det kalenderår, som informationstilbagemeldingen gælder for.

T4-sedler kan udfyldes elektronisk ved hjælp af CRA's T4-webformularapplikation (som lader dig indsende op til 100 originale, yderligere, annullerede eller ændrede T4-sedler) eller udfyldes i en online PDF. For mere information om T4-sedler, se CRA'erne T4 - Information til arbejdsgivere side.

Du kan også arkivere T4 Resumé formular elektronisk eller i papirform, i hvilket tilfælde du skal sende det originale resumé og tilhørende T4-sedler til Jonquières skattecenter. Se det forrige link for mere information.

Flere oplysninger om at køre løn i Canada

Alle dine virksomhedsregistre, inklusive dine optegnelser vedrørende løn, skal opbevares hos dig virksomhed eller på din bopæl i Canada, medmindre CRA har givet dig tilladelse til at beholde dem andre steder. Bemærk også, at virksomhedsregistre og understøttende dokumenter, der er nødvendige for at bestemme dine skatteforpligtelser, skal opbevares i en periode på seks år.