Event management indebærer at føre tilsyn med al logistik op til og under et arrangement, uanset om det er en konference, et bryllup eller en organiseret sammenkomst. Eventmanagere udfører eventplanerne ved at administrere personale, økonomi, leverandørforhold og mere.
I eventplanlægningsfaget er stillingsbetegnelserne lige så forskellige og talrige som de tilbudte tjenester, og det kan ofte være svært at skelne fra hinanden. Det kan være udfordrende, når du skal udarbejde en eventplanlægningsportefølje, søge arbejde eller arbejde med en klient, der ikke har den korrekte forståelse af din jobfunktion og dit ansvar. Lær mere om, hvad event management indebærer, og om det er det rigtige for dig.
Hvad er Event Management?
Event management omfatter en række funktioner til afvikling af store begivenheder, som kan omfatte konferencer, konventioner, koncerter, messer, festivalerog ceremonier. Det involverer håndtering af arrangementets overordnede logistik, samarbejde med personalet og projektledelse af arrangementet som helhed.
Yderligere opgaver kan omfatte administration af budgettet og de teams af personer, der er ansvarlige for hver funktion, samt at føre tilsyn med udførelsen af begivenheden. Event managers fører også tilsyn med tjenesterne fra alle eksterne leverandører og fagfolk, herunder eventplanlæggere.
Hvordan Event Management fungerer
Specifikke ansvarsområder for en event manager kan omfatte:
- Valg og reservation af lokaler
- Koordinerende eksterne leverandører
- Engagerende højttalere eller underholdning
- Tilrettelæggelse af transport og parkering
- Indhentning af nødvendige tilladelser og passende forsikring
- Overholdelse af sundheds- og sikkerhedsstandarder
- Udarbejdelse af nødberedskabsplaner
- Krise- og situationshåndtering ved arrangementet
- Udarbejdelse af en sikkerhedsplan
- Overvågning af begivenheden
Denne liste er på ingen måde udtømmende. Afhængigt af omfanget af arrangementet og de andre ansatte fagfolk, kan jobansvaret variere. I det væsentlige er event manageren ansvarlig for at koordinere al logistik, der er nødvendig for en begivenhed.
Rollen af Event Management Services
Event management firmaer hyres ofte til at planlægge og udføre store virksomhedsmøder og særlige begivenheder. Mens bryllupper og koncerter er almindelige begivenheder for en professionel event management, er sportsbegivenheder, genforeninger og store fester også lejligheder, der kan drage fordel af event management.
Statslige enheder, nonprofitorganisationer, foreninger og virksomheder bruger alle begivenhedsadministrationsfirmaer til at koordinere vigtige begivenheder og møder. Event management-funktionen kan ofte findes inden for en virksomheds marketing- eller PR-afdeling eller som en del af deres særlige begivenhedsbemanding.
Færdigheder til at få succes
Som med de fleste begivenhedsplanlægningsfunktioner kræver event management fremragende organisatoriske færdigheder for at lykkes. Evnen til at multitaske og jonglere med mange bevægelige dele er afgørende, og sammen med den førsteklasses organisation kommer behovet for effektive tidsstyringsevner.
At kunne prioritere og forblive på opgaven er det, der fører til et vellykket arrangement. Event management kræver, at man ser visionen for begivenheden frem til eksekvering, hvilket kræver vedholdenhed, kreativitet og fleksibilitet.
Fordi projektledelse er et nøgleelement og involverer styring af ikke kun funktioner, men teams af mennesker, er interpersonelle færdigheder også vigtige. Interaktion med individer på alle niveauer i en organisation er en del af jobbet, så at være behagelig, personlig og en stærk kommunikator vil gå langt i at udvikle disse relationer.
Event Management vs. Event Planlægning
Selvom det er meget nært beslægtet, event management og event planlægning tjene to forskellige funktioner. I enkle vendinger skaber begivenhedsplanlæggere visionen og mange af de foreløbige planer for en begivenhed, mens ledere udfører detaljerne før og under den.
Når det er sagt, kan begivenhedsledere også planlægge aspekter af begivenheder, og begivenhedsplanlæggere kan administrere visse komponenter i begivenhedsplanlægningsprocessen. De to arbejder side om side, og deres ansvar kan overlappe hinanden. Mange enkeltpersoner kan opfylde begge roller, især hvis de driver deres egen virksomhed eller arbejder i et lille eventplanlægningsfirma. Alligevel er den træning og de nødvendige færdigheder til hver stilling noget adskilt.
Her er et par eksempler på nogle af de vigtigste forskelle:
| Event Managers | Event planlæggere |
|---|---|
| Foretage placeringsreservationer | Valg af begivenhedstema og koncept |
| Koordinering med leverandører | Valg af mødested |
| Ansættelse og ledelse af personale | Menu planlægning |
| Ledelse på stedet under arrangementet | Arrangering af underholdning eller gæstetalere |
Nøgle takeaways
- Event management er overvågning af mange administrative detaljer til begivenheder såsom konferencer, festivaler eller bryllupper.
- En eventmanager arbejder sammen med personale og leverandører for at sikre, at arrangementet bliver udført efter planen.
- Mens eventplanlæggere har en tendens til at arbejde på det overordnede eventkoncept, beskæftiger eventmanagere sig med detaljerne i dets udførelse.
- Eventansvarlige skal blandt andet være organiserede, dygtige til mennesker og fleksible.
