Hvilket niveau af HR-medarbejder eller leder forventes at gennemgå og underskrive et tilbudsbrev udarbejdet af en HR-assistent? Hvor mange måneder skal denne gennemgangsproces fortsætte, hvis HR-assistenten er ny medarbejder, spurgte en læser? Hvad med, hvis HR-assistenten er en erfaren medarbejder?
Skal det ved underskrivelsen være HR-assistenten, der udarbejder tilbudsbrevet, eller den overordnede medarbejder eller leder, der gennemgår tilbudsskrivelsen (hvis en gennemgang forventes at finde sted?)
HR-svar på, hvem der skal gennemgå og underskrive et tilbudsbrev til en jobkandidat
Svarene på disse to spørgsmål er strengt taget meninger, da der ikke er nogen juridiske spørgsmål involveret i svarene. Engang arbejdede som midlertidig HR-direktør for en lille produktionsvirksomhed, mellem den tidligere HR-person afgang og en ny direktør tiltrådte, sendte HR-assistenten et tilbudsbrev ud med forkert løn tilbud.
Denne fejl var umiddelbart genkendelig, da brevet blev trukket fra bunken af dokumenter, der ventede på endelig gennemgang. Den løn, der blev tilbudt kandidaten, var alt for lav til jobbet.
Tal om et øjeblikkeligt læringspunkt.
I nogle organisationer underskriver HR-chefen, direktøren eller vicedirektøren - aldrig en HR-assistent - jobtilbudsbrevene, der går til kandidater, dette er dårlig praksis i den private sektor. Det er ikke HR-personen, der giver tilbuddet. HR-personen rådfører sig med den ansættelsesansvarlige, som skal træffe den endelige beslutning om en kandidat og underskrive jobtilbudsbrevet.
Tilbudsbrevet er lederens forpligtelse over for den nye medarbejder. Ved at give tilbuddet bekræfter han eller hun sit engagement i den nye medarbejders succes. Velkommen til en ny medarbejder er en del af hele rekrutterings-, udvælgelses- og ansættelsesprocessen. De er alle komponenter i onboarding proces.
Jobtilbuddet er endnu en del af at byde den nye medarbejder velkommen i din organisation og få den nye medarbejder til at føle sig ønsket. Det sender et mere kraftfuldt budskab, når det kommer fra den kommende medarbejders nye chef. Det vægter mere og bliver mere værdsat, når jobtilbudsbrevet kommer fra den nye persons leder. Det er begyndelsen på en langsigtet obligation.
Undtagelser fra anbefalet praksis ved gennemgang og underskrift af et jobtilbud
I den offentlige sektor, i Fortune 500-virksomheder og på fagforeningsrepræsenterede arbejdspladser kan denne praksis være anderledes. Når en organisation er stor, og medarbejderne er spredt over mange lokationer, giver det logistisk set tid og forvirring til processen med at lave jobtilbud.
Større organisationer har den ekstra udfordring med konsistens på tværs af flere lokationer, så meget af systematiseringen af ansættelsespraksis ligger hos HR. For at gøre kandidatudvælgelsen juridisk forsvarlig, kræver rekruttering og ansættelsespraksis konsistens på tværs af alle lokationer.
På en tillidsrepræsenteret arbejdsplads, især i den offentlige sektor, har lederen måske ikke det sidste ord om, hvem der får jobbet. Det kan være kontraktligt bestemt af faktorer som anciennitet og uddannelse. I disse tilfælde giver det også mening, at papirarbejdet kommer fra HR-personalet. De er ansvarlige for at sikre, at arbejdsforhold og praksis overholder kontrakten.
I alle disse tilfælde bør HR bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevets format og proces for at sikre, at de er korrekte, lovlige og arbejdsgiverbeskyttende. Medmindre tilbudsbrevet afviger fra standardformatet, er der dog normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt brev.
Skal en HR-chef eller direktør gennemgå alle jobtilbudsbreve?
Nogen dokument fra en leder eller HR-leder der forpligter virksomheden juridisk eller økonomisk skal gennemgås af en HR-chef eller direktør eller derover. Her er hvorfor.
- Et tilbudsbrev og mange andre dokumenter, der sendes af HR-medarbejdere, forpligter virksomheden juridisk. Sikker på, når en fejl på $10.000 er fundet, kan du trække tilbuddet tilbage og forklare, at det var en tastefejl udført af en uerfaren medarbejder. Men hvorfor åbne virksomheden op for en situation, hvor et ændret løntilbud skal forlænges? An ulykkelig ny medarbejder kan stadig tage jobbet, eller du kan miste en perfekt egnet kandidat, som er deflateret og såret på grund af en fejl. Derudover kan det åbne din virksomhed op for potentielle retslige skridt.
- At honorere det forkerte jobtilbud, ved at bruge det samme eksempel, er lige så utiltalende. Før virksomheden udvidede tilbuddet, undersøgte en i HR markedet, gennemgik, hvad andre medarbejdere i lignende job laver, og afsluttede med et passende jobtilbud. Så konsekvenserne rækker yderligere, hvis andre medarbejdere lærer om lønforskellen.
- Uanset erfaringsniveauet for en HR-assistent, der på et HR-kontor skal forberede tilbuddet til afsendelse, et andet par af øjne, der gennemgår alt, hvad der potentielt kan forpligte virksomheden økonomisk eller åbne døren for en retssag, er smart. Organisationer forventer mere årvågenhed og tilsyn fra medarbejdere, der er tituleret leder eller direktør.
- EN manglende kommunikation kunne resultere i forkerte ansættelsesvilkår, som ikke var forhandlet eller lovet en kandidat. For eksempel kan HR-assistenten vide, at jobbet ville betale $40.000 men i gang med at forhandle, kandidaten blev tilbudt mere plus en underskriftsbonus, og i hverdagens travlhed undlod lederen at fortælle det til HR-assistenten. Når en jobkandidat modtager et forkert tilbud, er han eller hun det revurdere din virksomheds integritet. Du skaber en barriere for accept, som var unødvendig, da kandidaten bekymrer sig om, hvordan han skal håndtere situationen.
- Dokumenter, der går til personer, du forsøger at rekruttere til dit firma, skal være fejlfri. De signalerer en besked til den potentielle medarbejder om kulturen i din virksomhed. Selv en tastefejl kan give en kandidat en pause. En kopi af dokumentet vil også leve i dine firmafiler i årevis. Så i de fleste tilfælde er det andet par øjne, der gennemgår dokumentet, en smart praksis.
Gennemgangen og tilsynet med dokumenter, der forpligter virksomheden økonomisk eller potentielt, juridisk, er ikke en kritik af en HR-assistents viden, erfaring eller omhu. Det er en smart forretningspraksis af alle disse grunde.
Bemærkning om jobtilbud: HR bør bede deres advokat om at gennemgå tilbudsbrevets format og proces for at sikre, at de er korrekte, lovlige og giver arbejdsgiveren juridisk beskyttelse. Medmindre tilbudsbrevet afviger fra standardformatet, er der dog normalt ikke behov for at bede en advokat om at gennemgå hvert enkelt tilbudsbrev.
Læs mere: Menneskelige ressourcer, ledelse og arbejdsrelaterede spørgsmål og svar
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke garanteres for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum og ansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand, eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.
