Forberedelse af dit kontor, før du lukker til ferien kræver omhyggelig forberedelse. Korrekt besked vil sikre, at dine kunder, leverandører og medarbejdere kan planlægge omkring nedlukningen, og det betyder, at du ikke skal håndtere en masse vrede klager før og efter pausen. Det burde give en ubekymret ferie og et velfortjent hvil.
Her er en simpel tjekliste med trin, fra indstilling af meddelelser, der er gået til ferien, til nulstilling af termostater, der vil gøre din ferieafslutning glat og rentabel.
Underret medarbejdere, kunder og leverandører
Sørg for at underrette interessenter i din virksomhed mindst to til fire uger før tid. Medarbejdere kan blive underrettet og påmindet gennem in-office kalendersystemer, e-mail notifikationer, skilte og opslag rundt på kontoret og indstik i deres lønsedler. Og glem ikke disse opfølgende påmindelser; ikke alle beskeder kommer igennem første gang.
Du kan give kunder besked via dit websted og den automatiske ledsagerbesked på dit telefonsystem.
Underret leverandører (især dem med tilbagevendende leveringsplaner) via e-mail, telefon eller almindelig post.
Underret sikkerhedspersonale eller -tjenester
Giv dit sikkerhedspersonale eller sikkerhedstjeneste besked om dine kommende lukkedatoer. Sørg for, at dine sikkerhedsudbydere har en opdateret nødkontaktliste, der indeholder kontaktoplysningerne, herunder telefonnumre, til dig og dine nøglemedarbejdere. De bør vide, hvem de skal kontakte i tilfælde af et sikkerhedsproblem, selv når kontoret er lukket, og hvem der har tilladelse til at være i bygningen under nedlukningen.
Skift automatisk ledsagerhilsen
En uge eller to før lukningen optages en automatiseret ledsagerhilsen på dit telefonsystem, der forklarer, at kontoret vil være lukket i en længere periode. Inkluder datoen for, hvornår du lukker, og hvornår du forventer at genåbne. Lige før du rejser, skal du optage en anden automatisk hilsen, der understreger, hvornår du vender tilbage, og, når det er relevant, til hvem, der ringer til, hvis du ikke er til stede.
Hvis du leverer nødtjenester, såsom opvarmning og køling, VVS eller anden væsentlig kundeservice, sørg for at fortælle dine opkaldere, hvordan du får fat i din telefonsvarertjeneste eller din mobiltelefon i tilfælde af en nødsituation.
Giv besked til din telefonsvarertjeneste
Giv din telefonsvarer besked om datoerne for, at kontoret vil være lukket, og opdater din kontaktliste med telefonnumre på medarbejdere, der vil være på vagt. Sørg for, at de ved, hvem de skal kontakte i specifikke situationer; du ønsker ikke at have topledere advaret i tilfælde af et leveringsproblem, for eksempel.
Skift Voicemail-hilsener
Hvis dit telefonsystem tillader medarbejdere at modtage eksterne opkald ved deres skriveborde, instruer dem i at optage et "lukket til ferien" besked eller "ude af kontoret" voicemail-hilsen, der giver opkaldende vigtige detaljer om lukning. Medarbejdere bør fortælle dem, der ringer, hvornår de vender tilbage til kontoret, og hvad de skal gøre, hvis de har brug for øjeblikkelig assistance, mens kontoret er lukket. I de fleste tilfælde ønsker du ikke, at medarbejdere udleverer personlige kontaktoplysninger.
Reducer termostater, sluk for kontorudstyr
Spar energi og penge ved at indstille eller omprogrammere dine kontortermostater under nedlukningen. Du vil blive overrasket over de omkostningsbesparelser, du kan opnå, og det kan være godt PR-mulighed; vise, at din virksomhed er forpligtet til at bevare ressourcerne.
Du kan også spare energi og penge ved at slukke for alt ikke-nødvendigt kontorudstyr, herunder bordlamper, kopimaskiner, printere og computere.
Backup-servere
Hvis du har computere og servere, skal du sørge for, at sikkerhedskopieringscyklussen kører korrekt før og efter nedlukningen. Reducer din eksponering for en katastrofe ved at planlægge din offsite backup til en tidlig afhentning. IT er et område, hvor du gerne vil have klare instruktioner til, hvem du skal kontakte i tilfælde af et problem, så sørg for, at din telefonsvarer er korrekt informeret.
Sluk IKKE
Der er noget kontorudstyr, du ikke bør lukke af, herunder:
- Faxmaskiner
- Telefonsystem
- Servere og backup systemer
- Køleanlæg
- Sikkerhedssystemer
