En af de nemmeste måder for din virksomhed at modtage gratis medieeksponering - ofte kendt som "optjente medier" - er gennem mediebegivenheder. Uanset om du går sammen med flere sponsorer for at hjælpe de mindre heldige eller holder en pressekonference for at annoncere en produktudgivelse, er der visse trin, du skal følge for at organisere et vellykket medie begivenhed.
Start med en pressemeddelelse
Sender din pressemeddelelse hjælper medierne med at afgøre, om din historie er værdig nok til dækning. Det er derfor, det hjælper med at holde din pressemeddelelse enkel og aldrig bruge nogen hype. Stationer og aviser leder efter nyheder; de leder ikke efter et salgsspil.
Du har et vindue til at udsende din pressemeddelelse. Du vil ikke sende det for tidligt, og så bliver det glemt eller begravet, og du vil ikke sende det ude for sent, når andre historier måske allerede er blevet tildelt, og de simpelthen ikke kan passe til dit arrangement i. Generelt er der to til tre dage før dit arrangement, at der er tilstrækkelig forhåndsvarsel til at give pressen tid til at planlægge journalister.
Du vil også være sikker på, at du inkluderer anvisninger og eventuelle særlige instruktioner i din pressemeddelelse. Hvis din virksomheds hovedkvarter er på ét sted, men dit arrangement er på dit anlæg 30 miles væk, skal du gøre dette klart i din udgivelse.
Se telefonopkaldene
Når du har sendt din pressemeddelelse, kan du ringe til redaktørerne på aviserne eller producenterne på tv-stationerne for at bekræfte, at de modtager den. Det er alt, du skal spørge om.
Det vil ofte åbne op for samtalen for dem at fortælle dig, om de tror, de vil være i stand til at komme eller ej. Men selvom det ikke gør, vil du ikke spørge, om de kommer. De vil være der, hvis de kan, men vil ikke give nogen løfter.
husk, seneste nyt eller tunge nyhedsdage kan forhindre dem i at komme i sidste øjeblik. Du ønsker ikke at plage dem for at se, om de kommer, heller ikke på dagen for begivenheden, når du står der og venter på, at journalister dukker op.
Du vil også se, hvornår du foretager dit telefonopkald. Ringer ti minutter før 17:00. kan virke som slutningen på dagen for dig, men for en producer er der ti minutter til en natlig nyhedsudsendelse. De bedste tidspunkter at ringe på er generelt omkring kl. 10.00 og mellem kl. 13.00 og 14.30.
Planlæg din begivenheds tid omhyggeligt
Alle arbejder på deadlines. Aviser har fastsat tidspunkter, hvor de lægger næste dags nummer i seng. Det betyder, at hvis de kommer til dit arrangement kl. 17.00. torsdag viser dækningen muligvis først lørdag.
Tv-stationer har generelt en morgen, middag, 5:00, 6:00, 10:00 og/eller 23:00. nyhedsudsendelser i løbet af ugen, afhængig af din TV marked. Får dækning, hvis din mediebegivenhed starter kl. 16.00. kan være meget vanskelig. De vil ikke bare hoppe ind i deres nyhedsbil og køre som sindssyge for at få dit bånd i luften kl. 5.00. Der er et manuskript, der skal skrives, og et bånd, der skal redigeres.
Planlæg tidspunktet for din begivenhed, så det ikke kun er praktisk for journalisterne, men også øger dine chancer for at få mere øjeblikkelig eksponering.
Forsøg ikke og gør alt
Hvor fristende det end kan være at blive instruktør, så lad være med at fortælle reporteren, fotografer eller videografer hvilke billeder du vil have dem til at få. Du ønsker at etablere et vist forhold til dem og starte et forhold til avisen eller tv-stationen. Du vinder ingen venner ved at fortælle dem, hvordan de skal udføre deres arbejde.
Gør det nemt at komme ind (og ud)
Hvis du afholder begivenheden på din 50.000 kvadratmeter store fabrik, og det område, du tillader medier, er på bagsiden af bygningen, så giv dem så let adgang som muligt. Lad dem ikke parkere foran bygningen og slæbe deres udstyr helt bagud, hvis du kan hjælpe det. Hvis der er en måde at køre bagud, så lad medierne vide kørselsvejledningen i din pressemeddelelse og marker tydeligt vejen, når de ankommer.
Du ønsker også at overveje, hvilket område af dit anlæg der er strengt begrænset. Hvis du for eksempel ikke kan undgå en lang gåtur, vil du så virkelig have, at medierne går gennem hele din bygning med kameraer? Det betyder ikke, at de begynder at skyde, hvad de vil. Men mange virksomheder har strenge politikker om, hvor kameraer og ikke-ansatte kan gå hen af proprietære årsager.
Overvej det visuelle
Tænk nøje over dine billeder. Giv medierne så meget praktisk erfaring som muligt. At tale om et produkt i en halv time og så henvise til billedet i brochuren er noget, medierne ikke engang skal møde op til. Husk, at de sender det visuelle videre til dine potentielle kunder – deres seere eller læsere – så det er vigtigt at have dit publikum i tankerne, så du kan få den dækning, du har brug for.
Glem ikke et pressesæt
Inkluder oplysningerne om dit arrangement og del dem ud til medierne. Denne information vil hjælpe dem med at skrive historien, men hjælper dig også med at få mere kontrol over nyhederne, da du forsyner dem med den afgørende information.
Sørg for, at din mediekontakt er tilgængelig
Glem ikke at stille din mediekontakt til rådighed for spørgsmål. Hvis en reporter har yderligere spørgsmål, skal de hurtigt kunne få fat i din mediekontakt. Sørg for at inkludere mediekontaktens telefonnummer og andre kontaktoplysninger i din pressemateriale.
Brug medarbejdere med erfaring
Du behøver ikke at begrænse dit arrangements talsmænd til din egen mediekontakt. Hvis en medarbejder kan give et bedre soundbite, fordi de har haft mere erfaring med at udvikle og arbejde med et bestemt produkt, så stil dem i hvert fald til rådighed for spørgsmål.
Forbered din erklæring på forhånd
Hvis du planlægger at tale på kameraet eller med en avisreporter, så tænk over, hvad du vil sige på forhånd. Det kan hjælpe at få en ven, der ikke er bekendt med din virksomhed, til at læse dit pressesæt og stille spørgsmål, de har. Ud fra disse spørgsmål samt nogle egne brainstormer, kom med en liste med svar. Du vil ikke lyde indøvet, men du vil heller ikke lyde uforberedt eller sige "Øhm..." meget.
Du vil også overveje de forskellige typer medier. Avisen har andre behov end tv og omvendt. En avisreporter kan stille dig spørgsmål, der er meget anderledes end en TV-reporter. Hvert medie har forskellige måder at præsentere dine nyheder på, så de har brug for den type, der passer bedst til deres publikum.
Hvad hvis reporteren ikke viser?
Stationen eller avisen kan meget vel sende en fotograf eller videograf i stedet for en reporter. Det betyder ikke, at din historie ikke er vigtig for dem. De ville ikke være der, hvis de ikke havde planer om at give din historiedækning, så behandl den, der dukker op, rigtig godt.
Hvis en videograf slæber på deres udstyr, så giv dem ikke et pressesæt lige da. Tilbyd at bære det for dem, indtil de har været i stand til at få de skud, de har brug for. At behandle dem som en andenrangsborger vil komme tilbage til stationen og kan skade dine chancer for fremtidig dækning.
