En jobanalyse er en proces, der bruges til at indsamle information om pligter, ansvar, nødvendige færdigheder, resultater og arbejdsmiljø for et bestemt job. Du skal bruge så meget data som muligt for at sammensætte en job beskrivelse, som er det hyppige outputresultat af jobanalysen.
Hvis du går glip af kritisk information, kan du ende med at betale en medarbejder forkert, og dermed fremme medarbejdernes utilfredshed og mistrivsel. Eller du kan ved et uheld ansætte en medarbejder, der mangler en væsentlig færdighed, der er nødvendig for at udføre jobbet.
Jobanalysen parerer et jobs ansvar ned til de kernefunktioner, der er nødvendige for at udføre jobbet med succes. Jobanalysen er nyttig til at give et overblik over de grundlæggende krav til enhver stilling.
Yderligere resultater af en jobanalyse omfatter:
- udarbejdelse af medarbejderrekruttering og ansættelsesplaner,
- stillingsopslag og annoncer, og
- præstationsudviklingsplanlægning i dit resultatstyringssystem.
Jobanalysen er et praktisk værktøj, som du kan bruge til at udfylde enhver af disse processer for at få succes med ansættelsen.
Sådan udføres en jobanalyse
Visse aktiviteter vil hjælpe dig med at skabe en vellykket jobanalyse. Jobanalysen kan omfatte følgende aktiviteter:
1. Gennemgang af nuværende medarbejderes jobansvar.
Det er afgørende, at du spørger de faktiske medarbejdere, der udfører jobbet, hvad de gør hver dag på jobbet. Ofte har HR og ledelse (især seniorledelsen) ingen idé om, hvad der omfatter de daglige funktioner i et bestemt job. De kan måske se outputtet, men de har ingen idé om, hvilke arbejdshandlinger og -adfærd der går ind i den ansatte, der producerer det.
Hvis du bliver bedt om at angive dine nuværende ansvarsområder for jobanalyse, skal du være grundig med de oplysninger, du giver. Sig ikke bare, at du "producerer månedlige rapporter." Sig, at du "samler dataene fra seks forskellige afdelinger, kontroller dataene for nøjagtighed ved hjælp af et specialdesignet Access-værktøj som jeg skabte og vedligeholder, og etc, etc, etc.” Hvis du udelader detaljerne, kan de tro, at din rapport er genereret af en knap, som du trykker på én gang om måneden fremstille.
Sørg for, at du har beskrevet dine daglige opgaver tilstrækkeligt detaljeret, så din organisation er i stand til at ansætte en kvalificeret ny medarbejder, der har kapaciteten til at udføre arbejdet korrekt.
2. Undersøgelser på internettet og se eksempler på jobbeskrivelser online eller offline, der fremhæver lignende job.
Selvom du aldrig ønsker at kopiere en anden virksomheds jobbeskrivelse, er det nyttigt at se på flere, når du skal skrive dine egne jobbeskrivelser.
Du kan finde eksempler på jobbeskrivelser ved at søge efter "[Jobtitel] Eksempelbeskrivelse", eller du kan se jobopslag for stillinger, som virksomheder i øjeblikket ansætter. Du kan også se på LinkedIn for at se, hvordan folk beskriver deres præstationer i et job.
Du kan også se de jobbeskrivelser, der er opført på sådanne websteder som Salary.com eller Payscale.com. Al denne søgning kan hjælpe dig med at finde ud af, hvordan du skal formulere jobanalysen og hjælpe dig med at minde dig om de opgaver og ansvar, som du måske har glemt.
3. Analyse af de arbejdsopgaver, opgaver og ansvar, som den medarbejder, der udfylder stillingen, skal udføre.
Ikke alle job i en virksomhed er optimeret. Du kan finde opgaver, der er uløste eller vigtige projekter, som du bør flytte fra en afdeling til en anden. Du opdager måske opgaver, som et andet job ville løse mere vellykket og lettere.
Når du laver en jobanalyse, skal du sørge for at se på virksomhedens behov og på ethvert utildelt eller ulogisk ansvar. Arbejd derefter med ledelsen for at tilføje de rigtige opgaver til den korrekte jobanalyse.
4. Forskning og deling med andre virksomheder, der har lignende job.
Nogle gange deler virksomheder med glæde information om deres jobbeskrivelser. Der er også lønundersøgelsesfirmaer, hvor du kan matche dine jobs til deres beskrivelser og dele lønoplysninger. Men de kan også hjælpe dig med at finde ud af, hvad du skal inkludere i dine egne jobbeskrivelser.
5. Formuler de vigtigste resultater eller bidrag, der er nødvendige fra stillingen.
Nogle gange bliver du så fanget i opgaverne, at du glemmer at se på de nødvendige resultater. For eksempel, hvis det er rapporten, der er brug for, er al indsamling og revision af data værdiløs uden den endelige analyse og rapport.
Nogle gange kan du identificere huller i din organisation og finde ud af en måde at udfylde dem på ved at lave jobanalyser. Der tildeles ikke opgaver til nogen medarbejder, der skal udføres f.eks. Eller et job har flere opgaver, end nogen person kunne udføre.
Jo mere information du kan indsamle, jo lettere finder du den egentlig skrivning af jobbeskrivelsen. Du behøver ikke bekymre dig om smukt sprog. Du ønsker en funktionel jobbeskrivelse mere end noget andet. Sørg for, at det er klart og kortfattet. Spørg dig selv: "Hvis en anden læser dette, ville de så vide, hvad personen i denne stilling rent faktisk gør?"
Bundlinjen
Udsæt ikke at skrive jobbeskrivelser. Du vil finde dem uvurderlige, når du ser på løn og kompensation ved ansættelse og forfremmelse, og når du skal vurdere, om et job opfylder kvalifikationerne for fritagelse for overarbejde. De er et effektivt kommunikationsværktøj at bruge sammen med medarbejderne dine forventninger er klare.
