I professionelle servicevirksomheder, der fakturerer kunder pr. time, såsom ledelsesrådgivning, offentligt regnskab, eller advokatfirmaer, er udnyttelsesgraden en almindelig målestok til evaluering af det økonomiske bidrag, som medarbejderne yder. Det beregnes typisk som individets faktiske fakturerbare timer divideret med antallet af standardarbejdstimer i den pågældende periode, normalt 40 timer om ugen.
Betydning for karriere
Udnyttelsesrater, uanset om virksomhederne anerkender det eller ej, spiller ofte en fremtrædende rolle i beslutninger om kompensation og forfremmelse af medarbejdere. Kulturerne i mange virksomheder, der bruger fakturerbare timer, er ofte præget af brug som et almindeligt diskussionsemne blandt medarbejdere. I nogle tilfælde kan det være en kilde til pralerettigheder for dem, der rapporterer de højeste niveauer.
Beregning af udnyttelsesgrad
Tælleren for udnyttelsesgraden er det faktiske antal timers arbejde af den pågældende fagperson, som er blevet faktureret til kunderne i en given periode. Faktureringsperioder kan være en uge, en måned, et kalenderår eller et regnskabsår. Nævneren er normalt baseret på den sædvanlige standardarbejdsplan på 8 timer om dagen, fem dage om ugen (normalt mandag til fredag).
Således vil nævneren være 40 (5 dage gange 8 timer pr. dag) for en ugentlig beregning. For en månedlig beregning vil det sandsynligvis afspejle det faktiske antal hverdage fra mandag til fredag i den pågældende måned, hvilket kan være så højt som 23. I et år vil nævneren formentlig blive rundet af til 2.000 (som afspejler 50 uger på 40 timer om ugen).
Derfor vil en medarbejder, der fakturerer 60 timer til kunderne i en given uge, have en udnyttelsesgrad på 150 % (60 timer divideret med 40 timer) for den pågældende uge. Ligeledes vil en person, hvis fakturerbare timer var 2.500 for et kalender- eller regnskabsår, blive anset for at have en udnyttelsesgrad på 125 % (2.500 timer divideret med 2.000 timer) for det pågældende år. En udnyttelsesgrad på 150 % eller mere tages ofte som et kendetegn for en top performer.
Fejl i udnyttelsesmetrikken
Ud over de timer, der faktureres til kunder, medarbejdere i ledelsesrådgivning, offentligt regnskab og andre professionelle servicevirksomheder bruger uundgåeligt betydelige mængder tid på interne administrative opgaver, der ikke giver indtægter, i hvert fald ikke direkte. For eksempel afspejles den tid, der bruges på at prospektere kunder eller udvikle pitches til mulige engagementer, ikke i udnyttelsesstatistikken. Som følge heraf kan den unødige vægt, der tillægges udnyttelsesgraden i nogle virksomheder, uretfærdigt devaluere den arbejdsindsats, som forskellige medarbejdere bidrager med.
Urimelighed
Medarbejdere på de laveste niveauer i et konsulent-, regnskabs- eller andet professionelt servicefirma har typisk minimal skønsmargen med hensyn til at arrangere og planlægge deres arbejdsopgaver. En person, der bliver anmodet af ledende medarbejdere til en række ikke-fakturerbare administrative opgaver i løbet af en evalueringsperioden er bundet til at have en udnyttelsesgrad, der vildledende undervurderer hans eller hendes arbejdsindsats og bidrag til firmaet.
Forfremmelse
I nogle virksomheder kan beslutninger om løn og forfremmelse (især i en virksomhed med en aggressiv up- eller out-politik) vægtes tungt på udnyttelsesstatistikken. Desuden det indre ledelsesrapporteringssystemer inden for virksomheden indeholder muligvis ikke tilstrækkelige detaljer om den præcise art og værdi af de ikke-fakturerbare timer og opgaver, der har optaget medarbejdernes tid.
I en sådan situation kan de ansatte med høje andele af ikke-fakturerbare timer være ringere stillet i forhold til deres jævnaldrende med højere udnyttelsesgrader i løbet af præstationsanmeldelser. Det er især tilfældet, hvis disse anmeldelser og beslutninger om kompensation og forfremmelse i vid udstrækning foretages af partnere, som måske ikke har haft meget personlig kontakt med de pågældende medarbejdere.
Pres på personalet
Professionelle servicevirksomheder, såsom (men ikke begrænset til) ledelseskonsulent- og revisionsfirmaer, vil typisk have formelle, skriftlige politikker (og vil lejlighedsvis give strenge påmindelser til personalet, enten mundtligt eller i notatform) om den absolutte nødvendighed af ærlighed og integritet ved udfyldelse af timesedler og dermed ved tildeling af fakturerbare timer til engagementer og klienter.
Ikke desto mindre, hvis partnere eller andre seniorledere signalerer, at udnyttelse er en nøglefaktor i løn og forfremmelse (eller hvis en stiltiende forståelse af denne effekt er en del af organisationskulturen), vil medarbejderne føle et ikke så subtilt pres for at pude deres fakturerbare timer.
