En personalemappe er en arbejdsgivers gemt dokumentation af historik og status af hele ansættelsesforholdet med en enkelt medarbejder. Arbejdsgiveren opbevarer denne ansættelsesdokumentation i en personalemappe af tre årsager.
- Som arbejdsgiver ønsker du at have nøjagtige oplysninger ved hånden og organiseret, når du har brug for adgang til oplysningerne af en eller anden grund. Ændringer i nødkontakter, medarbejderadresser, holde styr på præstationsevalueringer, disciplinære breve, medarbejders anerkendelse, og ansættelsesansøgningsmaterialer er eksempler på den slags information, som arbejdsgiveren gerne vil have hurtigt adgang til.
- Det arbejdsgiver skal opbevare dokumentation om personalespørgsmål såsom medarbejdervalg, præstation, arbejdshistorie, kompensationsrationale og interne forfremmelsesansøgninger, for blot at nævne nogle få. Et EEOC-krav, en retssag eller endog behovet for at retfærdiggøre manglen på lønforhøjelse eller forfremmelse til en medarbejder kræver, at arbejdsgiveren har indsamlet og opbevaret denne type medarbejderdokumentation.
- Nogle medarbejderoptegnelser kræves af føderale eller statslige regeringer, som arbejdsgiverne skal opbevare. At organisere medarbejderoplysningerne i en personalemappe giver mening for adgang og lovlig overholdelse og beredskab.
Typer af personalefiler
En arbejdsgiver vedligeholder generelt flere typer personalefiler til forretningsbrug, for medarbejdernes fortrolighed, for medicinsk privatliv, og for lovoverholdelse. Der eksisterer ingen lov, der siger, hvor mange filer en arbejdsgiver skal opbevare—nogle love dækker medarbejders adgang til filer og anden personalesagsrelateret praksis.
Der er dog mange love, og der er bedste praksis for personalet for medarbejdernes fortrolighed, som styrer indholdet af personalefiler, og hvem der har adgang til disse oplysninger. Dette er de personalefiler, som de fleste arbejdsgivere i USA vedligeholder. (Verdensomspændende love og praksis kan variere.)
- Personalekartotek: Dette er den vigtigste medarbejderkartotek, der indeholder historikken for ansættelsesforholdet.
- Lønfil: Du ønsker at vedligeholde en separat fil for alle lønspørgsmål vedrørende løn og goder. Du ønsker ikke at give dine lønmedarbejdere adgang til personaleoplysninger.
- Medarbejder medicinsk fil: Den føderale Health Insurance Portability and Accountability Act af 1996 (HIPAA) kræver, at arbejdsgivere beskytter medarbejdernes sygejournaler som fortrolige. Mange arbejdsgivere opbevarer disse filer i en arkivskuffe i et aflåst skab.
- I-9 medarbejderformularer: Du skal vedligeholde en separat fil for alle medarbejdere (ikke pr. medarbejder) I-9 formularer da du ikke ønsker, at statsansatte, som er bemyndiget til at kontrollere disse formularer under forskellige omstændigheder, kigger gennem dine vigtigste, fortrolige medarbejders personalefiler.
Medarbejderadgang til personalefiler
Medarbejdere får adgang til deres medarbejders personalefiler under vejledning og tilsyn af personalet med personale. Medarbejders personalesager anses for at være arbejdsgiverens ejendom hvem har ansvaret for at vedligeholde dem og beskytte dem.
Eksempel på personalefilpolitik
Følgende er et eksempel på en personalefilpolitik til brug i din virksomhed. Den diskuterer de forskellige filer, der anbefales, og hvem der skal have adgang til hver fil.
Eksempel på politik om personalefiler
Virksomheden fører tre medarbejderkartoteker for hver medarbejder.
Personale filer
EN personalemappe vedligeholdes for hver medarbejder i (Dit firmanavn). Disse personalefiler indeholder fortrolige dokumenter og administreres og vedligeholdes af personalet på personaleområdet.
Adgangen til denne fil er begrænset til HR-medarbejdere og forudsætter, at hver medarbejders leder vedligeholder sin egen fil med dokumenter, der er relevante for medarbejderens arbejdsindsats.
Typiske dokumenter i en personalemappe omfatter ansættelsesansøgningen, en kontaktformular for familienødsituationer, dokumenteret historie om disciplinære handlinger, et CV, medarbejderhåndbog og efter eget valg fra arbejdsgiverens side, aktuelle personlige oplysninger, og skriftlige præstationsevalueringer.
Ikke alle personalemapper indeholder de samme dokumenter, men hver personalemappe har nogle dokumenter, der er ens.
Løn-filer
Lønfiler vedligeholdes også; lønfiler indeholder en historik over medarbejderens job, afdelinger, lønændringer og så videre. Adgangen til lønkartoteket er begrænset til det relevante regnskabs- og HR-personale.
Medarbejder medicinsk fil
Der føres også en medarbejderjournal. Indholdet af den medicinske fil er ikke tilgængelig for nogen undtagen personale, der er udpeget til Human Resources, og den medarbejder, hvis optegnelser opbevares i filen. Ved dit firmanavn) modtager medicinske filer den højeste grad af sikker opbevaring og fortrolighed.
Visning af medarbejderfiler
En medarbejder kan se sin personalesag ved henvendelse til a Personale med personale person i normal åbningstid. HR-medarbejdere planlægger en aftale, hvor medarbejderen kan se indholdet af deres fil. Ingen medarbejder må ændre eller fjerne noget dokument fra hans eller hendes personalemappe, som skal ses i nærværelse af en HR-medarbejder.
Spørgsmål eller bekymringer om personalefilens indhold og adgang
Hvis du har spørgsmål eller bekymringer om indholdet af de anbefalede filer eller din mulighed for at få adgang til dem, bedes du kontakte et medlem af HR-personalet,
Ansvarsfraskrivelse: Bemærk venligst, at de angivne oplysninger, selvom de er autoritative, ikke er garanteret for nøjagtighed og lovlighed. Siden læses af et verdensomspændende publikum og ansættelseslovgivning og reglerne varierer fra stat til stat og land til land. Vær venlig søge juridisk bistand, eller bistand fra statslige, føderale eller internationale regeringsressourcer for at sikre, at din juridiske fortolkning og beslutninger er korrekte for din placering. Disse oplysninger er til vejledning, ideer og assistance.
