E -mail er følelsesmæssig.
Hvor mange mails sidder du på lige nu? Venter de tålmodigt og sødt i din indbakke til din næste gennemtænkte planlagte indtjekning? Eller kalder de dit navn - minder de dig om, hvad du endnu ikke har gjort i dag?
Mine e -mails har en tendens til at "kalde mit navn og minde mig om mine oplevede utilstrækkeligheder", men onlinekommunikation er også en væsentlig del af min arbejdsgang. Desuden er det, hvordan jeg forbliver forbundet med nogle af de mest levende mennesker, jeg nogensinde har haft fornøjelsen at arbejde med. Så jeg har været nødt til at lære at styre min indbakke, ligesom jeg styrer mit følelsesmæssige selv på arbejdspladsen: omhyggeligt og med fokus på grænser.
Der er mange bøger og artikler om effektiv styring af arbejdstid, især omkring e -mails. Nogle hævder, at vi sletter så mange e -mails som muligt, hvis ikke dem alle. Jeg er uenig i tanken om, at e -mail er meningsløst, lavt arbejde, selv om; nogle virksomheder bygger på samarbejde og er afhængige af e -mailkommunikation for at komme videre. Mange arbejdere har til opgave at gøre dette "overfladiske arbejde", der lader tingene flyde gnidningsløst og fungerer som en usynlig, men alligevel væsentlig rygrad.
I disse dage befinder jeg mig på et nyt afgrund: hvordan kan jeg kommunikere effektivt uden at tømme mig for dyrebar tid og energi? Og hvordan kan jeg fjerne nogle af de følelser og stress omkring min indbakke? (Eller er jeg den eneste, der føler, at e -mails har følelsesmæssig vægt?)
Sådan administrerer jeg fysisk og følelsesmæssigt min e-mail, af hensyn til mit arbejde-og af hensyn til mit selv efter arbejde.
Operation Inbox Zero
Min go-to-strategi er indbakke nul, men i de sidste flere uger har jeg ikke været i stand til at bryde tærsklen for de sidste 100 e-mails. (“I dag er dagen!” Siger jeg hver dag; men) Og i lyset af de sidste 100 e -mails ser jeg, hvor meget e -mail tager en vejafgift på mere end bare min tid på arbejdet; det tager hårdt på min energi.
Jeg har før skrevet om, hvordan jeg har det reducerede mine udråbstegn i min kommunikation, som hjalp med at fælde overskydende lag af formodning og følelser. Jeg fandt det endda oversat til den virkelige verden gennem mere direkte kommunikation - jeg følte mig mindre bange for afvisning og mere sikker på at bede om det, jeg havde brug for.
Her er tre strategier, der har hjulpet mig med at korralere mine indbakke -mustangs:
Sæt grænser som en mester.
E -mail er ikke et chatrum. Hvis du er i kontakt med mig, ved du måske dette allerede: Jeg er ikke en hurtig responder, medmindre noget er presserende (hej, Eisenhower matrix). Jeg forsøger også at gå foran med et godt eksempel og lave kortfattede, men grundige e -mails. Hvis der er en forventning (ægte eller forestillet) om øjeblikkeligt svar på din arbejdsplads, kan du udfordre det ved kun at svare, når du er klar.
Jeg beklager heller ikke længere et forsinket svar efter opdagelsen nogle elskværdige alternativer. Jeg har skåret mere end nogensinde ned på yderligere "finesser", fordi der er arbejde, der skal udføres, og ingen behøver at læse fnug.
Åh, og medmindre du opererer i en presserende cyklus, anbefaler jeg stærkt at fjerne push-meddelelser, der viser dig hver ny e-mail i realtid. Det vil ændre dit liv.
Etablere nye opgavestyringsmetoder.
Hvem er ellers skyldig i at bruge deres indbakke som deres huskeliste? 🙋 Selvom der er visse projekter, jeg stadig opererer ud af min indbakke, bevæger jeg mig mod mere effektiv (og mindre stressfremkaldende) opgavestyring.
For eksempel trækker jeg hver mandag mine ugentlige prioriteringer ind på en seddel på mit skrivebord. Hver morgen gennemgår jeg projektlisten og skriver i min planlægger mine bedste opgaver for dagen. Jeg noterer også opgaver fra min indbakke-så sender jeg e-mailen og lader mit listeglade jeg klare det derfra. (Dette hjælper mig også med at holde styr på mine projekter for min arbejdsdagbog.)
Jeg har også lært, at hvis der er en e -mail, jeg skal sende, er det mere produktivt at skrive det ud som en separat, specifik opgave. Gennemtænkt e-mail kan være trættende for mig, så at give hver e-mail sin egen plads på min huskeliste er en praksis i selvrespekt.
Håndter udgående e -mails eftertænksomt.
Personligt er udgående e -mails mere skræmmende end en endeløs indbakke. Muligheden for fejl, potentialet for afvisning: er det, jeg taler om, når jeg siger, at e -mail er følelsesmæssigt. Så her tager jeg et øjeblik væk fra mit skrivebord for at få solskin og frisk luft, så slår jeg mig til ro med en kop kaffe og blæser beroligende musik i mine hovedtelefoner.
Nogle gange beroliger jeg mig selv ved at gennemgå kladder omhyggeligt og sikre, at hver e -mail er et mesterværk, før jeg sender den. Men andre gange stoler jeg på mig selv nok til ikke at genlæse hvert udkast en million gange, før jeg sender det. Nogle gange trykker jeg på send, før min firbenhjerne siger, "men hvad sker der, hvis det ikke er perfekt?" og se meddelelsen zoome ud i den digitale ether.
Håndtering af e-mail-inducerede følelser
Af alle de selvhjælpsartikler, jeg har læst, er der så få, der har tilbudt hjælp til den helt specifikke form for træthed, du oplever, når du dagligt skal vade gennem oceaner af e-mails.
Ingen taler om tyngden i din tarm efter at have sendt en særlig fed e -mail eller panikken, når du tror, du har stavet et navn forkert. Eller igen, den frygt for afvisning. (Meget af dette kommer fra mine dage med kold e-mail, hvor jeg forsøgte at stille ting som cloud computing til tech-bloggere-der er mange nej’er i det rum.)
Så bortset fra min "omgiv mig med hygge" -metode til at sende e-mails, har jeg også udviklet et par taktikker til at hjælpe med at lette min angst omkring e-mail-tunge dage.
Træk vejret dybt, før du åbner din e -mail -app.
Jeg tuller ikke, når jeg siger, at e -mails virker mig op, og derfor tager jeg et par dybe indåndinger, før jeg åbner min indbakke hver dag. På non -stop dage vil jeg også gøre dette mellem afsendelser. Det er en nyttig måde at føle mig mere nærværende og få mig ud af mit hoved på et minut.
Kom udenfor.
Hvis du kan, så snig dig ud en ti minutters gåtur. Dette giver mig normalt nok psykisk og fysisk plads til at komme tilbage og føle mig forfrisket og sikker på magten gennem resten af min indbakke.
Brug en anden form for medier.
Hvis du er i tvivl, skal du klikke ud. Hvis jeg begynder at få for meget i hovedet omkring e -mails, kommer jeg ind i min nyhedsbreve -mappe og læser nogle af de seneste oplysninger om virksomheder med social indflydelse eller medienyheder. Jeg finder et rum, der har lidt forventninger, men alligevel er relevant for det arbejde, jeg laver. Jeg fylder min kop med ord fra brancheledere og måske noget lystigt indhold, inden jeg dykker tilbage i min indbakke.
Slet, fil, slet, gentag.
Slet hensynsløst. Afmeld hensynsløst. Hvis det ikke tilføjer værdi til din indbakke (eller "gnistende glæde", hvis det passer dig bedre), slipper du det. Hvis du måske vender tilbage til det senere (det gør du ikke), skal du arkivere det i en mappe. Hvis indbakke uendeligt er mere din stil, gå efter det - bare find det der virker for dig. Målet er ikke at føle bølger af stress eller angst, når du åbner din e -mail hver morgen.
En indbakke med fokus på egenomsorg er en, der ikke nager dig, ikke holder dig om natten eller forringer dit vigtigste arbejde. Det er en indbakke, der giver dig styrke, tjener dig og bevæger dig fremad.
Skål, andre e -mails. Vi har dette.
