El respaldo de datos es crucial para proteger la continuidad de su negocio. Si su única copia de seguridad está en una sola computadora de escritorio/portátil o en un dispositivo móvil y se pierde o se la roban, los datos de su empresa desaparecen. y teniendo copias en papel de los datos comerciales no es adecuada la protección de datos; ¿Qué pasa si las instalaciones de su negocio se queman hasta los cimientos o experimentan inundaciones graves? Una vez más, los datos que necesita para llevar a cabo su negocio podrían perderse irremediablemente.
Pérdida de datos
Parafraseando a Paul Simon, hay 50 formas de perder sus datos:
- Una falla en el disco duro de una computadora de escritorio/portátil o un daño en su dispositivo móvil puede hacer que sus datos sean irrecuperables
- Su computadora o teléfono pueden ser robados: los robos comerciales son comunes y, según las estadísticas del FBI, el 97% de las computadoras portátiles/de escritorio robadas nunca se recuperan.
- Los datos pueden eliminarse accidentalmente (o eliminarse deliberadamente por un empleado descontento)
- Su computadora puede ser secuestrada por malware
- Sus cuentas de almacenamiento en línea pueden ser pirateadas
- Un ataque de ransomware podría hacer que sus archivos sean inaccesibles hasta que pague una tarifa sustancial
Un régimen de respaldo de datos es imprescindible
Para una protección de datos adecuada, debe establecer un sistema de respaldo de datos que siga estos tres pasos:
- Copia de seguridad de los datos comerciales con regularidad
- Cree copias de seguridad en medios confiables o en la nube
- Si usa medios para copias de seguridad, mantenga los dispositivos en una ubicación segura fuera del sitio
La regla básica para la protección de datos comerciales es que si la pérdida de los datos interfiere con la actividad comercial, realice una copia de seguridad. Los programas de software de escritorio se pueden reinstalar si es necesario, pero es imposible recuperar los detalles de las transacciones o la correspondencia comercial si esos archivos se pierden o se dañan sin posibilidad de reparación.
Archivo de datos frente a copia de seguridad de datos
Las copias de seguridad son normalmente imágenes periódicas de datos a corto plazo para fines de recuperación ante desastres. Mientras tanto, el archivado generalmente se refiere al almacenamiento a largo plazo de datos que ya no se usan regularmente pero que se pueden restaurar si es necesario (por ejemplo, un proyecto terminado o datos de un cliente anterior).
Copia de seguridad de datos comerciales críticos
Hay dos pasos para una copia de seguridad de datos exitosa;
- Identificar los datos críticos que necesitan copia de seguridad
- Implementar copias de seguridad de los datos en un horario regular
¿Qué debe haber en una copia de seguridad de datos? Todos los archivos que ha creado y/o modificado deben respaldarse periódicamente. Para muchas empresas, esto incluye todo, desde archivos contables hasta correo electrónico.
Cada vez hay más aplicaciones empresariales disponibles a través de la nube. Sin embargo, si está utilizando aplicaciones de escritorio (que no son de navegador), estas pueden reinstalarse desde un medio o descargarse, por lo que no es necesario realizar una copia de seguridad.
Almacenamiento en la nube
El uso de servicios de copia de seguridad en línea facilita la copia de seguridad de sus datos, que es solo una de las razones por las que la computación en la nube es ideal para pequeñas empresas. Pero los servicios en la nube aún pueden ser vulnerables a la pérdida de datos a través de la piratería o el sabotaje de los empleados (considere el caso reciente del Colegio Americano de Educación con sede en Indianápolis que, después de despedir a un empleado de tecnología de la información descubrió que antes de irse había cambiado las contraseñas administrativas de las cuentas en línea, impidiendo que la universidad accediera a sus datos). No es una mala idea realizar copias de seguridad locales ocasionales de los datos en la nube.
Copias de seguridad de datos locales
Si guarda sus datos localmente (por ejemplo, no está utilizando el almacenamiento en la nube), puede simplificar sus copias de seguridad al mantener todos los archivos que deberán archivarse en una sola unidad en su computadora. Por ejemplo, suponga que necesita hacer una copia de seguridad de archivos de contabilidad, documentos de procesamiento de texto, hojas de cálculo, fotos y correo electrónico.
Situar Simply Accounting, Microsoft Office (incluido Outlook) y Paintshop Pro, todo en una unidad separada o en una carpeta separada hace que sea más fácil archivar todos los archivos que ha creado o modificado usando esos programas Todo lo que tiene que hacer es hacer una copia de seguridad de la unidad o carpeta. Una vez que haya seleccionado los datos críticos que se van a archivar, es muy sencillo instalar y utilizar un programa de software de copia de seguridad para archivar los datos de su empresa en un horario regular.
Se recomienda hacer una copia de seguridad de sus datos todas las noches. Hay muchos programas de software de respaldo disponibles que le permiten establecer un horario que automáticamente respaldará sus datos. El software de copia de seguridad que también comprime y cifra los archivos ahorra espacio en disco y aumenta la seguridad de los datos.
Mantenga sus copias de seguridad de datos en el sitio solo si están almacenadas en una caja fuerte indestructible a prueba de fuego. Invertir en una unidad de cinta o disco duro externo y adherirse meticulosamente a una copia de seguridad de datos regular programa no ayudará si todas las copias de seguridad de sus datos están en un solo lugar y ese lugar está marcado por desastre. Para estar realmente seguro, sus copias de seguridad deben almacenarse fuera del sitio. (La copia de seguridad en la nube no elimina por completo esta preocupación, pero ciertamente es mejor que muchas ubicaciones físicas).
Algunas empresas guardan sus copias de seguridad de datos en cajas de seguridad en los bancos. La tarifa de una caja de seguridad es deducible de impuestos si necesita un incentivo adicional. Otros propietarios de pequeñas empresas mantienen múltiples copias de seguridad de sus registros en las casas de diferentes amigos o familiares. Realmente no importa dónde elija guardarlos, siempre que el sitio que elija para la copia de seguridad de datos fuera del sitio sea seguro y tenga acceso regular a él.
Servicios de copia de seguridad en línea
Para máxima seguridad, asegúrese de usar contraseñas seguras, cámbielos regularmente y asegúrese de que los archivos respaldados estén encriptados (dado que el almacenamiento en la nube es compartido, los proveedores de la nube normalmente encriptan los datos de los usuarios).
Unidades USB (Thumb)
Las memorias USB aumentan constantemente su capacidad y son ideales para copias de seguridad de datos rápidas. Si bien no tienen la capacidad de los discos duros externos, tienen velocidades de transferencia de datos rápidas y son muy portátiles. Puede hacer una copia de seguridad de los datos fácilmente en una unidad USB y llevarla fuera del sitio. Como no tienen partes móviles, las unidades USB son muy confiables.
Discos duros externos
Para las pequeñas empresas, comprar y usar un disco duro externo para realizar copias de seguridad de datos es el método recomendado. Los discos duros externos son económicos en comparación con los sistemas de unidades de cinta. También son fáciles de usar; simplemente conecte el disco duro al puerto USB de su computadora. La mayoría de los discos duros externos vienen con un software de respaldo.
Almacenamiento de red de área local (LAN)
Si tiene una red de área local (LAN), también puede hacer una copia de seguridad de los archivos en otra computadora o servidor. Sin embargo, si la máquina de respaldo reside en la misma ubicación, puede ser vulnerable a robos o daños por incendio o inundación. Para evitar robos, se puede instalar un servidor en una jaula, gabinete o armario cerrado con llave.
Almacenamiento en cinta
Si tiene grandes cantidades de datos para respaldar (o desea crear y conservar archivos completos de datos regulares para almacenamiento a largo plazo), las copias de seguridad en cinta son la mejor opción. Son altamente confiables y pueden almacenar cantidades masivas de datos.
Haz una copia de seguridad o corre el riesgo de perderlo
No corra el riesgo de perder los datos de su empresa. La mejor defensa contra tal desastre es la protección de datos adecuada. Mediante la creación de un sistema de respaldo que incluya archivar y respaldar los datos de su empresa con regularidad y correctamente, se asegurará de que su empresa pueda capear cualquier tormenta que enfrente y llevar en. Recuerde: ¡nunca puede tener demasiadas copias de seguridad de datos!
