Muchos propietarios de pequeñas empresas brindan beneficios complementarios a sus empleados al establecer un Plan de la Sección 125. También llamado plan de cafetería, un plan de la Sección 125 ofrece ventajas fiscales a las empresas y sus empleados. Los ahorros fiscales permiten a los empleadores proporcionar beneficios a un costo reducido.
Plan de la Sección 125
Un Plan de la Sección 125 es un plan escrito que permite a los participantes recibir ciertos beneficios, llamados beneficios calificados, antes de impuestos. Su nombre deriva del Título 26, Sección 125 del código fiscal de los Estados Unidos, que establece las reglas que los empleadores deben seguir al operar un plan de cafetería.
Un empleador puede patrocinar un plan de cafetería si emplea trabajadores que están sujetos a impuestos federales sobre la renta. El empleador puede ser una empresa unipersonal, una corporación, una sociedad, una LLC o una entidad gubernamental, siempre que emplee un promedio de 100 empleados o menos durante al menos dos años. Solo los empleados, sus cónyuges y sus dependientes pueden participar en un plan. Los contratistas independientes, socios, miembros (de una LLC) y las personas que poseen más del 2% de una corporación S no son elegibles.
Cómo funcionan los planes
Bajo un Plan de la Sección 125, los empleados pagan los beneficios a través de una deducción de nómina. Debido a que el dinero deducido del salario de los trabajadores no está sujeto a impuestos (federales, estatales, locales, Medicare o Seguro Social), los empleados retienen una mayor parte de sus ganancias. Los empleadores ahorran dinero ya que las contribuciones que realizan para pagar las primas también están exentas de impuestos.
Para que un plan califique como un plan de cafetería, debe permitir que los empleados elijan entre dos o más beneficios, uno de los cuales debe estar sujeto a impuestos (como el efectivo). El otro beneficio debe ser un beneficio calificado.
Los empleados inscritos en los planes de cafetería pueden hacer elecciones una vez al año. Se pueden permitir elecciones a mitad de año si los trabajadores experimentan un evento de vida como matrimonio, divorcio o un cambio de empleo. Sin embargo, el 12 de mayo de 2020, el IRS anunció cambios temporales a los planes de cafetería de la sección 125 para permitir que las personas hagan cambios a mediados de año en sus planes para acomodar sus finanzas cambiantes como resultado de la crisis de salud pública y económica recesión
Una vez que un empleador ha creado un plan de beneficios, puede administrarlo él mismo o contratar a un administrador externo para que lo supervise. Los beneficios fiscales que reciben los empleadores del plan probablemente compensarán algunos (o todos) los costos de administración.
Beneficios calificados
Según la Sección 125 del código fiscal de los EE. UU., los empleados pueden usar dólares antes de impuestos para pagar beneficios calificados únicamente. Los beneficios calificados incluyen lo siguiente:
- beneficios de salud grupales
- Beneficios dentales y de la vista
- Seguro de invalidez y vida
- Cuentas de gastos flexibles
- Programas de asistencia para el cuidado de dependientes
- cuentas de ahorro para la salud
Los ejemplos de beneficios que no se consideran beneficios calificados incluyen asistencia educativa, teléfonos celulares proporcionados por el empleador, descuentos para empleados, comidas y servicios de planificación para la jubilación.
Las reglas del IRS con respecto a los planes de beneficios de la Sección 125 se explican en detalle en Publicación 15-B, la Guía fiscal de los empleadores sobre los beneficios complementarios.
Tipos de Planes
Al establecer un plan de cafetería, los empleadores tienen cuatro opciones.
- plan de pago de primas: Los empleados pagan su parte de la prima por beneficios calificados con dólares antes de impuestos. Algunos planes permiten que los trabajadores que optan por no participar en el plan reciban un pago adicional sujeto a impuestos.
- Plan flexible de gastos de salud o cuidado de dependientes: Los empleados usan dólares antes de impuestos para pagar los gastos de atención médica (hasta $2,750 en 2021) o el costo de cuidar a un dependiente (hasta $10,000 en 2021).
- Plano cafeteria completo: El empleador hace una contribución que los empleados pueden usar para comprar beneficios calificados. Si la contribución no cubre todas las primas, los empleados pueden usar una deducción de salario exenta de impuestos para pagar el saldo.
- Plan simple: Diseñado para pequeñas empresas con 100 empleados o menos. Tiene requisitos de no discriminación más indulgentes que otros planes.
Requisitos
Para recibir los beneficios fiscales de un plan de cafetería, los empleadores deben cumplir con los requisitos federales. Por ejemplo, el plan de beneficios debe estar por escrito. El plan debe describir los beneficios disponibles, las reglas de elegibilidad, el proceso de elección de beneficios, el procedimiento para hacer contribuciones y las reglas especiales que se aplican a las cuentas de gastos flexibles.
La mayoría de los planes de beneficios para empleados están sujetos a la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación de los Empleados (erisa). Esta ley requiere que los empleadores proporcionen a los participantes y beneficiarios del plan una Descripción resumida del plan (SPD). Como sugiere su nombre, un SPD proporciona una descripción general del plan. El documento debe estar escrito en un idioma que los empleados puedan entender. Debe explicar el tipo de plan que ofrece el empleador, qué beneficios están disponibles, quién es elegible y otros detalles pertinentes. Los nuevos empleados deben recibir una copia de la SPD dentro de los 90 días posteriores a la fecha de inicio de su cobertura.
Trabajadores Clave y Altamente Pagados
Los planes de la Sección 125 deben crearse para que no discriminen a favor de trabajadores altamente remunerados o empleados clave. Si un plan no pasa ciertas pruebas de no discriminación, cualquier trabajador altamente remunerado o empleado clave que participe en el plan perderá la deducción fiscal que de otro modo habría recibido. Cuando el individuo presenta su planilla de contribución sobre ingresos, debe incluir el valor del beneficio gravable (basado en el valor más alto que el empleado podría haber elegido) en su ingreso bruto.
