¿Cuáles son las razones para subcontratar el procesamiento de nómina?
Incluso si solo tiene unos pocos empleados, puede decidir subcontratar su nómina, es decir, entregar el procesamiento de la nómina y otras responsabilidades de la nómina a otra persona. A continuación se presentan algunas consideraciones para ayudarlo a decidir si subcontratar.
En primer lugar, veremos situaciones en las que quizás desee considerar subcontratar su nómina, luego algunas opciones de subcontratación.
Subcontratar la nómina reduce los costos laborales
Si simplemente está pagando a los trabajadores de oficina, puede calcular el pago multiplicando las horas por la tarifa y determinar si se deben horas extras.
Pero si está produciendo un producto, necesita saber el costo de la mano de obra en cada producto, para que pueda determinar el costo de los bienes vendidos.
Deje que el servicio se ocupe de varios estados y localidades
Si tiene empleados en más de un estado, debe cumplir con los requisitos para pagar y declarar los impuestos estatales sobre la renta. Si su empresa opera en diferentes ciudades, es posible que también deba retener, pagar y declarar impuestos locales sobre la renta.
Los cálculos de retención son complicados
Calcular los montos de retención para los empleados es complicado. Brevemente, usted debe:
- Determine la retención del impuesto federal sobre la renta en función del formulario W-4 del empleado (que se puede cambiar con la frecuencia que el empleado desee).
- Determine la retención estatal para los estados con impuestos sobre la renta, según el formulario W-4 estatal.
- Determine los impuestos FICA sobre los salarios al 7,65 % (y debe vigilar a los empleados con salarios elevados para asegurarse de que su Social La retención de seguridad tiene un límite máximo para el año y para comenzar a retener el Medicare adicional impuesto.
Incluso hacer la nómina de un solo empleado puede llevar mucho tiempo, porque debe realizar los pagos y presentar los informes requeridos de la misma manera que si tuviera muchos empleados.
Evite tratar de hacer un seguimiento de los plazos
El pago y la declaración de impuestos sobre la nómina (federales y estatales, retenciones, impuestos FICA, desempleo y compensación laboral, y opciones de nómina estatales individuales) pueden ser intimidantes.
Recuerde, sin embargo, que el incumplimiento de la fecha límite para el pago o la presentación de informes puede costarle dinero en multas y sanciones. La subcontratación de la nómina, incluso con unos pocos empleados, es una opción que muchos empleadores consideran al principio de sus negocios. Podría ser la opción correcta para su negocio, dependiendo de sus circunstancias.
¿Cómo cobran los servicios de procesamiento de nómina?
Muchos servicios de procesamiento de nómina cobran una tarifa básica para que, incluso si solo tiene un empleado, están pagando más porque el servicio tiene las mismas presentaciones para un empleado que para 10. Por ejemplo, aún tendrían que presentar un Formulario 941 cada trimestre, incluso si solo tiene un empleado.
El costo incremental por cada empleado adicional es bastante pequeño. Con eso en mente, a continuación se presentan algunos información sobre los servicios de procesamiento de nómina, con sus costos y lo que brindan.
Servicios de Nómina Asistida
Algunos servicios hacen toda la presentación por usted. Por ejemplo, compañías como Paychex y ADP cobran por cheque por período de pago, incluida la presentación, el depósito directo y el corte de cheques. Puede ingresar información en línea y le asignan un especialista en nómina para que lo ayude. Como ejemplo, puede ver la gama completa de servicios de ADP en su sitio web.
Autoservicio de nómina en línea
Otros servicios lo ayudan a hacer su propia presentación. Por ejemplo, Servicio de nómina en línea de Intuit le permite llenar formularios de nómina en línea. Antes de seleccionar estos servicios, asegúrese de que sean compatibles con su sistema operativo y hardware. (Algunos no funcionan en sistemas Macintosh).
Algunas empresas te permiten hacer tu propia nómina en línea. Cobran por el número de empleados y el número de estados.
Algunos pueden tener características adicionales que podría necesitar para una situación específica (entrada de tarjeta de tiempo, por ejemplo). Lea la información en los sitios web y póngase en contacto con los representantes de las empresas. Esta es siempre una buena manera de saber cuán amigables serán. He presentado solo algunos de los muchos servicios que puede encontrar en línea, pero el IRS tiene más información sobre los servicios de nómina y los proveedores que quizás desee consultar.
¿Vale la pena subcontratar la nómina?
Incluso si solo tiene un empleado, es posible que desee considerar seriamente un servicio de nómina para ayudarlo a preparar cheques de pago y pagar y declarar impuestos sobre la nómina. Recuerde, una multa o sanción por un pago o informe atrasado puede ser más que el valor de un año completo de servicio. Configurar un sistema de nómina para su negocio no es su primera prioridad, pero si tiene un servicio, es una cosa menos en la que tiene que pensar.
Para obtener más información sobre los servicios de nómina, consulte este artículo del IRS con una lista de socios de nómina y practicantes. Por ejemplo, consulte el sitio web de la Asociación Nacional de Agentes Inscritos para encontrar un agente inscrito que lo ayude con las tareas de nómina.
¡Advertencia! La nómina sigue siendo su responsabilidad
Incluso si contrata un servicio de nómina, usted, como empleador, sigue siendo el responsable final de los depósitos de impuestos sobre la nómina y las obligaciones tributarias federales. Si el servicio de nómina no realiza pagos de impuestos federales, por ejemplo, el IRS puede evaluarlo a usted, no al servicio de nómina, por multas e intereses adeudados.
Además, la parte responsable (quizás usted, como propietario) de su empresa también puede ser personalmente responsable de ciertos impuestos federales no pagados.
