Cuando se trata de que los invitados disfruten de cualquier evento, la comida y la bebida son casi tan importantes para un evento como el propósito del evento en sí. como el Organizador de eventos, probablemente usted será responsable de trabajar con el profesional de catering para planificar la comida hasta seleccionar cada elemento del menú para su grupo.
Planificación del menú del evento
Ya sea que esté trabajando con un proveedor de catering privado o con el gerente de catering del lugar del evento, siempre es útil considerar varios factores antes de crear el menú. Lo primero que debemos recordar es que las opciones de menú que presentan son casi siempre 100% flexibles. Y aunque la mayoría de los proveedores de catering le permitirán confirmar el menú y la plantilla unas tres semanas antes del evento, confirme el menú mucho antes en el proceso de planificación. Esto es lo que necesita saber antes de comenzar.
Menús de desayuno, almuerzo y cena
El menú debe incluir varias opciones de comidas empaquetadas y selecciones a la carta desarrolladas por el chef ejecutivo o el proveedor de catering. El enfoque de las diferentes comidas del día es generalmente único. Considera lo siguiente:
- Desayuno: Cuando se trata de desayuno, los menús empaquetados suelen ser más rentables y más fáciles de seleccionar, e incluyen opciones continentales, bufés calientes y estaciones de desayuno. Si ofreces desayuno antes del inicio del programa oficial, asegúrate de elegir la opción que mejor se adapte al horario de tu evento.
- Almuerzo: La mayoría de los proveedores de catering ofrecen varias opciones de almuerzo tipo buffet, opciones de "almuerzo de trabajo" (como sándwiches a la carta y guarniciones apropiadas) e incluso almuerzos para llevar. Nuevamente, la mejor elección del tipo de comida dependerá completamente del horario de su programa, así que considere cuánto tiempo tendrán los invitados para comer.
- Cena: Siempre podrá elegir entre cenas tipo bufé empaquetadas o cenas emplatadas, y ambas pueden ofrecer una selección de tres a cinco platos. Aquí es donde encontrará elementos que reflejan las preferencias personales del chef ejecutivo y, por lo general, también es un momento para dejar que la comida brille.
Break Foods y Menús de Recepción
Cuando se trata de planificar la comida en un evento, la planificación no siempre se limita a tres comidas completas. De hecho, muchas conferencias de varios días requieren una planificación del catering más allá del desayuno, el almuerzo y la cena, tal vez durante los descansos programados o los desayunos y cócteles. El chef ejecutivo o el proveedor de catering pueden presentarle varias opciones más de comidas empaquetadas, así como selecciones a la carta:
- Elementos de descanso: Si su presupuesto se lo permite, las pausas temáticas siempre son más interesantes que las bebidas y los refrigerios estándar.
- Recepciones: La mayoría de los proveedores de catering ofrecen opciones a la carta para entremeses fríos y calientes y paquetes de recepción en el bar (con un cargo por hora por persona o según el consumo). También pueden ofrecer estaciones de platos fríos y calientes, así como estaciones de postres.
La gran pregunta de la cena: ¿buffet o emplatado?
Las siguientes consideraciones de tiempo deberían servir como una buena guía para determinar la mejor manera de servir la comida:
- Chapado: Las comidas emplatadas requieren al menos 1,5 horas, si no 2 horas, de tiempo agendado para servir y limpiar adecuadamente la habitación. El servicio de comida en plato se utiliza más comúnmente para cenas y reuniones relajadas de altos ejecutivos.
- Bufé: Trate de dejar hasta 1 hora de tiempo en la agenda para cualquier comida tipo buffet. Los buffets son un gran formato para el desayuno y el almuerzo.
- Artículos aprobados: Si bien es una excelente opción para los entremeses, el servicio de pase generalmente solo se usa durante las recepciones.
Consideraciones sobre necesidades especiales
Por último, pero no menos importante, las consideraciones a la hora de planificar el menú son tener en cuenta las necesidades dietéticas especiales. Es fundamental incorporar y notificar a su gerente de catering sobre cualquier solicitud y necesidad especial que puedan tener sus invitados, incluidos, entre otros:
- Alergias a los alimentos
- Requisitos religiosos
- Otras restricciones dietéticas
La única forma de conocer estas necesidades especiales es preguntar, y la única forma de planificarlas es comentarlas con su profesional de catering lo antes posible.
Completar un pedido de evento de banquete
El pedido del evento de banquete es el escrito formal que detalla todos los elementos de sus necesidades de catering una vez que haya pasado por todas las consideraciones y pasos de planificación anteriores. Requerirá su firma (como planificador del evento), así que revise cuidadosamente este documento para verificar su exactitud porque tanto usted como el proveedor de catering lo consultarán más adelante. Incluirá las siguientes decisiones, solicitudes y requisitos:
- Bebida alimenticia
- Configuración de la habitación
- Audiovisual
- Entretenimiento y decoración.
- Honorarios
Elementos del presupuesto de alimentos y bebidas para eventos que debe conocer
Al construir tu presupuesto de catering, asegúrese de anticipar los siguientes cargos:
- Mínimo de catering: La mayoría de las comidas requieren una plantilla mínima y se cobran por persona.
- Carga laboral: Se aplica un cargo mínimo para organizar su evento; sin embargo, a menudo es negociable y se renuncia si el evento cumple con las tarifas mínimas.
- Tarifa del chef: Se cobra si su evento utiliza una estación de tallado.
- Tarifa de camarero: Se cobra si su evento requiere servicios de bartender.
- Tarifa de alquiler de habitación: A menudo es negociable y se renuncia si el evento cumple con las tarifas mínimas.
- Cargo por servicio e impuesto sobre las ventas: Anticipe el 20 por ciento o porcentaje identificado como tarifa de servicio e impuestos locales.
