como un Organizador de eventos, mantenerse dentro del presupuesto de su cliente es clave. Y para ello, necesita un presupuesto detallado del evento que usted y su cliente acuerden. Si eres nuevo en evento planeado o un profesional experimentado, manteniendo un presupuesto del evento lo ayudará a mantenerse organizado y preparado para cualquier consulta de un cliente, al mismo tiempo que lo ayudará a evitar excederse del presupuesto.
Aspectos importantes del presupuesto de un evento
Para un evento básico, como un seminario o una cena, Excel u otros programas de hojas de cálculo pueden resultar útiles. Enumere las siguientes cuatro categorías en la parte superior: artículo, gasto proyectado, gasto real y detalles. A partir de ahí, simplemente complete la hoja de cálculo y adminístrela como lo haría con cualquier otra parte de su negocio.
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Seguimiento de los costos de alquiler del sitio. Mientras planifica el evento en sí y cuando se reúne con el gerente de ventas del lugar, realice un seguimiento de todas las tarifas de alquiler proyectadas para el evento y el espacio para eventos, el servicio de limpieza, el manejo de equipaje y los gastos relacionados.
- Estimar los costos de catering. Esto incluye todos los cargos por alimentos y bebidas, incluidas las propinas y gratificaciones, que pueden representar hasta el 30 por ciento. Los presupuestos para catering pueden aumentar o reducirse, y administrarlos con cuidado es una buena idea, ya que pueden ser una gran fuente de ahorro.
- Gastos de transporte de documentos. Esto incluye traslados, autocares, traslados a eventos y cualquier gasto relacionado. No olvides el seguro, el combustible, los peajes o los remolques si son necesarios.
- Añade gastos de decoración. La mayoría de los eventos incluyen gastos de decoración, como centros de mesa, flores, alquiler de carpas, etc. Aquí es donde enumera esos costos.
- Documente las tarifas de entretenimiento y equipos. Los gastos comunes en esta categoría incluyen el equipo audiovisual, pero también es un buen lugar para enumerar los honorarios de los oradores o si está contratando artistas.
- Resumir los gastos de impresión. En realidad, varios cargos por artículos pequeños se combinan para formar una partida de gastos más grande. Estos incluyen invitaciones, credenciales con nombres, folletos de programas, carteles para eventos y pancartas.
- Cree una línea de pedido para regalos. Un consejo común en los eventos es no permitir nunca que un invitado se vaya con las manos vacías. Por lo tanto, sea cual sea el obsequio o los obsequios que proporcione, realice un seguimiento del costo por separado; Te sorprenderá cuánto pueden costar estos artículos.
- Identificar los gastos de las actividades. Si su evento incluye actividades como golf, tenis, spa, rafting, ciclismo u otras actividades, deberá anotar el costo de estas tarifas por separado. Considere resumir el costo total en su hoja de cálculo y adjuntar un desglose.
- Publicar otros gastos. Si un gasto no se incluye en ninguna de las categorías anteriores, indíquelo aquí como un elemento de gastos varios.
- Dése una categoría de fondo de contingencia. Dependiendo del tamaño o la complejidad de un evento, es posible que desees donarte hasta el 20 % del presupuesto del evento. A pesar de la mejor planificación, los cargos van a superar los planes proyectados con gastos que nunca consideras. Esto evitará que siempre se exceda del presupuesto.
- Resumir los gastos proyectados. A medida que vayas construyendo el programa de tu evento, tendrás una buena proyección de los gastos totales. Esta es la información que compartirás con el cliente del evento para asegurarte de que conoce el presupuesto del evento y que no haya sorpresas más adelante.
- Resuma los gastos reales. Esto sucede una vez concluido el evento. Subtotal de las facturas en las 10 categorías anteriores y documente el presupuesto real. Si es extremadamente favorable, identifique los ahorros en el presupuesto real vs. el presupuesto proyectado, lo que demuestra el valor que aportó al puesto.
