Hay varios términos vagamente definidos en la industria de eventos. Es decir, palabras que pueden interpretarse de diferentes maneras. La palabra "evento" por sí sola podría significar cualquier cosa, desde una fiesta de cumpleaños hasta un concierto benéfico. Este uso de términos diferentes puede generar confusión y malentendidos, específicamente en torno a los títulos de trabajo. Una de las mayores áreas de confusión se refiere a los planificadores de eventos vs. coordinadores de eventos.
Planificadores de eventos vs. Coordinadores de eventos
Fuera de la industria, muchas personas no entienden la diferencia entre un Organizador de eventos y un coordinador de eventos. En términos generales, el planificador toma decisiones críticas sobre qué, cuándo, quién y cómo. Por otro lado, un coordinador de eventos es responsable de garantizar que se ejecuten todos los detalles y que cada proveedor llegue a tiempo y se desempeñe de manera adecuada.
Responsabilidades de un planificador de eventos
Un planificador de eventos trabaja directamente con el cliente para determinar su visión, necesidades y presupuesto. Por ejemplo, si se trata de una boda, el organizador del evento puede analizar el tono previsto de la pareja, el nivel de formalidad y el tamaño de la lista de invitados.
A partir de ahí, el planificador de eventos diseña un evento para sorprender al cliente. Elegirán un lugar y tipo de entretenimiento, luego trabajarán con el cliente para determinar un menú. Se centran en los elementos generales que hacen que un evento sea memorable.
Convertirse en un planificador de eventos requiere años de experiencia. Un planificador conlleva una gran responsabilidad para garantizar que el cliente esté satisfecho y diseñar un evento que se ajuste a sus necesidades y expectativas.
A menudo es necesario trabajar varios años como coordinador de eventos antes de convertirse en planificador. Es un trampolín importante para una carrera en eventos.
Responsabilidades de un coordinador de eventos
Un coordinador de eventos no se involucra con el diseño del evento en sí. En cambio, están a cargo de gestionar los componentes individuales para garantizar que el evento se desarrolle sin problemas.
Una vez que el planificador ha determinado la visión del evento, el coordinador lo ayuda a hacerlo realidad. Pueden buscar proveedores, organizar fechas de entrega y manejar tareas logísticas.
Las organizaciones más grandes pueden tener dos coordinadores para cada planificador, mientras que las operaciones más pequeñas pueden tener solo un coordinador que atienda las necesidades de todos los tomadores de decisiones ejecutivos. De cualquier manera, normalmente existe una línea directa de supervisión sobre el puesto de coordinador. Eso no significa que los coordinadores de eventos lo tengan fácil. La mayoría de ellos tienen la difícil tarea de organizar todo in situ a pocas horas de que comience el evento. Por supuesto, aquí es cuando ocurren la mayoría de los problemas, razón por la cual un buen coordinador es concentrado, organizado e ingenioso.
Este es un excelente puesto para aquellos que buscan comenzar una carrera en planificación de eventos. Trabajar como coordinador le brinda una base sólida para pasar a un rol de planificador de eventos más adelante en su carrera. Un coordinador fuerte vale su peso en oro para cualquier planificador, y la seguridad laboral (si eres bueno en tu trabajo) está prácticamente garantizada.
Iniciar una carrera en coordinación de eventos, obtener una pasantía o ser voluntario en una organización sin fines de lucro para ayudarlos a planificar su eventos para recaudar fondos puede ser ventajoso. Obtendrá experiencia práctica en la coordinación de un evento real y construirá su red profesional al mismo tiempo.
