Crear o comprar un cuadro de mando de gestión de proveedores es un componente esencial de una gestión eficaz de las relaciones con los proveedores (SRM). Un cuadro de mando de gestión de proveedores es una herramienta que se utiliza para medir el desempeño y la eficacia de los vendedores y proveedores que brindan bienes o servicios a la empresa.
Cómo funciona el proceso
El proceso de relación con el proveedor generalmente comienza con la creación de un solicitud de propuesta o solicitud de cotización (Solicitud de propuestas/solicitud de cotizaciones). La interacción también puede comenzar con otros documentos o anuncios solicitando que el proveedor responda. En todos los casos, el cliente puede evaluar objetivamente las capacidades y recursos del proveedor.
Cuando se selecciona el mejor proveedor para la tarea, comienza un proceso de negociación del contrato. El contrato describe todas las pautas de desempeño y expectativas a las que un proveedor estará legalmente obligado a cumplir.
Una vez que el comprador y el vendedor han acordado los términos del contrato, se ejecuta un acuerdo vinculante que resume las expectativas mutuas. Las expectativas mutuas se relacionan particularmente con el seguimiento y la medición frecuentes del desempeño de los proveedores. Es necesaria una comunicación regular y frecuente para garantizar una proceso exitoso de gestión de proveedores.
Cuadros de mando para monitorear el desempeño de los proveedores
Como se describe en muchos libros y sitios web sobre el tema de mejores prácticas de gestión de proveedores, uno de los criterios clave de desempeño es un proceso para monitorear el desempeño del proveedor. Para ello es necesario contar con un cuadro de mando de gestión de proveedores. Independientemente del tamaño de la empresa, un cuadro de mando de gestión de proveedores debe abordar criterios específicos.
Dependiendo del tamaño de la empresa, tal vez una simple hoja de cálculo de gestión de proveedores sea suficiente. Para proyectos o empresas más grandes, hay muchos cuadros de mando de proveedores disponibles comercialmente.
Indicadores clave de desempeño del proveedor
El cuadro de mando debe medir los indicadores clave de rendimiento (KPI) a los que está obligado el proveedor. Una forma sencilla de desarrollar los elementos incluidos en la lista de KPI es utilizar los términos del contrato del proveedor. Dichos elementos pueden incluir plazos de entrega de suministros, disponibilidad de comunicación del proveedor y su capacidad de respuesta a cambios o emergencias.
En otras palabras, aproveche el esfuerzo que se utilizó para desarrollar los términos del contrato para crear una lista de los elementos más importantes para medir con el cuadro de mando.
Cree cuadros de mando fáciles de usar
El cuadro de mando debe ser fácil de usar para todos los empleados que necesiten interactuar con esta herramienta. No importa cuán completa sea la lista de indicadores de desempeño si la herramienta es demasiado engorrosa y poco amigable para el usuario. Aunque el cuadro de mando será completo en su definición de lo que se debe medir, si no es intuitivo, nadie lo utilizará, lo que anula el propósito de tener un cuadro de mando.
Cronogramas e hitos de los proveedores
El cuadro de mando debe tener un cronograma correspondiente y un conjunto de hitos que estén sincronizados con los indicadores de desempeño. Es decir, el rendimiento es función tanto del tiempo como de la calidad. Los dos no son mutuamente excluyentes. Si el producto de un proveedor llega a su proyecto a tiempo pero es de calidad inferior, es inútil. Por lo tanto, el cuadro de mando debe calificar a tiempo, así como el desempeño de calidad.
Informar al proveedor del cuadro de mando
El cuadro de mando no debería ser una sorpresa si una empresa de repente decide utilizarlo con un proveedor si descubre que éste tiene un rendimiento deficiente. Idealmente, se ha informado al proveedor que su desempeño será monitoreado y medido durante la vigencia del contrato. La medición se basará en auditorías o evaluaciones consistentes y programadas periódicamente que sean acordadas por ambas partes. Esta conciencia debe crearse durante la fase de negociación del contrato de la relación con el proveedor.
Uso de los datos recopilados
Los datos que recopila y analiza el cuadro de mando deben utilizarse para realizar un seguimiento con el proveedor. Los datos precisos sobre el desempeño de los proveedores son inútiles si la empresa no toma medidas con el proveedor en función de las conclusiones del cuadro de mando.
