Seminarios: ¿Qué son?

Un seminario es un programa comercial donde los asistentes reciben información o capacitación sobre un tema específico. Por lo general, un seminario se lleva a cabo para grupos de 10 a 50 personas y, con frecuencia, se lleva a cabo en el espacio para reuniones de un hotel, una institución académica o dentro de la sala de conferencias de una oficina. Algunos tipos comunes de seminarios en negocios se centran en el desarrollo personal o estrategias comerciales.

¿Qué son los seminarios?

Los seminarios, a veces llamados conferencias, son eventos patrocinados por empresas o corporaciones con la intención de hacer circular conocimientos, nuevas técnicas o nuevas prácticas entre sus empleados.

No deben confundirse los seminarios con los talleres. Los talleres tienden a ser más prácticos, mientras que los seminarios generalmente están más orientados a aprender sobre un tema en particular o subtemas relacionados. Podrían involucrar oradores invitados que sean expertos en el campo relevante para dar credibilidad a la información que se presenta.

Un ejemplo, considere una corporación tecnológica que quiere asegurarse de que sus programadores estén a la altura de los cambios recientes en el lenguaje de programación que utilizan. Los planificadores encontrarían expertos en el idioma que pudieran enseñar los cambios, localizar un lugar y coordinar la asistencia de los empleados. También consultarían con el experto para ver si se necesitaban equipos, materiales o cualquier otra cosa especial para que el seminario tuviera éxito.

¿Cómo funcionan los seminarios?

Un seminario se puede iniciar y planificar de diferentes maneras. Generalmente, un corporación identifica un área en la que quiere educar a algunos empleados. Luego, los planificadores identifican los lugares y los expertos disponibles y luego crean un cronograma para el evento. Identifican métodos y requisitos de presentación, refrigerios, baños, estiman costos y resuelven cualquier situación que pueda interferir con el seminario.

Si está planeando un evento, es importante estar organizado y tener una lista de verificación detallada para mantenerse concentrado. Hay una serie de elementos que deberían estar en su planificación de seminarios Lista de Verificación.

Confirmar el propósito del evento

Primero deberá comprender por qué se lleva a cabo el evento. Por ejemplo, podría estar trabajando en un seminario dirigido a expertos que esperan perfeccionar sus conocimientos o mantenerse actualizados sobre nuevos desarrollos. Haga preguntas específicas para determinar qué necesitan para que usted pueda trabajar para proporcionárselo.

Revise la Guía de especificaciones del Consejo de la industria de eventos

El Consejo de la industria de eventos (anteriormente APEX) ha establecido una serie de herramientas que ofrecen una excelente fuente de mejores prácticas para ayudar al organizador de eventos o reuniones a realizar un seguimiento de los detalles.

Crear un perfil de evento

Una vez que el planificador tiene cubiertas algunas de las preguntas básicas sobre el evento, es hora de crear un perfil del evento. Este informe generalmente incluye información sobre la ubicación, disposición de los asientos, asistencia, costos y cualquier otra información sobre el evento.

Mantente informado

Desea asegurarse de que el seminario no compita con eventos similares o para la misma audiencia. Por ejemplo, si está desarrollando un nuevo evento para una industria que ya tiene un evento importante en la primavera, evite programar el suyo también en la primavera.

Solicitar propuestas de lugares

Solicite ofertas de ubicaciones potenciales. Dependiendo del tamaño y alcance de un evento, este paso debe tomarse con mucha antelación. Los lugares para eventos grandes pueden reservarse con hasta un año o más de anticipación.

Describa las necesidades del seminario

Determinar los recursos necesarios para lograr los objetivos del evento.

Haga un presupuesto cuidadosamente

Los gastos pueden aumentar para un evento grande como un seminario, así que prepárese con un presupuesto detallado.

Solicitar patrocinios

Una de las mejores formas de ayudar a financiar un seminario es contar con patrocinadores. Las empresas que envían asistentes a seminarios a menudo también están dispuestas a comprar patrocinios.

Confirmar y desarrollar la agenda

El Organizador de eventos Debe estar listo para ajustar el plan y trabajar estrechamente con el lugar para asegurarse de que todo funcione sin problemas.

Confirmar el pedido del evento del banquete

El Orden del Evento de Banquete es un esquema de todo el seminario que actúa como guía para el personal del lugar. Una vez que el planificador conozca el número objetivo de asistentes y los requisitos logísticos para el seminario, debe enviar este documento a la dirección del lugar para que pueda comenzar sus preparativos.

Crear material y comunicaciones para eventos

Todo, desde las invitaciones a eventos hasta la agenda, debe imprimirse o diseñarse para su publicación y distribución en línea.

Finalizar la logística con el anfitrión

Confirme los oradores del evento, los requisitos tecnológicos, el número de asistentes, las funciones y responsabilidades de los anfitriones y los materiales del evento mediante llamadas telefónicas o reuniones cara a cara.

Deje suficiente tiempo para la configuración

Todos los materiales del evento, folletos, letreros, exhibidores, obsequios, mesas de registro, insignias con nombres y más deben estar listos para el evento.

Utilizar tecnología

Desde marketing hasta inscripciones a eventos, facilite a los asistentes potenciales aprender cómo registrarse para el seminario en línea. Aproveche las herramientas de las redes sociales creando un hashtag único para incluirlo en las publicaciones y ofreciendo incentivos para que las personas compartan o etiqueten a amigos en las publicaciones.

Tener planes de contingencia

Cuanto más grande sea el evento, más posibilidades habrá de que algo salga mal. Parte de la planificación de un evento implica pensar en los posibles problemas que podrían surgir, desde invitados que llegan temprano hasta expertos que no se presentan. Tenga planes de respaldo implementados. Unos buenos planes de respaldo pueden convertir un desastre potencial en un evento que los asistentes pensaron que transcurrió sin problemas.

Tipos de seminarios

Generalmente hay tres tipos diferentes de seminarios que se pueden planificar. Cada uno de los tres tiene diferentes audiencias y propósitos, lo que requiere diferentes aproximaciones a lugares y costos.

Desarrollo personal

Diseñados para la capacitación y el enriquecimiento de los empleados, los seminarios de desarrollo personal abordan todo, desde habilidades duras como desde tecnología hasta habilidades interpersonales como la psicología del liderazgo, y cómo esas habilidades se pueden aplicar a la profesión en cuestión.

Estos seminarios pueden adoptar la forma de retiros o debates intensivos; También se pueden utilizar para capacitar a la gerencia o a los nuevos empleados en los valores o procedimientos fundamentales de la empresa. Por ejemplo, una empresa que ha desarrollado una nueva estrategia o enfoque para su personal de ventas puede organizar seminarios para capacitar a los vendedores sobre los cambios y la mejor manera de implementarlos.

Negocio

Los seminarios de negocios atraen a empresarios o propietarios de pequeñas empresas. Comparten historias y estrategias de éxito, así como información sobre marketing, licencias y franquicias, u otras inquietudes. Un ejemplo de uno de estos seminarios podría ser una reunión centrada en el marketing a través de las redes sociales. Los asistentes aprenderían las mejores prácticas para promocionar sus negocios a través de Facebook, Twitter, Instagram y otras plataformas de redes sociales.

Academia

A veces se solicita a un planificador de eventos que ejecute un seminario en un entorno académico. Menos formal que una conferencia en clase, un seminario permite que grupos pequeños se reúnan y discutan temas académicos o lecturas requeridas, así como también establezcan objetivos para la investigación y la investigación continua.

Un distrito escolar que esté renovando su plan de estudios de ciencias, por ejemplo, podría organizar un seminario para que sus profesores de ciencias aborden los nuevos estándares y prácticas.