Preparar su oficina antes de cerrar por vacaciones requiere una preparación cuidadosa. La mensajería adecuada garantizará que sus clientes, proveedores y empleados puedan planificar el cierre, y eso significa que no tendrá que lidiar con muchas quejas airadas antes y después del receso. Esto debería permitirle pasar unas vacaciones sin preocupaciones y un merecido descanso.
Aquí hay una lista de verificación simple de pasos, desde configurar mensajes de vacaciones hasta restablecer los termostatos, que harán que su cierre de vacaciones sea fluido y rentable.
Notificar a empleados, clientes y proveedores
Asegúrese de notificar a las partes interesadas de su empresa al menos con dos o cuatro semanas de anticipación. Los empleados pueden recibir notificaciones y recordatorios a través de sistemas de calendario en la oficina, notificaciones por correo electrónico, letreros y publicaciones en la oficina e inserciones en sus cheques de pago. Y no olvide esos recordatorios de seguimiento; no todos los mensajes llegan a la primera.
Puede notificar a los clientes a través de su sitio web y el mensaje del operador automático en su sistema telefónico.
Notifique a los proveedores (especialmente aquellos con horarios de entrega recurrentes) por correo electrónico, teléfono o correo postal regular.
Notificar al personal o servicios de seguridad
Notifique a su personal de seguridad o servicio de seguridad sobre sus próximas fechas de cierre. Asegúrese de que sus proveedores de seguridad tengan una lista de contactos de emergencia actualizada que contenga la información de contacto, incluidos los números de teléfono, para usted y sus empleados clave. Deben saber a quién contactar en caso de un problema de seguridad, incluso cuando la oficina esté cerrada al público, y quién está autorizado a estar en el edificio durante el cierre.
Cambiar el saludo de la operadora automática
Una semana o dos antes del cierre, registre un saludo de operadora automatizada en su sistema telefónico que explica que la oficina estará cerrada por un período prolongado. Incluya la fecha en la que cerrará y cuándo espera reabrir. Justo antes de irse, grabe un segundo saludo automático que enfatice cuándo regresará y, cuando corresponda, a quién deben dirigir las personas que llaman cualquier consulta en su ausencia.
Si proporciona servicios de emergencia, como calefacción y refrigeración, plomería u otros servicios esenciales al cliente, asegúrese de informar a quienes llaman cómo comunicarse con su servicio de contestador automático o con su teléfono celular en caso de una emergencia.
Notifique a su servicio de contestación
Notifique a su servicio de contestador las fechas en que la oficina estará cerrada y actualice su lista de contactos con los números de teléfono de los empleados que estarán de guardia. Asegúrese de que sepan a quién contactar en situaciones específicas; no desea que los gerentes de alto nivel sean alertados en caso de un problema de entrega, por ejemplo.
Cambiar saludos de correo de voz
Si su sistema telefónico permite que los empleados reciban llamadas externas en sus escritorios, indíqueles que registren un "contacto cerrado". "Para las vacaciones" o saludo de correo de voz "fuera de la oficina" que brinda a quienes llaman detalles esenciales sobre clausura. Los empleados deben informar a quienes llaman cuándo regresarán a la oficina y qué hacer si necesitan asistencia inmediata mientras la oficina está cerrada. En la mayoría de los casos, no desea que los empleados proporcionen información de contacto personal.
Reduzca los termostatos, apague los equipos de oficina
Ahorre energía y dinero configurando o reprogramando los termostatos de su oficina durante el cierre. Se sorprenderá del ahorro de costos que puede acumular y puede ser una buena Oportunidad de relaciones públicas; Demuestre que su empresa está comprometida con la preservación de los recursos.
También puede ahorrar energía y dinero apagando todos los equipos de oficina no esenciales, incluidas lámparas de escritorio, fotocopiadoras, impresoras y computadoras.
Servidores de respaldo
Si tiene computadoras y servidores, asegúrese de que el ciclo de respaldo se ejecute correctamente antes y después del apagado. Reduzca su exposición a un desastre programando su copia de seguridad externa para una recogida anticipada. TI es un área en la que desea tener instrucciones claras sobre a quién contactar en caso de un problema, así que asegúrese de que su servicio de contestación esté correctamente informado.
No apagar
Hay algunos equipos de oficina que no debes apagar, entre ellos:
- Máquinas de fax
- sistema telefónico
- Servidores y sistemas de respaldo.
- Unidades de refrigeración
- Sistemas de seguridad
