Las responsabilidades contables de una organización sin fines de lucro son diferentes a las de las empresas con fines de lucro. La contabilidad puede ser complicada para una organización sin fines de lucro, y más aún si no puede permitirse el lujo de contratar a un contador profesional para administrar sus finanzas. Esta guía recorre los conceptos básicos de la contabilidad de organizaciones sin fines de lucro para que pueda hacer lo mejor que pueda con los recursos disponibles.
Conozca sus términos financieros
Antes de pasar a la contabilidad, es útil conocer algunos términos contables básicos que te encontrarás. Tenga en cuenta que estos términos pueden adquirir un significado ligeramente diferente cuando se aplican a organizaciones sin fines de lucro en lugar de a empresas con fines de lucro. Una vez que esté familiarizado con estos términos básicos, podrá comprender mejor las necesidades contables de su organización sin fines de lucro y comenzar a priorizar sus actividades.
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Activos: Cosas que posee su organización sin fines de lucro, como efectivo, patentes o equipo de oficina.
- Pasivo: Cosas que debe su organización sin fines de lucro, como préstamos o cuentas por pagar
- Tipos de ingresos: todo el dinero que ingresa a su organización sin fines de lucro, como donaciones, subvenciones, cuotas de membresía, inversiones, boletos, tarifas de programas o tarifas de servicios.
- Activos netos: Activos menos pasivos. Los activos netos se pueden clasificar de dos maneras: aquellos con restricciones de donantes y sin restricciones de donantes
Estas restricciones a los donantes se pueden dividir en tres categorías:
- Irrestricto: Utilice estos fondos para cualquier propósito, incluso para las operaciones diarias. Por ejemplo, las donaciones a su fondo anual no tienen restricciones, lo que significa que los donantes dejan que la organización decida cómo se gastan.
- Restringido temporalmente: Estos fondos sólo se pueden gastar en un programa específico o en un momento determinado. Los ejemplos incluyen dinero donado durante una crisis o emergencia donde los donantes quieren que el dinero se gaste en ese evento.
- Restringido permanentemente: Es posible que la organización sin fines de lucro nunca gaste estos fondos, pero pueden generar intereses por su inversión. Por ejemplo, una organización no puede utilizar el corpus de fondos de dotación, aunque se podrán utilizar los intereses que devengan esos fondos.
Prepare los estados financieros de su organización
Como organización sin fines de lucro, la transparencia en las operaciones es fundamental. Una forma de fortalecer esta transparencia es preparar adecuadamente sus estados financieros. Según los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (US GAAP),Las organizaciones sin fines de lucro deben hacer las siguientes declaraciones para presentar informes:
Estado de situación financiera
De manera similar al balance de una corporación con fines de lucro, un estado de situación financiera desglosa los activos, pasivos y activos netos. Es una instantánea general de la salud de su organización sin fines de lucro.
Declaración de actividades
El objetivo principal de una organización sin fines de lucro es brindar servicios o programas que satisfagan necesidades específicas. Una Declaración de Actividades informa los ingresos y gastos con y sin restricciones de donantes.
Estado de Gastos Funcionales y Naturales
Informar los gastos por naturaleza y función en formato de hoja de cálculo ayuda a realizar un seguimiento de las actividades y los logros.
Por ejemplo, los gastos se desglosarían por función, como programas, recaudación de fondos o administrativa. También se desglosarían por naturaleza o tipo de gastos, como salarios, suministros o marketing.
Estado de flujos de efectivo
De manera similar al Estado de flujos de efectivo de una corporación con fines de lucro, este documento informa cuánto efectivo y equivalentes de efectivo entran y salen de la organización durante un período específico. Su flujo de caja puede ser positivo o negativo, dependiendo de si las entradas son mayores que las salidas (positivas) o si las entradas son menores que las salidas (negativas). Los flujos de efectivo fluctúan y no reflejan ganancias o pérdidas a largo plazo.
Esta declaración se divide en tres secciones: invertir, financiar y operar.
- La sección de inversiones del estado de cuenta informa los montos gastados en activos a largo plazo, como inversiones o equipos.
- La sección de financiación informa los importes recibidos por préstamos o reembolsos.
- La sección operativa del informe describe lo que no se incluye en las secciones de inversión o financiación.
Notas a los estados financieros
Es importante incluir cualquier divulgación adicional sobre restricciones, liquidez y otras notas en esta sección. Las divulgaciones comunes para organizaciones sin fines de lucro incluyen un resumen de políticas contables, información sobre inversiones, estado de activos y depreciación, el estado de los préstamos o arrendamientos pendientes, así como el estado de las garantías a largo plazo de donantes.
Por supuesto, para compilar estos estados de cuenta, su organización sin fines de lucro deberá realizar un seguimiento de los ingresos, los gastos y la actividad. Un seguimiento preciso requiere atención a los detalles, así como elegir el software de contabilidad adecuado para el tamaño y la complejidad de la organización.
Realice un seguimiento de los fondos que ingresan y los gastos que salen
Para elaborar estados financieros precisos, es esencial realizar un seguimiento de todos los fondos que entran y salen de su organización, lo mejor es utilizar un sistema organizado (que se describe a continuación). Además, debido a que el código tributario puede cambiar, necesitará saber qué está rastreando y por qué. Es importante mantener separados los ingresos y los gastos, pero también debe hablar con un experto en impuestos para asegurarse de registrar todo lo que necesita para salvaguardar su cuenta. estado de exención de impuestos.
Hay dos métodos de seguimiento diferentes que las organizaciones sin fines de lucro pueden utilizar: contabilidad en efectivo o el devengo.
Contabilidad de caja
Con la contabilidad de caja, los ingresos se registran cuando se recibe efectivo físico, no cuando se realiza una transacción. Usted registra los gastos cuando se paga en efectivo. Usar este sistema en una organización sin fines de lucro, por ejemplo, significa que registrará el pago cuando reciba el pago de un miembro o donante.
La base en efectivo solo se puede utilizar si no tiene más de $25 millones en ingresos brutos durante los 3 años fiscales anteriores, lo que lo convierte en un sistema popular para organizaciones sin fines de lucro más pequeñas.
El devengo
Con la contabilidad en valores devengados, usted registra los ingresos o gastos cuando se realizan las transacciones. Por ejemplo, registraría la transacción cuando envíe una factura por cuotas o una donación prometida. No cuando recibes el pago físico.
Sin embargo, la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro no se limita sólo a donaciones y gastos. No se olvide de las otras actividades a las que también debe realizar un seguimiento, como las inversiones y los ahorros. Una variedad de software de contabilidad para organizaciones sin fines de lucro está disponible para facilitar el seguimiento y muchos de ellos son fáciles de implementar y asequible para arrancar.
Presentar un formulario 990
Según el IRS, hay más de 30 tipos de organizaciones sin fines de lucro que están exentos de impuestos federales y de muchos impuestos estatales.El tipo más común de organización sin fines de lucro es la 501(c)(3), que es una organización benéfica pública o una fundación privada.
Aunque las organizaciones sin fines de lucro están exentas de impuestos federales, aún deben presentar un documento informativo anual conocido como Modelo 990. El Formulario 990 es un documento público que permite al IRS y al público examinar la misión, las finanzas y las operaciones de una organización sin fines de lucro durante el año anterior. Dependiendo de los activos o los ingresos brutos de su organización sin fines de lucro, deberá presentar el Formulario 990, 990-PF, 990-EZ o 990-N. Algunas iglesias y organizaciones religiosas puede estar exento de este requisito si no han solicitado formalmente el estatus 501(c)(3).
Recuerde que estar exento de impuestos federales sobre la renta no significa que pueda dejar de presentar una declaración de impuestos comerciales. Es posible que también deba pagar impuestos a la propiedad o impuestos a las ventas. En algunos estados, navegar por los códigos tributarios y las responsabilidades puede ser complicado, pero unirse a su asociación estatal de organizaciones sin fines de lucro puede ayudarle a encontrar información sobre las regulaciones locales y estatales.
Haga espacio para la contabilidad profesional en su presupuesto
Si bien esta guía pretende ofrecerle una introducción a la contabilidad de las organizaciones sin fines de lucro, de ninguna manera reemplaza la experiencia profesional. Muchas organizaciones sin fines de lucro asignan tareas de contabilidad a un miembro del personal no capacitado o a un voluntario, lo que constituye un gran error. Una contabilidad inexperta a menudo puede provocar fraudes involuntarios y errores costosos. Por lo tanto, un profesional con experiencia y capacitación en contabilidad sin fines de lucro es esencial para su organización.
Un contador público certificado también puede guiar a los miembros de la junta directiva y al personal a través de las cuentas, asegurando que todos estén informados y actualizados. El personal y los miembros de la junta directiva bien informados pueden conducir a una organización sin fines de lucro más estable y organizada. Además, es posible que pueda encontrar un voluntario que también funcione como un contador público certificado o un profesional contable dispuesto y experimentado.
Este artículo es sólo para fines informativos. No pretende ser asesoramiento legal. Consulte otras fuentes, como el IRS, y consulte con un asesor legal o un contador.
