Comience el saludo de su correo de voz con un breve "Hola" o "Bienvenido a la empresa XYZ". No utilice frases como "su llamada es muy importante para nosotros" y cosas por el estilo. Estos se han usado en exceso y pueden percibirse como poco sinceros. Hacen que su mensaje sea largo y una pérdida de tiempo para la persona que llama.
Indique su nombre completo claramente y pronuncie cada sílaba para que la persona que llama sepa que se ha comunicado con la persona que esperaba y quiera escribir su nombre si así lo desea. Si tiene un nombre largo, reduzca la velocidad para que la persona que llama pueda escucharlo.
Al indicar el nombre de su empresa y su departamento, la persona que llama sabrá que ha llegado al lugar correcto, especialmente si pasaron por una serie de indicaciones de un asistente automatizado o un directorio del sistema telefónico de empleados o departamentos. Esto es especialmente importante para los saludos de correo de voz externos. Se puede omitir para llamadas internas.
Una declaración breve (a algunas personas les gusta una disculpa en la declaración) de que no puede atender su llamada es estándar. y lleva a la persona que llama rápidamente a información sobre cuándo puede volver a comunicarse con ella y el mensaje más importante. bip.
Si su política es devolver las llamadas al final del día, dígaselo a la persona que llama. Si no existe una política, ofrezca a la persona que llama una estimación de cuándo le devolverá la llamada. Si estará fuera de la oficina durante una semana, infórmeselo también.
A nadie le gusta estar atrapado en una "cárcel de correo de voz", esperando una respuesta sin otras opciones. Si hay alguien a quien la persona que llama puede contactar para obtener asistencia inmediata, proporcione instrucciones sobre cómo comunicarse con esa persona.
Sea breve: de 20 a 25 segundos como máximo. La gente está ocupada y no le gusta perder el tiempo.
Proporcione a quienes llaman solo la información que necesitan para dejarle un mensaje o ponerse en contacto con usted.
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