Si es propietario de una pequeña empresa, tarde o temprano necesitará realizar un seguimiento de los gastos diarios de su empresa a medida que construye su empresa desde cero.
Puede parecer innecesario cuando estás empezando, ya que tus gastos de capital más pequeños pueden parecer insignificantes y tener poco efecto en tu negocio. Pero cuanto antes comience a mantener un informe de gastos comerciales en intervalos regulares, menos trabajo tendrá que hacer durante la temporada de impuestos y en los momentos en que su capital operativo es bajo.
¿Qué es un informe de gastos comerciales?
Si el nombre es una indicación, los informes de gastos comerciales parecen como si rastrearan cada centavo que usted gasta. gastar mientras dirige su empresa, pero si bien eso es cierto hasta cierto punto, eso no es exactamente lo que son. Los informes de gastos son esencialmente formularios que contabilizan todo el dinero gastado en viajes, comidas, alojamiento, capacitación, gastos imprevistos y entretenimiento que un empleado o propietario de una empresa compra de su propio bolsillo en lugar de utilizar un pago previamente proporcionado diem.
El formulario o informe se completa periódicamente (normalmente mensual o trimestralmente) y luego se envía a la empresa. contable, departamento de cuentas por pagar o propietario. Una vez justificados los gastos con recibo de compra y aprobación de la empresa, a la persona que presentó el informe se le envía un cheque de reembolso de los gastos incurridos.
Razones por las que necesita utilizar un informe de gastos comerciales
Los informes de gastos pueden ser una tarea tediosa, pero en última instancia sirven a los mejores intereses de la empresa en caso de una disputa financiera o una auditoría. Al presentar estos informes con regularidad, puede asegurarse de que usted y sus empleados estén presupuestando adecuadamente. para los gastos necesarios para mantener su negocio financieramente seguro, así como para mantener la moral y la buena voluntad.
Ningún empleado (o propietario de una empresa) querría utilizar sus fondos personales para realizar el trabajo para el que fue contratado por un salario. Por lo tanto, mantener y presentar un informe de gastos deja a todas las partes involucradas en una mejor situación financiera que permitir que dichos costos sean asumidos por el empleado o el propietario en lugar de por la empresa.
Si es un emprendedor individual o dirige una microempresa, los informes de gastos pueden parecer una tontería, pero nuevamente, son tan importantes para su empresa como lo son para un empleado de una corporación como Apple o Disney. El seguimiento de dónde gasta sus fondos para participar en las actividades profesionales de su pequeña empresa es parte de su negocio. control fiscal y debe usarse al presentar impuestos para contabilizar con precisión cuánto dinero ha gastado su empresa durante el año.
Cómo elaborar un informe de gastos adaptado a su empresa
Las industrias individuales pueden dictar lo que deben contener los formularios de informe de gastos de su pequeña empresa en función de los costos estándar para que su empresa haga negocios. Por ejemplo, si varios de sus empleados están en ventas y se espera que ocasionalmente eliminen a clientes potenciales y establecidos. para almorzar o cenar, el formulario de informe de gastos de su empresa debe reflejar la oportunidad para que el miembro del equipo de ventas envíe un recibo por comida y entretenimiento y los detalles del gasto fácilmente para que se les pueda reembolsar el monto gastado en beber y cenar cliente. Por lo tanto, la entrada o el código de las comidas debe ser estándar en el formulario de informe de gastos de su empresa.
Otro ejemplo de cómo adaptar eficazmente los informes de gastos de su pequeña empresa a sus necesidades es permitir un código o entrada dedicada a las tarifas de capacitación o conferencias. Hoy en día, en muchas industrias, mantenerse al tanto de las nuevas tecnologías, las sesiones de intercambio de ideas de los grupos de expertos o las renovaciones de certificaciones es necesario para seguir siendo competitivos. Si su empresa no contabiliza periódicamente este tipo de eventos y talleres en el presupuesto anual, entonces incluir esa opción en un informe de gastos personalizado para su reembolso es una opción conveniente y sensata elección.
Se pueden encontrar fácilmente en línea plantillas o muestras de informes de gastos comerciales generales, pero cada pequeño El negocio es único y debe intentar modificar cualquier plantilla para reflejar su negocio específico. necesidades. A veces, estas plantillas solo están en formato papel impreso y otras son todas digitales. De cualquier manera, recuerde asegurarse de que todos los costos solicitados para reembolso estén respaldados por una factura o recibo. Esta no sólo es una buena medida para sus archivos contables, sino que también puede ser necesaria en caso de que sea necesaria una auditoría fiscal.
Si nunca antes ha utilizado un informe de gastos y no puede determinar si desea utilizar un formulario en papel o una opción en línea, comience con un informe en papel hasta que adquiera el hábito de completar uno antes de pasar a un servicio digital o basado en la nube solicitud.
A continuación se incluye un ejemplo de un informe básico de gastos de una pequeña empresa:
Esta plantilla puede ser simplista, pero captura el mínimo de lo que deben rastrear los informes de gastos de su empresa y se puede modificar fácilmente para incluir más categorías o una variedad de eventos. Empleados que viajan con frecuencia a conferencias, entretienen a clientes o participan en varios talleres de capacitación y sesiones cada año deberían poder ingresar toda la información del mes (o más) en cada forma.
Si la plantilla anterior es demasiado rudimentaria, una simple búsqueda en línea puede revelar una gran selección de opciones de informes de gastos digitales y en papel para elegir. Si está interesado en servicios de seguimiento de informes de gastos basados en la nube, empresas como Procurificar, Gastos Zoho, y Rydoo Ofrecemos sistemas populares que hacen que el registro de gastos sea simple e intuitivo.
Cómo tomar el control fiscal de su pequeña empresa
Los propietarios de pequeñas empresas harían bien en empezar a utilizar informes de gastos tan pronto como puedan en el proceso de hacer despegar su empresa. Además de brindarle la oportunidad de realizar un seguimiento de dónde va el dinero de su pequeña empresa en un momento dado, le permiten prepararse para la temporada de impuestos. y mantenerse a la vanguardia de una auditoría, además de asegurar a los empleados que se sienten valorados al saber que su empresa está cubriendo los gastos incurridos mientras estaban concentrados en hacer su trabajo. trabajos.
Una empresa exitosa es aquella en la que el control fiscal está firmemente asegurado en manos del dueño de la empresa, y un sistema de informe de gastos comerciales establecido puede ayudarlo a lograrlo.
