L'une de vos tâches les plus importantes en tant qu'employeur est de tenir des registres sur la rémunération et les avantages sociaux des employés, ainsi que sur les charges sociales payées par votre entreprise et vos employés. Ces enregistrements sont exigés par les agences fédérales et étatiques. Les documents relatifs à la paie et aux charges sociales sont nécessaires pour diverses raisons.
Pourquoi les employeurs doivent tenir des registres de paie
Les agences fédérales et étatiques exigent que les employeurs tiennent des registres sur la rémunération des employés et sur les charges sociales.
Vous devez tenir des registres à plusieurs fins:
- Des registres précis sont nécessaires pour compléter les états financiers de votre entreprise, déclarations de revenus, et des rapports aux employés et aux agences gouvernementales.
- Les agences fédérales, étatiques et locales peuvent auditer votre entreprise et inspecter les dossiers de vos employés à tout moment et sans préavis.
- Si un employé porte plainte ou intente une action en justice contre votre entreprise, plus vos dossiers sont complets, mieux vous pourrez soutenir votre défense.
Une autre raison de conserver les registres de paie des employés est de leur permettre de consulter leurs dossiers. Vous devez leur donner accès à ces documents, tel que requis par lois dans 22 états.
Quels registres de paie les employeurs sont-ils tenus de conserver?
Les agences fédérales ont des exigences différentes quant aux registres de paie à conserver et pendant combien de temps. Voir ci-dessous:
| Agence fédérale | Type de documents | Combien de temps conserver |
| Dépt. de travail | Dossiers de paie pour soutenir le salaire minimum, les heures supplémentaires, d'autres | 3 ans pour la plupart, 2 ans pour le calcul des salaires et les horaires |
| IRS | Formulaires de paie et toutes les informations sur la paie et les avantages sociaux | 4 ans pour les charges sociales |
| Plans de retraite | Renseignements sur le participant au régime et le bénéficiaire | Pendant que le régime est en vigueur et verse des prestations |
| EEOC | Tous les dossiers personnels et d'emploi | 1 an, pour les employés actuels, ou 1 an après la cessation d'emploi |
| ADEA | Dossiers de paie et dossiers sur les participants au régime d'avantages sociaux | 3 années; pendant que le régime d'avantages sociaux est en place et un an après sa fin |
Exigences de tenue de registres de la loi sur les normes de travail équitables
Le ministère du Travail exige que les entreprises conservent les registres de paie et autres documents des employés pour montrer qu'elles se conforment aux Loi sur les normes de travail équitables des dispositions sur le salaire minimum, les heures supplémentaires, l'égalité de rémunération et le travail des enfants.
Les dossiers peuvent être conservés sous n'importe quelle forme, y compris électroniquement. Pour tous les salariés non exonérés et ceux couverts par les exigences du salaire minimum, vous devez conserver:
- Informations personnelles
- Taux de rémunération, y compris la rémunération des heures supplémentaires
- Toutes les informations utilisées pour calculer le salaire brut et le salaire net, y compris les retenues à la source et les déductions.
Vous devez conserver la plupart des dossiers pendant au moins trois ans, mais vous ne devez conserver que certains calculs et calendriers pendant deux ans.
Les registres requis pour les employés exonérés diffèrent de ceux des travailleurs non exonérés, et des informations particulières sont requises pour les employés de maison, par employés travaillant selon des modalités de rémunération inhabituelles, pour les employés à qui un logement ou d'autres installations sont fournis, et pour les employés recevant des mesures de rattrapage éducation. Si l'un de vos travailleurs entre dans ces catégories, consultez un avocat.
Exigences relatives aux dossiers de l'IRS
L'Internal Revenue Service (IRS) exige que vous conserviez tous les registres de paie de tous les employés actuels pendant au moins quatre ans, aux fins de l'impôt sur l'emploi. Pour tous les employés, conservez tous les formulaires relatifs à la paie et aux charges sociales des employés, y compris le formulaire W-4 actuel de l'employé à des fins de retenue.
Vos dossiers doivent inclure:
- Votre numéro d'identification fiscale d'employeur (EIN)
- Montants et dates de tous les paiements de salaire, de rente et de pension
- Montants des pourboires qui vous sont signalés par les employés et registres de tous les pourboires attribués
- La juste valeur marchande des salaires en nature versés
- Nom, adresses, numéros de sécurité sociale et professions des employés et des destinataires
- Dates d'embauche de chaque employé
- Périodes pendant lesquelles les employés et les bénéficiaires ont été payés pendant leur absence pour cause de maladie ou de blessure et le montant et la semaine le taux des paiements que vous ou des tiers payeurs avez versés (pour l'indemnisation des accidents du travail ou l'assurance invalidité, pour exemple)
- Dossiers sur les avantages sociaux et le remboursement des dépenses accordés aux employés, y compris la justification (preuve)
- Documentation de tous les crédits réclamés par votre entreprise (pour crédit d'impôt pour congé familial ou crédits d'impôt pour opportunité de travail)
- Documentation du montant de toute part employeur ou employé de cotisation de sécurité sociale que tu as reporté et payé
Exigences relatives au dossier du régime de retraite
Si votre entreprise a un plan de retraite, vous devez garder vos livres et registres disponibles pour examen par l'IRS et pour répondre aux questions des participants. Conservez ces dossiers jusqu'à ce que toutes les prestations aient été payées et qu'un délai suffisant se soit écoulé pour que le régime ne soit pas vérifié. Étant donné que les régimes de retraite peuvent verser des prestations pendant des décennies, vous devrez conserver tous les dossiers indéfiniment.
En plus de tous les documents du régime, conservez pour chaque participant et bénéficiaire:
- Soldes des comptes
- Cotisations et gains
- Documents et informations sur le prêt
- Données de rémunération
- Déclarations et registres des participants
Exigences de tenue de registres de l'EEOC et de l'ADEA
La Commission pour l'égalité des chances en matière d'emploi (EEOC) exige que les employeurs conservent tous les dossiers personnels et d'emploi pendant un an. Si un employé est licencié ou mis à pied, ses dossiers doivent être conservés pendant un an à compter de la date de cessation d'emploi.
La loi sur la discrimination fondée sur l'âge dans l'emploi (ADEA) oblige les employeurs à conserver les registres de paie pendant trois ans. Si votre entreprise a un régime d'avantages sociaux, vous devez conserver des registres des participants au régime et des dossiers sur les systèmes écrits d'ancienneté ou de mérite pendant que le régime est en vigueur et au moins un an après sa fin.
Autres formulaires de paie que vous devriez conserver
En plus des relevés de paie, vous devez conserver quelques autres documents au dossier pour chaque employé.
- Une copie de tout formulaire sur lequel un employé a autorisé les retenues salariales, y compris les avantages et les retenues spéciales comme Centraide ou les cotisations au régime de retraite. Vous devez avoir un consentement écrit au dossier pour toute retenue sur le salaire d'un employé à l'exception des impôts FICA et saisies-arrêts.
- Une copie du formulaire de candidature original de l'employé et de tout document justificatif tel qu'un curriculum vitae ou des relevés de notes.
Si vous ne savez pas quels registres conserver et pendant combien de temps, il est préférable de conserver tous les registres de paie et du personnel de tous les employés et employés licenciés aussi longtemps que possible. Certains documents, comme les documents du régime de retraite, doivent être conservés indéfiniment.
