3 façons éprouvées d'organiser votre petite entreprise cette année

Prenez le contrôle des papiers et des documents

Le papier est la plus grande source de désordre dans de nombreux bureaux. Si vous ne disposez pas d'un système de classement ou d'un système d'archivage numérique, il est maintenant temps d'en créer un. Commencez par jeter un œil aux papiers qui traînent. Faites une pile à conserver et une pile à jeter, puis déchiquetez ou recyclez tous les papiers, magazines, bulletins d'information, cartes, notes, etc., qui se sont retrouvés dans la deuxième pile. Si vous ne savez pas par où commencer, passez en revue les types de 

documents à conserver. Le reste est un jeu équitable pour le broyeur.

Une fois que vous avez désencombré vos papiers, envisagez de créer un système de gestion de documents qui peut vous aider à créer ou à affiner votre processus papier et à le garder organisé.

Si vous décidez qu'il est temps de passer à un bureau sans papier, vous pouvez commencer par scanner et numériser vos reçus, en utilisant en ligne services de facturation et de paiement comme FreshBooks, passage à un programme de signature numérique comme DocuSign et utilisation du cloud pour la sauvegarde des données et archivage. Si vous collectionnez des cartes de visite lors d'événements au cours de l'année, il peut également être judicieux d'investir dans un scanner de cartes de visite afin de pouvoir numériser immédiatement les informations de contact et d'abandonner les cartes papier.

Utiliser les bons outils de productivité

Nous avons tous nos applications et outils préférés que nous utilisons tous les jours, même si certains sont probablement plus utiles que d'autres. C'est pourquoi il est si important, au moins une fois par an, de faire le point sur les applications et les outils que vous utilisez dans votre petite entreprise et de décider s'ils répondent toujours à vos besoins. C'est également le moment idéal pour déterminer si de nouveaux outils pourraient améliorer l'organisation de votre entreprise.

Vous trouverez ci-dessous quelques-uns des principaux domaines dans lesquels de nombreux propriétaires de petites entreprises trouvent les outils de productivité utiles. Ceux-ci devraient vous donner un point de départ solide pour optimiser vos outils de productivité cette année:

• Gestion des contacts: Du suivi de vos clients à la mémorisation des personnes que vous rencontrez lors de vos contacts, chaque propriétaire de petite entreprise a besoin d'un système de gestion des informations de contact. Vous pouvez opter pour un système complet de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce ou, pour une gestion à plus petite échelle, vous pouvez configurer votre application de contacts existante pour qu'elle fonctionne pour votre entreprise.
• Réunions et communication: Que vous organisiez des réunions en face à face, par téléphone ou via des services de chat vidéo, il existe un moyen de rendre le processus plus organisé. Vous pouvez utiliser un service comme Do pour mieux organiser vos réunions, avant, pendant et après.
• Comptabilité et tenue de livres: Organisez et rationalisez la façon dont vous facturez, acceptez les paiements et gérez les flux de trésorerie avec des outils tels que Quickbooks Online, Xero et Wave.
• Suivi des déplacements et des dépenses: Vous pouvez utiliser des applications comme Expedia et TripAdvisor pour faciliter la planification de votre voyage. Une fois sur la route, des applications comme Expensify vous aident à suivre les dépenses afin que les rapports lorsque vous rentrez chez vous soient beaucoup plus faciles à organiser.
• Gestion des réseaux sociaux: Nous savons tous combien de temps peut être perdu sur les réseaux sociaux si vous ne l'abordez pas de manière systématique et organisée. C'est pourquoi des outils comme Hootsuite et Buffer peuvent être inestimables pour les propriétaires de petites entreprises.
• Gestion des e-mails: Si vous utilisez Gmail dans votre petite entreprise, vous avez accès à un certain nombre Extensions Google qui peut rapidement organiser votre boîte de réception. Si vous utilisez une autre application de messagerie, essayez SaneBox pour le filtrage automatique, les rappels, etc.
• Gestion de projet: Une bonne application de gestion de projet vous aidera à suivre les tâches, à partager des fichiers et à collaborer avec vos coéquipiers au même endroit et peut être l'un des meilleurs outils pour organiser votre travail. Essayez Basecamp ou Asana pour une solution de gestion de projet tout-en-un.

La productivité est un processus très personnel, et les applications dont vous avez besoin seront spécifiques au travail que vous faites et à la façon dont vous avez tendance à travailler. Prenez le temps d'explorer vos besoins avant d'intégrer un nouvel outil dans votre processus. Vous n'en aurez peut-être pas besoin autant que vous le pensez.

Organisez votre ordinateur

C'est un gros problème pour tout propriétaire de petite entreprise qui effectue l'essentiel de son travail sur l'ordinateur. Vous savez probablement qu'il ne faut pas longtemps pour que votre bureau soit encombré d'icônes, que votre dossier de téléchargements soit rempli de des documents aux noms étranges qu'il est impossible de trouver quoi que ce soit, ou votre boîte de réception devient tellement incontrôlable que vous commencez à penser que cela pourrait vraiment exploser. Non seulement cela est horrible pour votre productivité, mais cela peut également ralentir considérablement les performances de votre ordinateur.

Voici certaines choses que vous pouvez faire dès maintenant pour organiser votre ordinateur et le remettre en état de marche:

• Nettoyez votre bureau: Il existe plusieurs façons de configurer votre bureau, et tout dépend de votre style de travail et de la façon dont vous utilisez votre ordinateur. Vous pouvez tout supprimer de votre bureau, à l'exception de votre corbeille (rappelez-vous que l'application les icônes sur votre bureau ne sont que des raccourcis - toutes vos applications réelles résident généralement dans vos applications dossier). Ou vous pouvez ajouter quelques raccourcis vers vos applications et fichiers les plus fréquemment utilisés.
• Mettre en place un système de classement numérique: Pour faciliter la navigation, vous devez créer un système de classement qui vous convienne parfaitement. De cette façon, vous pouvez trouver rapidement les documents dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin.
• Logiciel de mise à jour: Si votre ordinateur est configuré pour installer automatiquement les mises à jour des applications et du système d'exploitation, vous êtes prêt. S'il s'agit d'un processus manuel pour vous, vous devez vérifier les mises à jour au moins tous les deux mois, car beaucoup incluent des correctifs de sécurité. Ensuite, une fois par an, passez en revue les versions actuelles des logiciels que vous utilisez et décidez s'il est temps de les mettre à niveau.
• Rechercher les virus et les problèmes de performances: Quel que soit le type d'ordinateur que vous possédez, tous peuvent être infectés par des virus ou des logiciels malveillants (oui, même les Mac!). Si vous avez un ordinateur Windows, il est judicieux d'effectuer une maintenance régulière sur celui-ci pour qu'il soit exempt de virus et qu'il fonctionne correctement.
• Vérifiez l'intégrité de votre sauvegarde de données: Vous sauvegardez vos données, n'est-ce pas? Sinon, sautez tout le reste pour le moment et faites celui-ci en premier. Vous pouvez soit utiliser un service de sauvegarde de données basé sur le cloud comme Carbonite, Backblaze ou CrashPlan, soit utiliser un disque dur externe que vous branchez sur votre ordinateur. Avec l'une ou l'autre option, configurez le service ou le lecteur pour effectuer des sauvegardes automatiques continues afin que vous n'ayez rien à faire manuellement. Ensuite, une ou deux fois par an, accédez à votre service de sauvegarde ou à votre lecteur et vérifiez que tout est là et accessible si vous avez besoin d'extraire des copies sur votre ordinateur local.
• Gérez votre boîte de réception: De nombreux propriétaires de petites entreprises entretiennent une relation amour-haine avec leur boîte de réception. Ils l'aiment parce que c'est un outil de communication très productif et efficace, mais ils le détestent parce qu'il peut rapidement devenir incontrôlable et causer un stress inutile. Il y a des choses que vous pouvez faire pour garder votre boîte de réception en ligne, comme utiliser l'automatisation, rationaliser ce que vous recevez quotidiennement et limiter la fréquence à laquelle vous consultez vos e-mails au cours de votre journée.

Les conseils ci-dessus vous aideront à organiser immédiatement votre petite entreprise. Mais n'oubliez pas à quelle vitesse les choses peuvent devenir incontrôlables. Associez ces activités à une résolution pour effectuer un examen rapide et facile de vos documents, outils de productivité et ordinateur statut plusieurs fois par mois afin que vous puissiez rester organisé et éviter que les choses n'atteignent des niveaux écrasants de désorganisation.