Qu'est-ce que la gestion? Que font les gestionnaires? Comment gérer? Ce sont des questions standards auxquelles la plupart d’entre nous, dans la profession de gestion, se sont posées plus d’une fois et ce sont également des questions que nous avons posées une fois au cours de notre carrière. Voici un aperçu de base de la gestion: un Management 101 virtuel.
Arts et sciences
Le management est à la fois un art et une science. C’est l’art de rendre les gens plus efficaces qu’ils ne l’auraient été sans vous et il existe une science pour y parvenir. Le rôle du manager repose sur quatre piliers fondamentaux: planifier, organiser, diriger et surveiller.
Maximiser l'efficacité
Pour illustrer les avantages d'un manager efficace, considérons ce scénario: quatre travailleurs peuvent fabriquer 6 unités en une journée de huit heures sans manager. Si vous êtes embauché pour les gérer et qu’ils fabriquent encore 6 unités par jour, quel est votre avantage pour l’entreprise? En revanche, s’ils fabriquent désormais 8 unités par jour, vous, en tant que manager, avez de la valeur.
La même analogie s’applique aux services, au commerce de détail, à l’enseignement ou à tout autre type de travail. Votre groupe peut-il gérer plus d’appels de clients avec vous que sans? Vendre des marchandises de plus grande valeur? Transmettre les connaissances plus efficacement? C’est la valeur de la direction: rendre un groupe de travailleurs individuels plus efficace.
Plan
Si la gestion commence par la planification, une bonne gestion commence par une bonne planification. Sans plan, vous ne réussirez jamais. Si vous parvenez à atteindre l’objectif, ce sera par chance ou par hasard et ce ne sera pas reproductible. Vous pouvez en faire un feu de paille – une sensation du jour au lendemain – mais vous n’aurez jamais le palmarès des réalisations qui ont permis le succès.
Déterminez quel est votre objectif ou écoutez quand votre patron vous le dit, puis déterminez le meilleur moyen d'y parvenir. De quelles ressources disposez-vous? Que pouvez-vous obtenir? Comparez les forces et les faiblesses des individus et d’autres ressources. Examinez tous les scénarios probables et élaborez un plan pour eux. Déterminez le pire scénario possible et planifiez-le également. Évaluez vos différents plans et développez ce qui, selon votre meilleur jugement, fonctionnera le mieux et ce que vous ferez si ce n'est pas le cas.
CONSEIL: L’un des outils de planification de gestion les plus souvent négligés est le plus efficace. Demandez aux personnes qui effectuent le travail leur avis.
Organiser
Maintenant que vous avez un plan, vous devez le réaliser. Est-ce que tout est prêt avant votre groupe pour que les bonnes choses arrivent à votre groupe au bon moment? Votre groupe est-il prêt à faire sa part du plan? L’organisation en aval est-elle prête pour ce que votre groupe va livrer et quand cela arrivera?
Découvrez si vos travailleurs sont formés et motivés et s’ils disposent de l’équipement nécessaire pour mener à bien votre plan. Votre plan doit inclure des solutions pour toute éventualité, alors préparez-vous à disposer des pièces de rechange nécessaires pour l'équipement. Assurez-vous que les achats ont commandé le matériel et qu'il s'agit du bon matériel et qu'il arrivera à temps pour respecter votre plan dans les délais.
Faites les démarches nécessaires pour vous assurer que tout ce qui est nécessaire à l’exécution du plan est prêt à être mis en œuvre ou le sera lorsque cela sera nécessaire. Revenez pour vous assurer que chacun comprend son rôle et l'importance de son rôle dans le succès global.
Direct
Tout est en place et il est maintenant temps d'appuyer sur l'interrupteur « ON »: dire aux gens ce qu'ils doivent faire. Nous aimons considérer cette partie comme la direction d'un orchestre: tous les membres de l'orchestre ont la musique devant eux et savent quelle section joue quel morceau et quand. Ils savent quand entrer, quoi jouer et quand s'arrêter. Le chef d'orchestre donne le signal à chaque section pour que la musique se réalise - c'est votre travail ici. Vous avez donné à tous vos musiciens (ouvriers) la partition (le plan), vous avez le bon nombre de musiciens (ouvriers) dans chaque section (département), et vous avez arrangé les sections sur scène pour que la musique sonne au mieux (vous avez organisé les travail). Il ne vous reste plus qu'à taper légèrement sur le podium avec votre bâton pour attirer leur attention et donner le ton le plus fort.
Moniteur
Maintenant que tout bouge, il faut garder un œil sur les choses. Assurez-vous que tout se passe comme prévu et, lorsque tout ne se passe pas comme prévu, intervientz et ajustez le plan.
Des problèmes surgiront: quelqu’un tombera malade; une pièce ne sera pas livrée à temps; un client clé fera faillite, mais c'est pourquoi vous avez élaboré un plan d'urgence en premier lieu. En tant que manager, vous devez toujours être au courant de ce qui se passe afin de pouvoir apporter les ajustements nécessaires. La surveillance est un processus itératif: lorsque quelque chose n'est pas synchronisé, vous devez planifier une solution, organiser le ressources pour le faire fonctionner, diriger les personnes qui le réaliseront et continuer à surveiller les effets du changement.
Une expérience enrichissante
Gérer des personnes n’est pas facile; cependant, cela peut être réalisé avec succès et cela peut être une expérience très enrichissante. N'oubliez pas que la gestion, comme toute autre compétence, est quelque chose que vous pouvez améliorer avec l'étude et la pratique.
