Il est difficile de planifier un budget événementiel sans avoir une bonne idée des dépenses que vous allez engager. Cela semble évident, mais les coûts associés planification d'événements peut provenir de plusieurs endroits différents. Juste au moment où vous pensez avoir identifié toutes vos catégories de dépenses, une autre apparaît pour vous renvoyer à la planche à dessin.
Pour éviter que cela ne vous arrive, utilisez cet aperçu des dépenses de planification d'événements lors de la création de votre budget.
Dépenses liées aux événements sur place
Ceux-ci incluent les coûts et frais généralement facturés par le lieu de l'événement. Souvent la catégorie la plus chère, c'est aussi la plus facile à prévoir puisque vous obtiendrez une estimation formelle des coûts à examiner à l'avance. N’oubliez pas de prendre en compte les coûts variables qui évoluent en fonction de votre fréquentation. La restauration est un exemple de dépense variable, car la quantité de nourriture dont vous avez besoin – et par conséquent le coût – augmente à chaque ajout à votre groupe.
Voici une liste de dépenses événementielles sur place à intégrer dans votre budget:
Coûts du site
Voici les frais de locaux:
- Location de salle
- Dépôt de garantie
- Couverture d'assurance
- Parking
Alimentation et restauration
Voici tout ce qui concerne manger et boire:
- Repas
- Breuvages
- Frais de main d'œuvre du barman/serveur
- Taxes et frais de service/pourboires
Audio-visuel
Voici vos frais de présentation:
- Micros
- Écrans et projecteurs
- Accès Internet
- Autre équipement spécialisé
Fournisseurs tiers
Cette catégorie représente tous les articles et services fournis par des fournisseurs en dehors du lieu hôte. Chacun vous facturera indépendamment, il est donc important de garder un œil attentif sur chaque fournisseur. L'utilisation d'une feuille de calcul vous aidera à organiser vos contacts fournisseurs ainsi que les coûts associés à leurs services.
Locations d'événements
Ces dépenses concernent tout ce que vous devez fournir:
- Linge de maison, plinthes de table et housses de chaises
- Tentes, mises en scène et attractions de divertissement
- Éléments physiques non fournis par le lieu
- Main-d'œuvre et livraison pour l'installation/démontage
Vendeurs de décoration
Rendre les choses belles entraînera des coûts pour:
- Éclairage d'accentuation
- Fleurs et centres de table
- des ballons
Divertissement
N'oubliez pas les frais associés à:
- Musiciens ou DJ
- Honoraires des conférenciers
- Avenants sous contrat (nourriture, hébergement, transport)
Dépenses de production
La production comprend tout le personnel et les ressources nécessaires à la planification et à l'exécution de l'événement. Ces dépenses commencent au moment où l’événement est imaginé et se poursuivent tout au long des formalités administratives post-événement. Bref, cette catégorie représente les coûts d'organisation de l'événement, d'attraction des participants et de gestion des éléments administratifs.
Commercialisation et inscription
Cette catégorie peut s’ajouter aux coûts pour:
- Travaux de conception d'impression et de sites Web
- Annonces
- Invitations
- Gestion des inscriptions
Planification et organisation
Les événements nécessitent du monde et les dépenses comprennent:
- Frais de planificateur d'événements
- Employés à temps partiel et temporaires
- Fournitures de bureau
- Frais de communication
- Frais de voyage
Dépenses administratives
Ne négligez pas les formalités administratives et les coûts pour:
- Affectations des salariés
- Coûts comptables
- Frais juridiques
- Honoraires des consultants
Surcoûts et fonds d’urgence
Il n’existe pas de chiffre magique quant à ce que vous devez mettre de côté pour les dépenses imprévues, mais vous devez vous attendre à l’inattendu. Certains organisateurs d'événements suggèrent de prévoir un budget de 5 à 10 % par rapport aux dépenses prévues, tandis que d'autres choisissent un chiffre rond avec lequel travailler. Les événements plus importants devraient, bien entendu, allouer davantage, car une surveillance facturée par personne pourrait se chiffrer en milliers de dollars.
Le but de ce guide est de vous faire prendre conscience des différents types de dépenses liées à la planification d’événements qui peuvent survenir. Chaque événement est unique, le vôtre peut donc inclure plus ou moins des éléments répertoriés. L’important est de savoir d’où proviendront vos coûts. Négliger les dépenses associées à un fournisseur ou à une catégorie particulière peut faire des ravages sur votre budget, mais le pire des cas est d'oublier complètement une dépense jusqu'à ce que la facture arrive.
