La plupart des détaillants sont tenus par les règles fiscales ou comptables de fournir une valeur disponible précise de la marchandise dans leurs magasins en comptant physiquement tous les stocks. Bien que le magasin de détail puisse utiliser un système d'inventaire perpétuel ou un autre logiciel pour suivre tous les articles, il peut toujours être nécessaire de compter physiquement tout l'inventaire.
Voici comment réaliser un inventaire physique avec le moins de perturbations et le plus de précision possible. Ces conseils rendront le processus plus simple et plus précis pour les entrepreneurs et leur personnel.
Comment compter l'inventaire
Réapprovisionner les étagères avec les marchandises de l'entrepôt. Essayez de vider autant d’inventaire que possible de l’arrière-boutique. Assurez-vous qu'il n'y a aucune marchandise sous emballage d'argent liquide, au bureau ou à tout autre endroit. Vous ne voulez pas que des marchandises surprises et disparues apparaissent plus tard.
Pour effectuer l'inventaire physique le plus rapidement possible, planifiez un moment où les ventes sont lentes et les niveaux de stocks sont en baisse. Dans le même ordre d'idées, effectuez un zonage complet (récupération) ou un redressement du magasin avant l'inventaire physique afin que tous les produits soient propres et ordonnés pour un comptage facile. Comptabiliser les marchandises lorsque les stocks sont faibles et que le magasin est en ordre est votre meilleure chance d'avoir un inventaire fluide.
Si un service d'inventaire a été embauché pour faire l'inventaire physique, suivez le guide qu'il fournit et préparez le magasin selon ses instructions. En revanche, si l'inventaire physique est effectué par des employés du magasin, rencontrez le personnel pour expliquer le processus d'inventaire.
Le gérant du magasin doit vérifier plusieurs feuilles de comptage pour vérifier l'exactitude du comptage effectué par les employés. Attribuez à chaque employé un emplacement et fournissez des feuilles d'inventaire prénumérotées détaillant l'inventaire avec le nom de l'article, le prix et le niveau d'inventaire. Assurez-vous que l’équipe d’inventaire comprend plusieurs personnes et qu’elles disposent de crayons avec gommes pour corriger facilement les erreurs.
Si vous avez des raisons de douter de la capacité de votre personnel à réaliser avec succès un inventaire physique, vous voudrez peut-être suivre votre instinct et opter plutôt pour un service d'inventaire. Mieux vaut prévenir que guérir lorsqu’il s’agit d’un processus aussi fastidieux.
Quand des divergences surviennent
Les personnes effectuant l'inventaire doivent compter chaque article sur leur feuille et n'enregistrer que les quantités exactes. Lorsque l'inventaire physique est terminé, comparez l'inventaire physique à l'enregistrement d'inventaire perpétuel.
Les divergences devraient faire l’objet d’une enquête plus approfondie et être résolues. Un recomptage peut être exigé par une autre équipe de comptage pour tout écart majeur. Si vous décidez de faire appel à votre propre personnel plutôt qu'à un service d'inventaire, un écart dans le décompte peut être un signal d'alarme indiquant que quelqu'un a laissé tomber la balle. Un recomptage qui n'entraîne aucune divergence est une option dans laquelle vous devez veiller à ce que l'erreur soit corrigée.
Quand le processus d’inventaire se termine
À la fin du processus d'inventaire, ajustez l'enregistrement d'inventaire perpétuel pour chaque article afin de refléter la quantité et la valeur de l'inventaire physique. Les balises montrant les zones terminées devraient aider à cette fin.
