L'e-mail est émotionnel.
Sur combien d'e-mails êtes-vous assis en ce moment? Attendent-ils patiemment et gentiment dans votre boîte de réception votre prochain enregistrement soigneusement planifié? Ou bien, vous appellent-ils par votre nom, vous rappelant ce que vous n'avez pas encore fait aujourd'hui ?
Mes e-mails ont tendance à « appeler mon nom et me rappeler mes insuffisances perçues », mais la communication en ligne est également une partie essentielle de mon flux de travail. De plus, c'est ainsi que je reste connecté à certaines des personnes les plus dynamiques avec lesquelles j'ai eu le plaisir de travailler. J'ai donc dû apprendre à gérer ma boîte de réception de la même manière que je gère mon moi émotionnel au travail: avec soin et en mettant l'accent sur les limites.
Il existe de nombreux livres et articles sur la gestion efficace du temps au travail, en particulier autour des e-mails. Certains prétendent que nous supprimons autant d'e-mails que possible, sinon tous. Je ne suis pas d'accord avec l'idée que le courrier électronique est un travail inutile et superficiel, cependant; certaines entreprises reposent sur la collaboration et s'appuient sur la communication par courrier électronique pour aller de l'avant. De nombreux travailleurs sont chargés de ce «travail superficiel» qui permet aux choses de se dérouler en douceur, servant de colonne vertébrale invisible mais essentielle.
Ces jours-ci, je me retrouve au bord d'un nouveau précipice: comment communiquer efficacement sans me vider d'un temps et d'une énergie précieux? Et comment puis-je supprimer certaines des émotions et du stress qui entourent ma boîte de réception? (Ou, suis-je le seul à penser que les e-mails ont un poids émotionnel ?)
Voici comment je gère physiquement et émotionnellement mon courrier électronique, pour le bien de mon travail et pour le bien de mon moi après le travail.
Opération Inbox Zero
Ma stratégie de prédilection est la boîte de réception zéro, mais au cours des dernières semaines, je n'ai pas été en mesure de franchir le seuil de ces 100 derniers e-mails. (« Aujourd'hui est le jour! » Je dis tous les jours; mais ) Et face à ces 100 derniers e-mails, je constate à quel point les e-mails pèsent sur plus que mon temps de travail; cela prend un péage sur mon énergie.
J'ai déjà écrit sur la façon dont j'ai réduit mes points d'exclamation dans ma communication, ce qui a aidé à se débarrasser des couches excessives de présomption et d'émotion. J'ai même trouvé que cela se traduisait dans le monde réel par une communication plus directe - j'avais moins peur du rejet et plus confiant de demander ce dont j'avais besoin.
Voici trois stratégies qui m'ont aidé à rassembler mes mustangs de la boîte de réception :
Fixez des limites comme un champion.
Le courrier électronique n'est pas un salon de discussion. Si vous êtes en contact avec moi, vous le savez peut-être déjà: je ne réponds pas rapidement à moins que quelque chose ne soit urgent (bonjour, matrice d'Eisenhower). J'essaie également de donner l'exemple et de rédiger des e-mails concis mais complets. S'il existe une attente (réelle ou imaginaire) de réponse instantanée sur votre lieu de travail, contestez-la en ne répondant que lorsque vous êtes prêt.
Je ne m'excuse plus non plus pour une réponse tardive après avoir découvert quelques alternatives gracieuses. J'ai réduit plus que jamais les « gentillesses » supplémentaires parce qu'il y a du travail à faire et que personne n'a besoin de lire des fluffs.
Oh, et à moins que vous ne fonctionniez sur un cycle urgent, je vous recommande fortement de supprimer les notifications push qui vous montrent chaque nouvel e-mail en temps réel. Cela va changer votre vie.
Mettre en place de nouvelles méthodes de gestion des tâches.
Qui d'autre est coupable d'utiliser sa boîte de réception comme liste de tâches? 🙋 Bien qu'il y ait certains projets que je puisse encore gérer depuis ma boîte de réception, je m'oriente vers une gestion des tâches plus efficace (et moins stressante).
Par exemple, chaque lundi, je place mes priorités hebdomadaires sur un post-it sur mon bureau. Ensuite, chaque matin, je révise la liste des projets et écris dans mon agenda mes principales tâches de la journée. Je note également les tâches de ma boîte de réception, puis je classe l'e-mail et je laisse mon amoureux de la liste le gérer lui-même à partir de là. (Cela m'aide également à garder une trace de mes projets pour mon journal de travail.)
J'ai également appris que s'il y a un e-mail que je dois envoyer, il est plus productif de l'écrire en tant que tâche distincte et spécifique. L'envoi d'e-mails réfléchis peut être fatiguant pour moi, alors donner à chaque e-mail son propre espace sur ma liste de tâches est une pratique d'estime de soi.
Gérez les e-mails sortants de manière réfléchie.
Personnellement, les e-mails sortants sont plus intimidants qu'une boîte de réception sans fin. Le potentiel d'erreur, le potentiel de rejet: c'est ce dont je parle quand je dis que le courrier électronique est émotionnel. Alors, voici où je prends quelques instants loin de mon bureau pour prendre un peu de soleil et d'air frais, puis je m'installe avec une tasse de café et je diffuse une musique apaisante dans mes écouteurs.
Parfois, je me rassure en examinant attentivement les brouillons, en m'assurant que chaque e-mail est un chef-d'œuvre avant de l'envoyer. Mais d'autres fois, je me fais assez confiance pour ne pas relire chaque brouillon un million de fois avant de l'envoyer. Parfois, j'appuie sur envoyer avant que mon cerveau de lézard ne dise: « mais que se passera-t-il si ce n'est pas parfait? » et regardez le message zoomer dans l'éther numérique.
Gérer les émotions induites par les e-mails
De tous les articles d'auto-assistance que j'ai lus, très peu ont proposé de l'aide pour le type très spécifique de fatigue que vous encourez lorsque vous devez parcourir quotidiennement des océans d'e-mails.
Personne ne parle de la lourdeur dans vos tripes après l'envoi d'un e-mail particulièrement audacieux, ou de la panique lorsque vous pensez que vous avez mal orthographié un nom. Ou, encore, cette peur du rejet. (Une grande partie de cela vient de mes jours d'e-mailing froid où j'ai essayé de présenter des choses comme le cloud computing aux blogueurs techniques - il y a beaucoup de non dans cet espace.)
Ainsi, en plus de ma méthode d'envoi d'e-mails « m'entourer de confort », j'ai également développé quelques tactiques pour aider à soulager mon anxiété lors des journées chargées en e-mails.
Respirez profondément avant d'ouvrir votre application de messagerie.
Je ne plaisante pas quand je dis que les e-mails me font travailler, c'est pourquoi je prends quelques grandes respirations avant d'ouvrir ma boîte de réception chaque jour. Les jours non-stop, je le ferai aussi entre les envois. C'est un moyen utile de se sentir plus présent et de me sortir de ma tête à chaque kilomètre.
Aller dehors.
Si vous le pouvez, sortez en douce pendant dix minutes de marche. Cela me donne généralement suffisamment d'espace mental et physique pour revenir rafraîchi et confiant pour alimenter le reste de ma boîte de réception.
Consommez une autre forme de média.
En cas de doute, cliquez sur. Si je commence à me mettre trop dans la tête à propos des e-mails, je vais accéder à mon dossier de newsletters et lire certaines des dernières informations sur les entreprises à impact social ou les actualités médiatiques. Je trouve un espace qui a peu d'attentes, mais qui reste pertinent pour le travail que je fais. Je remplis ma tasse de mots de leaders de l'industrie et peut-être de contenu léger avant de replonger dans ma boîte de réception.
Supprimer, classer, supprimer, répéter.
Supprimer impitoyablement. Désabonnez-vous impitoyablement. Si cela n'ajoute pas de valeur à votre boîte de réception (ou « étincelle de joie » si cela vous convient mieux), laissez tomber. Si vous pouvez revenir le chercher plus tard (vous ne le ferez pas), classez-le dans un dossier. Si boîte de réception infini est plus votre style, allez-y, trouvez simplement ce qui fonctionne pour vous. Le but est de ne pas ressentir de vagues de stress ou d'anxiété lorsque vous ouvrez votre email chaque matin.
Une boîte de réception axée sur les soins personnels est une boîte qui ne vous harcèle pas, ne vous empêche pas de dormir la nuit ou ne vous détourne pas de votre travail le plus important. C'est une boîte de réception qui vous responsabilise, vous sert et vous fait avancer.
Bravo, chers emailers. Nous avons ceci.
